Питання нормативно-правової бази університетського електронного документообігу Шелестова Анна Миколаївна



Скачати 72.79 Kb.
Дата конвертації27.04.2016
Розмір72.79 Kb.
Питання нормативно-правової бази університетського електронного документообігу

Шелестова Анна Миколаївна

Аспірантка Харківської державної академії культури,

e-mail: anna_shelestova@ukr.net
Документи – це найголовніші інформаційні ресурси будь-якої організації, в тому числі й університету, тому робота з ними потребує правильного підходу та постановки організації роботи. Як відомо, документи забезпечують інформаційну підтримку прийняття управлінських рішень на всіх рівнях та супроводжують всі процеси, що протікають в університеті. Взагалі документація університету відрізняється від документації інших організацій і підприємств, оскільки має специфічний профіль діяльності. Діяльність університету складається з деяких напрямків роботи, кожний з яких в свою чергу супроводжується документально. Такими напрямами роботи є: довузівська підготовка; відбір абітурієнтів; процес учбової діяльності; процес методичної роботи; процес науково-дослідної діяльності; процес виховної роботи; дослідження якості підготовки спеціалістів, моніторинг динаміки головних показників діяльності університету; поліпшення стану матеріально-технічної бази; проведення підвищення кваліфікації професорсько-викладацького складу; перевірка рівня знань студентів за головними циклами дисциплін учбових планів; процес додаткової освіти; допомога випускникам у працевлаштуванні.

Тому система документації університету, окрім управлінської документації (притаманної будь-якій організації) містить ще декілька підсистем. Відповідно до напрямків діяльності можна виділити основні підсистеми документації університету: управлінську; навчальну; наукову; методичну; виховну.

Документообіг в університеті – це безперервний процес проходження документів, що обєктивно відображає діяльність самого університету та дає змогу оперативно керувати нею. Великий обсяг архівної інформації, довготривалий пошук необхідного документу, втрати, дублікати, затримки повязані з відправкою та одержанням, помилки персоналу – це не повний перелік проблем, що виникають при неефективній побудові документообігу університету та будь-якого підприємства взагалі. Все це може гальмувати, а в деяких випадках повністю паралізувати роботу установи. Тому ефективний документообіг є обовязковою складовою ефективного управління. Документообіг є важливим для правильної організації управлінської, навчальної, наукової, методичної, виховної роботи університету.

Важливим питання є уточнення поняття терміну “документообіг”. З одного боку, можна трактувати термін “документообіг” як відображення терміна “діловодство”, достатньо формалізованого в традиційному управлінні (є відповідні стандарти, зафіксовані в ДСТУ “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003”, ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа”), при використанні його у компютерній індустрії. В цьому випадку засоби автоматизації документообігу зводились би до компютеризації традиційних задач діловодства – формуванню справ та обліку документів, що в них містяться, контролю виконання та формуванню відвідної звітності.

Іншим способом трактувати термін “документообіг” значило б знайти його аналоги у західній компютерній індустрії. На жаль, такого терміну, який би рівнозначно відповідав вітчизняному терміну “документобіг” в західному компютерному словнику немає. В залежності від специфіки програмного продукту в пресі можна зустріти наступні відповідності між терміном “документообіг” та західними термінами:

DMS (Document Management Systems) – у російськомовній літературі для даного терміну є такий переклад – Архіви документів;

DocFlow-системи або системи маршрутизації документів;

доволі часто в якості систем документообігу стають WorkFlow-системи. Більш точний переклад даного терміну такий “Системи автоматизації бізнес-процесів”, але є і дещо інший переклад такий як “Системи підтримки управління/керування”.

Головні рішення для діловодства та ділових процедур можна умовно розділити на чотири базові категорії (якщо не включати сюди засоби створення документів та складів даних): системи workflow (автоматизації ділових процедур); системи groupware (колективної роботи); системи керування документами (головним чином забезпечують реєстрацію, збереження та пошук документів); системи електронної пошти (слугують для обміну документами).

Зазначимо, такий розподіл є доволі умовним, оскільки, наприклад, Lotus Domino поєднує всі ці та деякі інші технології. Окрім того, кожна з цих технологій (за винятком, звичайно, електронної пошти, популярність якої зокрема у бізнесі з самого початку була приблизно такою, як засобів створення документів) поступилася місцем технології collaboration&messaging (“співробітництво та обмін повідомленнями”).

Введення електронного документообігу дозволяє знизити кількість служб, що зайняті роботою з документами (курєрів, канцелярських робітників тощо). У таблиці 1 показано, наскільки зменшується час окремих етапів роботи з документами, якщо замінити паперовий процес на цифровий. Таблиця 1. “Переваги електронного документообігу”


п/п

Назва етапу роботи

Час окремих етапів роботи з документами

Паперовий документообіг

Електронний документообіг

1

Доступ

12%

5%

2

Маршрутизація

18%

5%

3

Зберігання

20%

5%

4

Внесення інформації

12%

5%

5

Робота над вмістом

8%

65%

6

Перевірка

13%

8%

7

Розмноження

5%

2%

8

Сортування

11%

5%

Одним з першочергових напрямів побудови та подальшого розвитку інформаційного суспільства в нашій країні є створення нормативно-правової бази, яка регулює інформаційні відносини на законодавчому рівні. Законодавчо відносини, пов'язані з інформацією, інформаційно-комунікаційними технологіями, визначено пріоритетними. Так, Угодою між Україною і ЄС про наукове і технологічне співробітництво (04.07.2002) технології інформатизації суспільства визначені серед одинадцяти напрямів співробітництва. Законом України „Про пріоритетні напрями розвитку науки і техніки” серед семи п’ятим пріоритетом визначено нові комп'ютерні засоби та технології інформатизації суспільства.

За останнє десятиріччя в Україні ухвалено низку законів та нормативних актів, що складають базу нормативно-правового регулювання сфери інформаційних відносин, зокрема і електронного документообігу. Нормативно-правову базу побудовано на принципах інформаційної відкритості та свободи, гарантованості інформаційної безпеки особистості, суспільства, держави згідно Конституції України. Законодавство регулює суперечності між потребами особи, суспільства та держави в розширенні вільного обміну інформацією й окремими обмеженнями на її поширення.

В Україні відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом України, законами України “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронний цифровий підпис”, “Про інформацію”, “Про захист інформації в автоматизованих системах”, “Про державну таємницю”, “Про телекомунікації”, “Про обов'язковий примірник документів”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, а також іншими нормативно-правовими актами.

На сьогоднішній день існують власне два законодавчих акти, що безпосередньо стосуються предмету дослідження. Це закони «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис». Вони регулюють загальні відносини у сфері електронного документообігу. У Законі України “Про електронні документи та електронний документообіг” 1, зокрема, зазначається, що якщо міжнародним договором України, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, встановлено інші правила, ніж ті, що передбачені законодавством України про електронний документообіг, застосовуються правила міжнародного договору.

Закон України “Про електронний цифровий підпис” 2 визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають під час використання електронного цифрового підпису. Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, що здійснюється з використанням електронних документів. Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа. Закон також визначає: особливості застосування електронного цифрового підпису; суб'єкти правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису; права та обов'язки підписувача; центр сертифікації ключів; відповідальність за порушення законодавства про електронний цифровий підпис; визнання іноземних сертифікатів, ключів тощо.

У країнах ЄС, США, Канаді та ін. цифрові підписи й сертифікати затверджено на законодавчій основі як еквівалент власноручного підпису. Країни ЄС ухвалили національні законодавчі акти, які цілком відповідають Директиві Європарламенту та Ради Міністрів ЄС 1999/93/ЄС про систему електронних підписів, що застосовується в межах Співтовариства, та рішенню Комісії 2000/709/ЄС Європарламенту і Ради. Нині всі положення Директиви 1999/93/ЄС реалізовано у вигляді технічних європейських та міжнародних стандартів (ETSI та RFC).

На основі аналізу нормативних матеріалів зарубіжних країн можна підсумувати, що не існує уніфікованого визначення терміну “електронний документ”, і не дивлячись на спроби Європейського Союзу (ЄС) у напрямку розробки єдиних європейських правил електронного документообігу, законодавство вийшло різним у різних країнах-державах ЄС.

Для розробки організаційних та нормативно-правових питань в складних процесах комп’ютеризації університетського документообігу висвітлені вище в термінологічному та правовому полі - проблеми електронного документообігу є найважливішими.

Список використаних джерел


1. Про електронні документи та електронний документообіг [Електронний ресурс] : закон України : за станом на 22 травня 2003 р. – Режим доступу : http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=851-15. – Назва з екрану.

2. Про електронний цифровий підпис [Електронний ресурс] : закон України : за станом на 22 травня 2003 р. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=852-15. – Назва з екрану.



3. Законодательные инициативы в cфере информации и информатизации Электронный ресурс. – Режим доступа : http://www.isn.ru/zakon/. – Загл. с экрана.

4. Омельченко Т.  Г. Нормативно-правова база електронного документообігу / Т. Г. Омельченко, Н. А. Джанджгава [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://www.nbuv.gov.ua/e-journals/ITZN/em4/content/07 otgcde. htm. – Назва з екрану.


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка