Сортировка и фильтрация довольно частые в работе с таблицами операции, и программа Access позволяет их выполнять достаточно просто и быстро

Работа с построителем выражений

Программа Access предлагает инструмент, который может в некоторой мере облегчить построение выражений. Эта функция так и называется – Построитель выражений, и работать с ней можно следующим образом:

1. 
   Нужно щелкнуть на ячейке Поле или Условие отбора, в которую нужно вводить выражение.
   
2. 
   После этого нужно щелкнуть на кнопке Построить панели инструментов. Откроется диалоговое окно построителя выражений.
   
3. 
   В большом текстовом поле нужно ввести все выражение или его часть.
   
4. 
   Для того чтобы в выражение добавить оператор, нужно щелкнуть на месте его предполагаемой вставки, щелкнуть на кнопке оператора или в категории Оператор дважды щелкнуть на нужном операторе.
   
5. 
   Чтобы добавить в выражение объект базы данных, нужно щелкнуть на месте его предполагаемой вставки, а затем в оной из категорий (Таблицы, Запросы и т.д.) найти нужный объект и дважды щелкнуть на нем.
   
6. 
   Для добавления в выражение функции нужно щелкнуть на месте ее предполагаемой вставки. Открыть папку Функции – Встроенные Функции, выбрать тип и дважды щелкнуть на названии нужной функции.
   
7. 
   Повторять действия 4-6 до тех пор, пока создание выражения не будет закончено.
   
8. 
   Щелкнуть на кнопке ОК.
   

Работа с многотабличными запросами

Большинство приложений работы с базами данных хранят свою информацию в нескольких таблицах. Несмотря на то, что многие из таблиц никак не связаны друг с другом, некоторые из них все же хранят взаимосвязанную информацию.

В процессе работы с несколькими связанными таблицами в одном запросе возникают некоторые сложности. Во-первых, база данных должна быть сконструирована таким образом, чтобы связанные данные были доступны. Во-вторых, нужно установить связи между таблицами так, чтобы можно было осуществлять выборку связанной информации и чтобы работа со связанными таблицами в конструкторе запросов была максимально удобной и быстрой.

Недостатки нереляционных конструкций

В табл. 5 показана структура простой таблицы (под названием Представители), хранящей информацию о торговых представителях различных компаний.

Таблица 5. Структура простой таблицы Представители

Поле	Описание
Ключ	Первичный ключ
Имя	Имя контактного лица
Фамилия	Фамилия контактного лица
Компания	Название компании
Адрес	Улица и номер дома в адресе
Город	Город в адресе
Область	Область в адресе
Индекс	Индекс в адресе
Телефон	Номер телефона компании
Факс	Номер факса компании
Регион	Откуда прибыл торговый представитель
Примечания	Комментарии или примечания

Эта структура будет хорошо работать до тех пор, пока не потребуется добавить второго и третьего представителя одной и той же компании. В этом случае все поля, связанные с адресом и реквизитами компании (Адрес, Город, Область, Индекс и др.) будут повторяться в нескольких записях таблицы.

Все эти повторения будут неоправданно раздувать размеры таблицы и приведут к двум следующим неудобствам в работе:

• 
  Во время ввода данных одну и ту же информацию придется вводить в несколько строк, относящихся к одной и той же компании.
  
• 
  Если какая-либо повторяющаяся информация изменяется, редактировать ее придется во всех записях, связанных с данной компанией.
  

Одним из способов решения проблемы повторяющихся данных и облегчения работы с ней является определение приоритета данных в таблице. Как и следует из названия, таблица будет содержать только по одной записи с реквизитами каждой из компаний, в которых будет добавлено по одной группе полей для каждого представителя. Новая структура будет выглядеть следующим образом (табл. 6):

Таблица 6. Структура таблицы Лидеры с приоритетом реквизитов компании

Поле	Описание
Ключ	Первичный ключ
Компания	Название компании
Адрес	Улица и номер дома в адресе
Город	Город в адресе
Область	Область в адресе
Индекс	Индекс в адресе
Телефон	Номер телефона компании
Факс	Номер факса компании
Имя_1	Имя первого контактного лица
Фамилия_1	Фамилия первого контактного лица
Регион_1	Откуда прибыло первое контактное лицо
Телефон_1	Телефон первого контактного лица
Примечания_1	Комментарии или примечания, относящиеся к первому контактному лицу
Имя_2	Имя второго контактного лица
Фамилия_2	Фамилия второго контактного лица
Регион_2	Откуда прибыло второе контактное лицо
Телефон_2	Телефон второго контактного лица
Примечания_2	Комментарии или примечания, относящиеся ко второму контактному лицу
Имя_3	Имя третьего контактного лица
Фамилия_3	Фамилия третьего контактного лица
Регион_3	Откуда прибыло третье контактное лицо
Телефон_3	Телефон третьего контактного лица
Примечания_3	Комментарии или примечания, относящиеся к третьему контактному лицу

При такой конструкции информация о компании появляется в таблице только единожды, а информация о контактных лицах образует несколько групп полей (например, Имя_1, Фамилия_1, Регион_1, Телефон_1 и Примечания_1). Эта модель решает проблему первой конструкции, однако только за счет возникновения новой сложности – в каждой из записей можно хранить информацию только о трех представителях. Совершенно очевидно, что крупные компании могут иметь гораздо больше агентов, вплоть до нескольких десятков.

Скачати 0.53 Mb.

Поділіться з Вашими друзьями: