Сортировка и фильтрация довольно частые в работе с таблицами операции, и программа Access позволяет их выполнять достаточно просто и быстро



Сторінка2/9
Дата конвертації16.04.2016
Розмір0.53 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9

Создание запроса с помощью конструктора


Для создания нового запроса нужно выполнить следующие действия:

  1. В диалоговом окне Базы данных щелкнуть на вкладке Запросы.

  2. Щелкнуть на кнопке Создать. Откроется диалоговое окно Новый запрос (рис. 1).

  3. В списке выбрать пункт Конструктор и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется диалоговое окно Показать таблицу.

  4. Во вкладке Таблицы выбрать таблицу, которую нужно использовать в запросе, и щелкнуть на кнопке Добавить.



Рис. 1. Это диалоговое окно открывается

при щелчке на кнопке Создать

Можно избежать открытия окна Показать таблицу, если в окне Базы данных во вкладке Таблицы выделить нужную таблицу, затем выбрать команду меню Вставка –Запрос, после чего в диалоговом окне Новый запрос выбрать в списке пункт Конструктор.

Программа создаст новый объект запроса и откроет окно конструктора, показанное на рис. 2. Это окно аналогично окну формирования фильтра. Оно разбито на две панели.

Панель таблиц. Эта панель находится в верхней части окна. На ней отображается блок таблицы, в котором перечислены все ее поля. Размеры (высоту и ширину) этого блока можно изменять.

Панель критериев. Эта панель представляет собой набор текстовых полей (называемых ячейками), в которых и определяется запрос.

Относительные размеры обеих панелей можно изменять, перетягивая мышью разделяющую их горизонтальную полоску.





Рис. 2. Для ввода полей, параметров сортировки и критерия

запроса используется окно конструктора.


Панель критерия иногда называют сеткой конструктора, а также QBE-сеткой (QBE расшифровывается как Query By Example, т.е. запрос по образцу). Это – один из простейших методов создания запроса. Его идея состоит в том, что в окне определяется пример динамического набора данных с его полями, а на основе автоматически создается запрос. Для этого в сетку добавляются названия полей и для каждого (или некоторых) из них определяются критерии отбора. Альтернативой QBE является язык структурированных запросов – SQL (Structured Query Language). Этот метод построения запросов к данным гораздо более сложный, и в то же время более универсальный.

Если нужно, чтобы создаваемый запрос использовал таблицы из другой базы данных (такая база данных называется внешней), вначале следует установить связь между этими таблицами. Для этого в меню нужно выбрать команду Файл – Внешние данные – Связь с таблицами. После этого в открывшемся окне выбрать соответствующую базу данных и ее таблицу. Впоследствии связанная таблица будет отображаться в диалоговом окне Показать таблицу. Также можно использовать таблицу из другой базы данных. Для этого нужно щелкнуть на пустой части окна конструктора запроса и выбрать в меню команду Вид – Свойства запроса. В окне параметров запроса в поле База данных источника нужно ввести полный путь к базе данных. Если внешняя база данных требует дополнительных настроек подключения, необходимо ввести их в поле Строка подключения. Далее следует закрыть это окно и открыть окно Показать таблицу, где выбрать нужную таблицу базы данных.


Выбор полей, включаемых в запрос


После того как новый объект запроса создан, необходимо сформировать его структуру. Для этого в объект запроса добавляются поля из таблицы, ассоциированной с запросом. Панель конструктора поделена на столбцы, при этом каждая колонка предназначена для работы с некоторым конкретным полем таблицы. Для выбора поля нужно выполнить следующие действия:

  1. Щелкнуть внутри ячейки поле того столбца, где будет осуществляться работа. При этом программа внутри ячейки отобразит список.

  2. В этом списке выбрать нужное поле.

  3. Повторить пп.1 и 2 для всех полей, включаемых в запрос.

Поля в сетку можно добавлять из панели таблиц. Здесь можно использовать две различные методики:

  • Для добавления одного поля дважды щелкнуть на нем (или щелкнуть на названии поля и перетянуть его на панель конструктора).

  • Для одновременного добавления нескольких полей щелкнуть на каждом из них, удерживая нажатой клавишу , после чего перетянуть их все как единое целое на панель конструктора в произвольную ячейку Поле.

Если какой-либо столбец добавлен по ошибке, лучше его удалить из сетки: незачем замусоривать динамический набор данных лишней информацией. Для удаления столбца нужно щелкнуть внутри любой ячейки этого столбца и выбрать в меню пункт Правка – Удалить столбцы.

При выборе полей следует учитывать, что именно в таком же порядке они будут располагаться и в динамическом наборе данных. Если поля выбраны не в том порядке, это можно легко поправить. В первую очередь щелкнуть на заголовке того столбца, который нужно переместить, и, удерживая кнопку мыши, переместить этот заголовок влево или вправо в новое место.

Следует обратить внимание на звездочку, отображающуюся первой в списке полей в блоке таблицы. Это – специальный символ, означающий «все поля в таблице». Если нужно, чтобы в запрос были включены абсолютно все поля таблицы, достаточно перетащить звездочку в любое поле строки Поле панели конструктора. После этого останется только определить критерии для нужных столбцов.

Ввод критериев запроса


Заключительным шагом в формировании запроса является ввод критериев. Вводить конструкции выражений нужно непосредственно в поля Условие отбора панели конструктора, и после ввода каждого из них не забывать нажимать клавишу . Можно использовать те же простейшие критерии, что и для создания фильтров. Однако можно использовать и более сложные конструкции.

Исключение поля из результатов запроса


Иногда в запрос включаются поля, которые используются только лишь для задания критерия, но совершенно не нужны в динамическом наборе данных. Эти поля можно исключить из результатов запроса, сняв флажок Вывод на экран соответствующего столбца конструктора. В примере, показанном на рис. 3, поле Цена используется для выборки записей, цена которых превышает 30 рублей. В то же время в результаты запроса включаются все поля за исключением этого (см. флажки, установленные в строке Вывод на экран).

Выбор только первых N записей


Не всегда в работе требуются абсолютно все записи, удовлетворяющие заданному критерию. К примеру, в таблице полученных счетов могут интересовать только те, срок просрочки которых больше остальных. В таких случаях можно ограничить динамический набор данных определенным числом записей или процентом по отношению к общему количеству выборки.

Все это можно сделать с помощью поля Набор Значений панели инструментов (рис. 3). В то поле можно как ввести значение с клавиатуры, так и выбрать его из списка ( чтобы в результаты запроса включались все записи, нужно выбрать значение Все).




Рис. 3. Для исключения полей из результатов запроса нужно

снять в соответствующих столбцах флажок Вывод на экран

Установка параметров полей


Любое поле, включаемое в запрос, имеет те же параметры, что и в исходной таблице. Например, если в исходной таблице некоторое поле имеет формат Денежный, в динамическом наборе данных этот параметр наследуется.

В большинстве ситуаций такое положение дел, как правило, удовлетворяет. Однако бывают случаи, когда в результирующей выборке требуется для некоторого поля определить совершенно другие параметры (название поля или другой числовой формат). Ниже описана последовательность действий для осуществления такой операции.



  1. На панели конструктора щелкнуть на поле, которое нужно изменить.

  2. Выбрать в меню команду Вид - Свойства. Откроется диалоговое окно параметров поля.

  3. Следующие параметры поля можно настраивать (состав настраиваемых свойств зависит от типа самого поля):

Описание. Текст, отображающийся в заголовке столбца поля в динамическом наборе данных.

Формат поля. Формат отображения значения поля.

Число десятичных знаков. Количество отображаемых десятичных знаков (только для числовых данных).

Маска ввода. Маска, используемая при вводе или редактировании данных поля.

Подпись. Текст, который отображается в строке состояния при выделении поля набора данных.

  1. Для применения введенных изменений закрыть диалоговое окно параметров поля.

Запуск запроса


Когда запрос готов, его можно запустить на выполнение (т.е. сформировать динамический набор данных). Для этого нужно выбрать в меню команду Запрос - Запуск (или щелкнуть на кнопке Запуск панели инструментов). На рис. 4 показаны результаты запроса, описание которого представлено на рис. 3.

Динамический набор данных является не более чем таблицей. Записи добавляются и редактируются абсолютно таким же образом, как и в обычных таблицах; при этом все производимые операции автоматически отражаются в исходной таблице. Для того чтобы вернуться в окно конструктора запроса, нужно выбрать в меню команду Вид- Конструктор (или щелкнуть на кнопке Конструктор).

Когда запрос отображается в табличном представлении, есть возможность использовать стандартные команды меню Записи. Можно сортировать записи набора данных (команда Записи – Сортировка) и устанавливать фильтры (команда Записи -Фильтр).


Рис. 4. Динамический набор данных, созданный

запросом, который показан на рис. 3.


1   2   3   4   5   6   7   8   9


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка