Реферат по теме: «субд access. Создание таблиц» студентка первого курса группы: Экономика



Скачати 272.77 Kb.
Дата конвертації16.04.2016
Розмір272.77 Kb.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ


БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Реферат по теме:

«СУБД Access. Создание таблиц»

Выполнила:

студентка первого курса

группы: Экономика

Панькова А.И.

Научный руководитель:

Кожич Павел Павлович

Минск


2008

Содержание


МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 1

Содержание 3

Введение 4

Работа с таблицами 5

Создание таблиц 5

6

Создание таблиц путем ввода данных 7



Создание таблиц с помощью Мастера 9

Создание таблиц с помощью Конструктора 13

Определение ключевых полей 14

Создание и использование индексов 15

Связывание таблиц на схеме данных 18

Навигация по таблице 21

Работа с записями 21

Ввод данных с помощью копирования и перемещения 23

Использование списков значений 23

Сортировка, поиск и фильтрация данных 25

Сортировка данных в таблице 25

Поиск и замена данных 26

Фильтрация данных 28

Заключение 30

Приложение 31

Список использованных источников: 33





Введение


Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых популярных приложений для работы с базами данных. Это связано с тем, что Access обладает очень широким диапазоном средств для ввода, анализа и представления данных. Эти средства являются не только простыми и удобными, но и высокопродуктивными, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Изначально Access обладала рядом уникальных возможностей, таких как умение сводить воедино информацию из самых разных источников (электронных таблиц, текстовых файлов, других баз данных), представление данных в удобном для пользователя виде с помощью таблиц, диаграмм и отчетов, интеграция с другими компонентами Microsoft Office. СУБД крайне полезна в бизнесе для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов, и, следовательно, увеличить оборот и доход фирмы. Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет привлекать клиентов.

В Access поддерживаются два способа создания базы данных. Можно создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как Access содержит большой выбор подготовленных баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

Таблицы – основные «строительные блоки», в которых организуются поля и записи данных. Все остальные объекты базы данных будут основаны на таблицах и установленных между их полями связях. Важно сначала настроить таблицы, а уже потом можно будет заполнять их реальными данными.

Работа с таблицами

Создание таблиц


    В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц (рис.1). Если вы создали новый файл базы данных, то кро­ме этих ярлыков в списке таблиц больше ничего нет.

 

                                Если эти ярлыки не видны, то нужно открыть окно Параметры (с помощью команды Сервис | Параметры), затем раскрыть вкладку Вид  и установить флажок новые ярлыки объектов.

 

      



       

 Рис.1 Ярлыки  новых объектов в списке таблиц пустой базы данных

    Если вы не отображаете ярлыки новых объектов в окне базы данных, то для создания новой таблицы нужно раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы на панели объектов окна базы данных и затем нажать кнопку Создать. Тогда появляется диалоговое окно Новая таблица, в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы (рис. 2).

    И. наконец, на панели инструментов Access находится кнопка Новый объект. Если щелкнуть мышью по стрелке, которая находится на ней справа, и выбрать из меню объект Таблица, то откроется то же диалоговое окно Новая таблица.

 

 

       



       Рис.2 Диалоговое окно Новая таблица

    Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например, справочник. Тогда Access сама "догадывается" о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать  типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Использование режима Конструктора — это наиболее часто применяемый способ, т.к., даже если на первых порах вы используете другие способы, все равно этот режим знать нужно обязательно. Он используется не только для просмотра структуры таблицы, но и для изменения этой структуры.


Создание таблиц путем ввода данных


    Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой (рис. 1).

 

     



 

       

 Рис.1 Создание таблицы путем ввода данных

    Для этого необходимо:



  • Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.

  • Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных и дважды (или один раз в зависимости от установленного режима) щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появляется пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1, Поле2  и т. д.

  • В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) должен быть одинаковым. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.

  • Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкните правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду Переименовать столбец. После этого стандартное название столбца подсвечивается, и вы можете вводить свое название.

  • По окончании ввода данных нажать на кнопку Закрыть.

  • В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? нажать кнопку Да.

  • В окне Сохранение  в поле Имя таблицы  ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК (рис.2).

 

                

   

Рис.2 Диалоговое окно Сохранение

Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы  и вопрос Создать ключевое поле сейчас?. Нажать кнопку Нет, если один или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да, и тогда Access создаст дополнительное поле, которое будет ключевым. К определению ключевого поля таблицы мы еще вернемся в разделе "Определение ключевых полей" данной главы.

    В списке таблиц появится новая таблица с введенным именем, которая будет содержать введенные данные. Структура таблицы при этом создается автоматически. Поля будут иметь либо стандартные названия, либо те, которые вы ввели, а их типы определяются по введенным данным. В случае если в один столбец были введены данные разных типов, например, числа, даты и текст, то тип поля определяется как Текстовый.

    Ввод данных в таблицу Access мало чем отличается от ввода в таблицу Excel. Для перехода между полями вы можете использовать клавишу <Таb>. Дан­ные, введенные в текущую строку, сохраняются при переходе к следующей строке.


Создание таблиц с помощью Мастера


Для создания таблиц с помощью Мастера таблиц необходимо:

  1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера.

  2. В диалоговом окне Создание таблиц (рис.1) выбрать назначение таблицы: Деловые (для иных целей можно выбрать и Личные).

  3. В поле Образцы таблиц выбрать подходящую таблицу — Список рассылки.

  4. Переместить нужные поля из списка Образцы полей в список Поля новой таблицы. Для этого следует воспользоваться кнопками со стрелками: > — переместить одно поле, » — переместить все поля.


Рис. 1 Диалоговое окно Мастера таблиц

  1. Повторять описанные в пп. 3—4 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы.

  2. При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы и нажать кнопку Переименовать поле, затем ввести в диалоговом окне Переименование поля новое имя поля и нажать кнопку ОК (рис. 2). Нажать кнопку Далее.


Рис. 2 Диалоговое окно Переименование поля

  1. В следующем диалоговом окне в поле Задайте имя для новой таблицы ввести имя новой таблицы "Список рассылки оповещений" (рис. 3).


Рис. 3 Второе диалоговое окно Мастера таблиц

  1. Выбрать способ определения ключа: Microsoft Access автоматически определяет ключ; пользователь определяет ключ самостоятельно. Тогда в таблицу будет добавлено поле автоматической нумерации. Нажать кнопку Далее.

  2. В случае, если было выбрано самостоятельное определение ключа, в поле со списком Выберите поле с уникальными для каждой записи данными необходимо выбрать имя поля, которое станет ключевым. Затем нужно определить тип данных, которые будут содержаться в ключевом поле. Мастер предлагает выбрать один из трех вариантов:

Последовательные числа, автоматически присваиваемые каждой новой записи;

Числа, вводимые пользователем при добавлении новых записей;

Сочетание чисел и символов, вводимое пользователем при добавлении новой записи.

Нажать кнопку Далее.



  1. В следующем окне Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами и создаваемой таблицей (рис.4). Он пытается сам создать связи между таблицами и предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и нажать кнопку Связи.
    Рис.4



Рис.5



Рис. 6

  1. В окне Связи нужно выбрать тип связи с данной таблицей (рис. 5). Нажать кнопку ОК.

  2. В диалоговом окне Мастера таблиц нажать кнопку Далее.

  3. Открыв последнее диалоговое окно, можно решить, что вы будете делать с таблицей дальше (рис. 6). Выберите переключатель Изменить структуру таблицы, чтобы перейти в режим Конструктора таблиц, и нажмите на кнопку Готово. Откроется окно Конструктора таблиц. Структура таблицы будет выглядеть так, как представлено на рис. 7.


Рис. 7. Структура таблицы "Поставщики предприятия" в режиме Конструктора

Создание таблиц с помощью Конструктора


В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

  1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц (рис. 1).


Рис. 1 Окно новой таблицы в режиме Конструктора

  1. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы.

  2. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

  3. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).

  4. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

  5. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

  6. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?, нажать кнопку Да.

  7. В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

  8. В ответ на сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? нажмите кнопку Да если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

Определение ключевых полей


   Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

    В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

 

    Для создания ключевого поля типа счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:



  • Включить в таблицу поле счетчика.

  • Задать для него автоматическое увеличение на 1.

  • Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц.

    Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да  будет создано ключевое поле счетчика с именем ID и типом данных Счетчик.

    Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

    Составной ключ необходим в случаях, когда невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:


  • Открыть таблицу в режиме Конструктора.

  • Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.

  • Нажать кнопку Ключевое поле  на панели инструментов Конструктор таблиц.

                                Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в окне Конструктора таблицы. Если необходимо указать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала нужно определить ключ, а затем нажать кнопку Индексы на панели инструментов Конструктор таблиц. Затем в появившемся окне Индексы нужно указать другой порядок полей для индекса с именем Ключевое поле.

     Чтобы изменить ключ, необходимо:


  • Открыть таблицу в режиме Конструктора.

  • Выбрать имеющееся ключевое поле.

  • Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок ключевого поля.

  • Выбрать поле, которое необходимо сделать ключевым.

  • Нажать на кнопку Ключевое поле. При этом в области вы­деления должен появиться значок ключевого поля.

    Чтобы удалить ключ, необходимо:

  • Открыть таблицу в режиме Конструктора.

  • Выбрать имеющееся ключевое поле.

  • Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок ключевого поля.

Создание и использование индексов


    С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД использу­ются индексы. Индекс является средством, которое обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Индекс представляет собой упорядоченный список значений со ссылками на те записи, в которых хранятся эти значения. Чтобы найти нужные записи СУБД сначала ищет требуемое значение в индексе, а затем по ссылкам быстро отбирает соответствующие записи. Индексы бывают двух типов: простые и составные. Простые индексы представляют собой индексы, созданные по одному столбцу. Индекс, построенный по нескольким столбцам, называется составным. Примером составного индекса может быть индекс, построенный по столбцам "Фамилия" и "Имя".

    Однако применение индексов имеет не только преимущества, но и недостатки. Главным среди них является тот, что при добавлении и удалении записей или при обновлении значений в индексном столбце требуется обновлять индекс, что при большом количестве индексов в таблице может замедлять работу. Поэтому индексы обычно рекомендуется создавать только для тех столбцов таблицы, по которым наиболее часто выполняется поиск записей. Во многих СУБД индексы хранятся в отдельных файлах и являются предметом заботы разработчиков, т.к. при нарушении индекса поиск данных выполняется некорректно. В Microsoft Access индексы хранятся в том же файле базы данных, в котором хранятся таблицы и другие объекты Access. 

    Чтобы создать простой индекс, необходимо:


  • Открыть таблицу в режиме Конструктора.

  • Выбрать поле, для которого необходимо создать индекс.

  • Открыть вкладку Общие  и выбрать для свойства Индексированное поле значение Да (Допускаются совпадения) или Да (Совпадения не допускаются) (рис.1).

 

         

         Рис.1 Установка индекса для поля

    Ключевое поле таблицы автоматически индексируется и свойству Индексированное поле присваивается значение Да (Совпадения не допускаются)).

 

    Составной индекс создается в специальном диалоговом окне. Чтобы создать составной индекс, необходимо:



  • Открыть таблицу в режиме Конструктора.

  • На панели инструментов Конструктор таблиц  нажать кнопку Индексы.

  • В первой пустой строке (рис.2) поля Индекс  ввести имя индекса.

  • В поле Имя поля  нажать на стрелку и выбрать первое поле, для которого необходимо создать индекс.

  • В следующей строке поля Имя поля указать следующее индексируемое поле. (Для данной строки поле Индекс должно оставаться пустым.)

  • Повторить предыдущий пункт для всех полей, которые необходимо включить в индекс. В индексе может быть использовано до 10 полей.

 

         

        Рис.2 Диалоговое окно Индексы

 

                                 По умолчанию устанавливается порядок сортировки "По возрастанию" . Для сортировки данных полей по убыванию в поле Порядок сортировки в окне индексов укажите значение "По убыванию".

 

    Чтобы просмотреть существующие в таблице индексы, необходимо:



  • Открыть таблицу в режиме Конструктора.

  • Нажать на кнопку Индексы на панели инструментов Конструктор таблиц.

  • В окне Индексы просмотреть необходимую информацию.

  • Чтобы изменить существующие в таблице индексы, необходимо:

  • Открыть окно Индексы так же, как для просмотра.

  • Выбрать строку с подлежащим модификации индексом.

  • Изменить название индекса в поле Индекс.

  • Изменить поле, соответствующее данному индексу, выбрать новое поле из списка в поле Имя поля.

  • Выбрать порядок сортировки в поле Порядок сортировки: "По возрастанию"  или "По убыванию".

  • Изменить свойства данного индекса в нижней части окна (рис.3):

          Ключевое поле определяет, является ли индексированное поле ключевым

          Уникальный индекс определяет, должно ли быть каждое значение в этом поле уникальным

          Пропуск пустых полей определяет, включаются или не включаются в индекс записи с пустым  значением данного поля

 

    



 

       

      Рис.3 Диалоговое окно индексов для таблицы "Клиенты"


  • Добавить строку, выделив строку, перед которой необходимо вставить новую, нажав правую кнопку мыши и из контекстного меню выбрав Добавить строки.

    Чтобы удалить индекс, необходимо:

  • Открыть окно Индексы так же, как для просмотра.

  • Выбрать строку (строки) с подлежащим удалению индексом.

  • Щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенной строке.

  • Из контекстного меню выбрать команду Удалить строки.


Связывание таблиц на схеме данных

Для того чтобы наиболее удобным образом можно было просматривать, соз­давать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется Схема данных (рис.1).

 

 

         



         Рис.1 Пример схемы данных

    Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис, Схема данных. Давайте добавим в эту схему созданную на­ми таблицу "Список рассылки оповещений".

 

    Чтобы создать связь между таблицами с помощью схемы данных, необходимо:



  • Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду Добавить таблицу.

  • В диалоговом окне Добавление таблицы  раскрыть вкладку Таблицы, выбрать из списка таблицу "Список рассылки опове­щений" и нажать кнопку Добавить (рис.2).

 

         

        Рис.2 Окно новой таблицы в режиме Конструктора

 

                                Если нужно добавить к схеме несколько таблиц, повторите эту операцию для каждой таблицы.

 


  • Нажать кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно Добавление таблицы.

  • В данном случае связь между таблицами Access строит автоматически. Это происходит тогда, когда две таблицы имеют одинаковые названия полей и согласованные типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц это поле является ключевым.

                                Согласование типов данных означает, что если ключевое поле имеет тип дан­ных Счетчик, то соответствующее ему поле в другой таблице должно иметь тип Длинное целое. В остальных случаях типы данных должны просто совпадать.

 

       Если нужная связь автоматически не создана, то ее можно создать двумя путями. Первый путь — графический. Нужно выбрать в одной из таблиц поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем второй таблицы, с которым устанавливается связь (рис.3). После этого появляется диалоговое окно Изменение связей.



    Альтернативный вариант — выбрать команду Связи, Изменить связь из главного меню Access. Эта команда появляется в меню, когда открыто окно Схема данных.

  • В диалоговом окне Изменение связей нужно выбрать из списков названия полей для связывания. Если отношение между таблицами "один-ко-многим", то слева выбирается поле для главной таблицы, а справа — для подчиненной таблицы. Если отношение "один-к-одному", то порядок таблиц значения не имеет. Если диалоговое окно Изменение связей было открыто после выбора из меню команды Изменить связь, то предварительно нужно определить связываемые таблицы, выбрав их из списков: главная таблица из списка Таблица/запрос, а подчиненная — из списка Связанная таблица/запрос.

 

         

        Рис. 3 Окно Изменение связей


  • Затем, как правило, устанавливают флажок Обеспечение целостности данных и один или оба флажка: каскадное об­новление связанных полей, каскадное удаление связанных записей.

  • При необходимости можно изменить параметры объединения. Для этого нажать на кнопку Объединение и выбрать один из переключателей (рис.4):

  • Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают

  • Объединение ВСЕХ записей из <имя первой таблицы> и только тех записей из <имя второй таблицы>, в которых связанные поля совпадают

  • Объединение ВСЕХ записей из <имя второй таблицы> и только тех записей из <имя первой таблицы>, в которых связанные поля совпадают

По умолчанию устанавливается переключатель 1. Нажать кнопку ОК.

 

         



        Рис.4 Диалоговое окно Параметры изменения

  • При необходимости создать новую связь можно воспользоваться Создать новую и в окне Создать новую ввести имена связываемых таблиц и имена полей, используемых для связи. Нажать кнопку ОК.

  • После установки всех параметров связи нажать кнопку ОК в окне Изменение связей.

  • Закрыть окно Схема данных, нажав на кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна.


Навигация по таблице

Работа с записями


Существуют три операции с записями: добавление, изменение и удаление. Чтобы добавить в таблицу новую запись, необходимо нажать на кнопку Новая запись на панели инструментов Таблица, а затем ввести данные в поля новой записи. Возможно также использование следующих вариантов добавления записи в таблицу:

  • Нажать на кнопку добавления новой записи в нижней части окна таблицы

  • Переместить указатель на запись, отмеченную в области выделения звездочкой

  • Выбрать в главном меню команду Вставка и из раскрывающегося меню выбрать команду Новая запись

  • Щелкнуть правой кнопкой мыши на области выделения и из контекстного меню выбрать команду Новая запись

        Microsoft Access сохраняет изменения в полях текущей записи при переходе к другой записи. Чтобы изменить существующую запись, достаточно поместить указатель мыши на поле, данные в котором необходимо изменить. После этого нужно ввести новые данные и нажать клавишу <Таb> для перехода на следующее поле. Окончательно данные будут изменены только после перехода на сле­дующую или любую другую запись. До тех пор пока работа выполняется над одной записью, все изменения можно отменить, нажав клавишу . При необходимости отменить изменения, произведенные в текущем поле, можно также клавишей .

 

      При необходимости внести изменения сразу в несколько записей, например, увеличить цены в прайс-листе на некоторый коэффициент, используется запрос к базе данных специального вида — запрос на обновление.

В режиме Таблицы можно копировать и перемешать записи через буфер обмена. Для этого необходимо:


  • Выделить одну или несколько записей для копирования или перемещения.

                                 Выделение записей выполняется аналогично тому, как это делается в электронной таблице, т. е. щелкните левой кнопкой мыши в области выделения первой записи и удерживая кнопку, переместите указатель мыши до последней выделяемой записи, затем отпустите кнопку.

 

    Аналогично выделяются столбцы таблицы, только щелкать мышью нужно по области заголовка столбца.



  • Для того чтобы скопировать записи — нажать на панели инструментов кнопку Копировать.

  • Для того чтобы переместить записи — нажать на панели инструментов кнопку Вырезать.

  • Открыть в режиме Таблицы объект, в который требуется скопировать записи. При необходимости переставить столбцы, чтобы они соответствовали порядку копируемых или перемещаемых данных.

  • Для замены записей копируемыми записями — выделить заменяемые записи и нажать на панели инструментов кнопку Вставить.

  • Для добавления записей в конец таблицы — выбрать в меню Правка команду Добавить из буфера.

    Если исходный объект в режиме Таблицы содержит больше полей, чем объект-получатель, лишние поля не вставляются.

    Чтобы удалить записи, нужно сначала выделить их, а затем воспользоваться одним из следующих способов:



  • Нажать на панели инструментов кнопку Удалить запись

  • Щелкнуть правой кнопкой мыши на области выделения удаляемых записей и из контекстного меню выбрать команду Удалить запись

  • Выбрать из меню Правка команду Удалить или Удалить запись

  • Нажать клавишу Удалить

    При удалении записей Access запрашивает подтверждение, чтобы предотвратить случайное удаление (рис.1).

 

         



         Рис.1 Диалоговое окно подтверждения удаляемых записей

 

                                Иногда при удалении данных требуется удалить связанные с ними данные из других таблиц. Если при определении связи между таблицами был установлен флажок Каскадное удаление записей, то это удаление выполняется автоматически, в противном случае Access не позволит удалить данные в главной таблице, если для них существуют связанные записи в подчиненной таблице

Ввод данных с помощью копирования и перемещения


    Ввод данных в таблицу можно осуществлять не только непосредственно с клавиатуры, но и с помощью команд копирования и перемещения. Для того чтобы вырезать или скопировать текст, необходимо выделить его и нажать на соответствующую кнопку на панели инструментов: Вырезать или Копировать. При этом выделенная информация будет перемещена или скопирована в буфер обмена. Чтобы вставить скопированную информацию, необходимо установить курсор на то место, куда предполагается ее вставить, и нажать кнопку Вставить  на панели инструментов.

Использование списков значений


    Для удобства ввода данных в поле таблицы в Microsoft Access предусмотрена возможность создания списков подстановок, из которых можно выбирать значения для ввода в данное поле. Списки подстановок могут быть двух типов:

  • Список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или отчета

  • Список постоянных значений, которые вводятся при создании поля

    Создавать новые поля со списком подстановок или со списком значений можно как в режиме Конструктора, так и в режиме Таблицы.

    Чтобы создать поле со списком подстановок или списком значений в режиме Конструктора, необходимо воспользоваться Мастером подстановок , выбрав его в столбце Тип данных, или определить параметры списка на вкладке свойств Подстановка.

    Чтобы создать поле со списком подстановок или списком значений в режиме Таблицы, необходимо:


  • Выбрать ячейку в столбце, слева от которого требуется вставить поле, и выбрать в меню Вставка команду Поле подстановок.

  • Следовать инструкциям "Мастера подстановок".

    После завершения работы мастера подстановок в таблицу будет добавлено поле со списком подстановок. Когда таблица открыта в режиме Таблицы, поле со списком ничем не отличается от обычного текстового поля. Но когда курсор попадает в это поле, справа появляется кнопка со стрелкой. Если нажать эту кнопку, то открывается список, как это показано на (рис.1). Для ввода значения в поле нужно просто выбрать значение в списке.

 

 



         

        Рис.1 Поле со списком в режиме Таблицы

Сортировка, поиск и фильтрация данных

Сортировка данных в таблице


Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Мы привыкли видеть табличные данные, если они упорядочены по алфавиту, дате, увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале нам хотелось бы делать это легким движением руки. Именно так и делает Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, тогда записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

    Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню (рис.1) соответствующую команду.

    

                 



 Рис.1 Контекстное меню в режиме таблица

    Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил:



  • При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми

  • Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то в начале нужно вставить незначащие нули

  • При сохранении таблицы сохраняется и ее порядок сортировки


Поиск и замена данных


    В режиме Таблицы предусмотрены возможности поиска данных по образцу либо в конкретном поле, либо во всей таблице.

    Чтобы найти необходимые данные, нужно:



  • Открыть таблицу в режиме Таблицы.

  • Если известно, в каком столбце нужно вести поиск, выделить этот столбец (достаточно поместить курсор в любое поле этого столбца).

  • Нажать кнопку Найти  на панели инструментов режим Таблицы  и открыть вкладку Поиск или выполнить команду меню Правка | Найти. Появится диалоговое окно Поиск и замена (рис.1).

         

        Рис.1 Окно поиска данных



  • Ввести значение, которое требуется найти, в поле Образец. Если точное значение неизвестно, можно использовать подстановочные знаки.

  • Остальные параметры в окне можно изменить или оставить так, как они установлены по умолчанию. Значение в поле со списком Поиск в, определяющее место поиска, по умолчанию содержит название выбранного столбца. Значение в поле со списком Совпадение, определяет один из трех вариантов совпадения образца со значением поля — С любой частью поля, Поля целиком, С начала поля.

  • Если вы нажмете кнопку Больше, открывается нижняя часть окна, на которой размещены еще три параметра:

    1. Поле со списком Просмотр, в котором можно задать направ­ление поиска: Все, Вверх, Вниз

    2. Флажок С учетом регистра. Если этот флажок установлен, то при поиске учитывается начертание букв — прописные или строчные

    3. Флажок С учетом формата полей  позволяет выполнять поиск данных в указанном формате отображения

  • Чтобы найти первое вхождение указанного образца, нажать кнопку Найти следующий.

  • Для поиска следующих вхождений этого значения нажимать кнопку Найти далее до тех пор, пока не будет найдено нужное вхождение.

  • Для доступа к окну Поиск и замена  можно использовать также команду меню Правка, Найти.

                                Из всех видов поиска самым медленным будет поиск по совпадению с любой частью поля, при этом не используется индекс, даже если поле, по которому выполняется поиск, проиндексировано.

 

    Чтобы выполнить поиск по всем столбцам таблицы, нужно из списка Поиск в  выбрать значение <Имя таблицы>: таблица.



   Чтобы выполнить не только поиск, но и изменение данных в найденном поле, нужно в том же диалоговом окне Поиск и замена раскрыть вкладку Замена (рис.2) и в поле Заменить на указать значение, на которое нужно заменить искомое значение. Затем нажать кнопку Заменить или Заменить все.

               

  

 Рис.2 Диалоговое окно Поиск и замена

    Все остальные поля имеют тот же смысл, что и на вкладке Поиск. Для замены одного значения нужно нажать кнопку Заменить. Чтобы заменить все вхождения, нажать кнопку Заменить все.

    Чтобы установить параметры поиска/замены по умолчанию, необходимо:



  • В меню Сервис  выбрать команду Параметры.

  • В окне Параметры открыть вкладку Правка и поиск (рис.3).

         

        Рис. 3 Настройка параметров поиска по умолчанию



  • В группе Поиск и замена по умолчанию выбрать нужный тип поиска: Поле — целиком, Везде — любая часть, Поле — с начала. Нажать кнопку ОК.



Фильтрация данных


    В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помо­щью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для  и расширенный фильтр.

    Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для  являются самыми простыми способами отбора записей. Если можно легко найти в таблицы значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному фрагменту. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле Фильтр для  используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра.

    Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.

 

    Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо:



  • В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.

  • Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному  на панели инструментов Режим таблицы.

             Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр  на панели инструментов Режим таблицы  или воспользоваться одноименной командой контекстного меню. Возможен также выбор этой команды из меню Записи, Фильтр.

    Access запоминает последний применяемый фильтр, поэтому, если нажать на кнопку Применение фильтра на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи.

    Кнопки Применение фильтра и Удалить фильтр являются по сути одной кнопкой, состояние (нажата, отжата) и подпись которой меняются в зависимости от того, установлен или нет фильтр для таблицы. Еще одним признаком, по которому можно узнать, что в таблице отображаются отфильтрованные записи, является слово ФЛТР в строке состояния окна приложения.

    Чтобы установить фильтр по выделенному фрагменту, можно использовать также команду контекстного меню Фильтр по выделенному  или выбрать из меню Записи  команду Фильтр  и из раскрывающегося меню выбрать команду Фильтр по выделенному.

    Похожей возможностью фильтрации записей обладает поле Фильтр для. Его можно использовать в том случае, когда не удается быстро найти образец отбора в столбце таблицы.


  • Чтобы использовать возможности поля Фильтр для, необходимо:

  • Открыть таблицу в режиме Таблицы.

  • Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для  в контекстном меню.

  • Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нужно нажать клавишу , а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым, нужно нажать клавишу <Таb>. При этом можно вводить в поле Фильтр для  новые значения и по нажатию клавиши <Таb> обновлять содержимое выборки.

                                В поле Фильтр для  можно указывать не только конкретные значения, но и выражения, требующие вычислений.

         

    Чтобы применить обычный фильтр, необходимо:



  • Открыть таблицу в режиме Таблицы .

  • Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов Режим таблицы. Появляется форма — специальное окно для изменения фильтра. 

  • Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться услови­ем отбора. Если условия ввести в несколько полей, то они будут объединяться с помощью логического оператора "И". Для того чтобы объединить условия оператором "ИЛИ", нужно раскрыть другую вкладку формы, щелкнув по ярлычку ИЛИ в нижней части формы.

  • Выберите, например, значение Ernst Handel из списка в поле "Клиент" и дату 1.01.98 в поле "Дата размещения". Добавьте значок > перед датой. При этих условиях Access будет отбирать все заказы для Ernst Handel, размещенные после 1 января 1998 года.

  • Щелкните мышью по ярлычку ИЛИ и раскройте вторую вкладку.

  • Выберите из списка в поле "Клиент"  значение Alfreds Futterkiste, а в поле "Дата размещения" снова введите значение > 1.01.98.

  • Теперь будут отбираться заказы двух клиентов: Ernst Handel и Alfreds Futterkiste, размещенные после 1 января 1998 года.

  • Нажать кнопку Применение фильтра  на панели инструментов.

    Результирующий набор записей показан на (рис.1).

 

       



 

        Рис.1 Результирующий набор записей после применения обычного фильтра



Заключение


Сегодняшнюю жизнь просто невозможно представить без современной техники. Ни одна фирма не обходиться без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций - во всем этом нам помогает компьютер, и помогает успешно. От того, насколько профессионально будет выполнена работа, и будет зависеть успех фирмы!

Приложение


  1. Таблицы служат для:

хранения информации

ведения расчетов

выборки информации

вывод на печать таблиц

  1. Способы создания таблиц:

режим конструктора

с помощью мастера

путем ввода данных

в MS Excel

  1. Кнопка "Конструктор" открывает:

структуру объекта

содержимое таблицы

панель элементов

и выводит на печать таблицу

  1. Связи между таблицами нужны для:

создания отчетов, запросов

для копирования данных

обеспечения целостности данных

автоматизации задач по внесению изменений

  1. Кнопка "Открыть":

открывает таблицу или другой объект

позволяет изменить структуру таблицы

позволяет внести записи

позволяет отредактировать записи

  1. Ключевое поле:

указывается по каждой таблице

необходимо для связей с другой таблицей

должно быть уникальным

установлено только для одного поля

  1. Поле номера записи и кнопки перехода по таблице находятся:

в меню программы

в панели инструментов

внизу окна таблицы

вверху окна таблицы

  1. Для установки связей между таблицами используют:

меню связи

кнопка Схема данных

кнопка Свойства

Сервис  Схема данных

  1. Для отбора конкретной информации из таблиц:

записи  Сортировка

перейти в режим таблицы

кнопки со знаком фильтра

Записи  фильтр

  1. Мастер подстановок:

расширенный текст

устанавливают в режиме Конструктор

для автоматизации ввода данных с помощью списка

поле установки связей

Список использованных источников:


  • П.Литвин, Э.Бэрон. Access. Сборник рецептов для профессионалов.- СПб.:Питер, 2005.

  • Кошелев В.Е. Access 2007.-М.: ООО «Бином-Пресс», 2008.

  • http://myaccess2006.narod.ru.





База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка