Передмова



Сторінка12/17
Дата конвертації11.04.2016
Розмір2.65 Mb.
1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   17

3.6. Збереження інформації

Знайдена вами інформація піддається збереженню за допомогою її переносу на певні матеріальні носії. Інформацію, зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі, називають документом [51]. У Законі України «Про інформацію» (ст. 27) говориться, що «документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві» [66]. Документи поділяють на офіційні (інформація на матеріальному носії, оформлена й засвідчена у встановленому порядку) і неофіційні (особисті матеріали, виконані на основі власних спостережень).

Офіційні документи це – насамперед:

урядові документи;

матеріали;

постанови;

декрети;

заяви;


комюніке;

стенограми офіційних засідань;

дані державної та відомчої статистики;

архіви і поточні документи різних установ, організацій;

ділова кореспонденція;

протоколи судових органів, прокуратури, нотаріату тощо.

Основним атрибутом офіційного документа вважається підпис посадової особи та/або його реєстрація в установленому порядку [140, с. 43].

Документи є:

службові – відповідним чином складені, підписані й завірені ділові папери, якими оформлюються управлінські операції, дії юридичних осіб та окремих громадян (мають правове і господарське значення, зокрема:можуть служити письмовими доказами, бути джерелом різних аналітичних відомостей довідкового характеру; дають змогу відтворювати факти діяльності установи, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають важливе значення для поточної оперативної роботи та для історії);

управлінські – містить інформацію, яка виникла й використовується у сфері управління, наприклад, зафіксований письмовим способом (рукописним, машинописним, друкарським) носій інформації і водночас своєрідний «матеріал», «сировина для обробки» перед прийняттям керівником рішення (планування, звітність, ділове листування); розглядається як система, що залежно від семантики, цільового призначення та інших ознак групується у підсистеми;

архівні – документ, котрий незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, припинив виконувати свої функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для осіб, суспільства чи держави або цінність для його власника як об’єкт рухомого майна;

електронні документи – створюють та використовують тільки в межах комп’ютерної системи (оригінал електронного документа – електронний примірник з обов’язковими реквізитами, в т. ч. з електронним цифровим підписом його автора) [140, с. 44–48].

До вивчення документів як носіїв інформації, з якою працюють керівні особи ПТНЗ, на думку вчених-документознавців, треба застосовувати системний підхід – аналіз усіх їхніх властивостей (сукупність характерних для документа якостей, які можна розглядати як особливу цілісну систему, призначену для виконання покладених на нього функцій), ознак (характерні риси, що відрізняють документ від інших матеріальних об’єктів) та функцій (призначення документа, його роль у системі соціальних комунікацій). Ю. Палеха вважає, що основними властивостями документа повинні бути:

атрибутивність – наявність невід’ємних складових, без яких він не може існувати);

функціональність – призначення для передачі в часі й просторі;

структурованість – тісний зв’язок елементів та підсистем, що забезпечує його єдність і цілісність).

Службовий документ, на його думку, мусить мати такі властивості, як:

бути носієм і слугувати джерелом необхідної інформації, оскільки саме в документах інформація фіксується вперше;

мати правову вагу, господарське значення, оскільки сам може бути письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;

робити можливим вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності установи.

До основних ознак службового документа учений зараховує: наявність семантики змісту, стабільну матеріальну (речову) форму, призначеність для використання в соціальній сфері, завершеність повідомлення, стандартизацію мовлення. Основна функція документа, – наголошує Ю. Палеха, – передання ним соціальної інформації в часі й просторі. Функції документа він поділяє на загальні і спеціальні. Загальні функції:

інформаційна – будь-який документ створюється для зберігання інформації, оскільки необхідність її зафіксувати є причиною укладення певного документа;

соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

комунікативна – документ є засобом зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури;

культурна – документ є засобом закріплення й передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих системах документації, де відображений рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

Спеціальні функції документа: управлінська (регулятивна) – документ є інструментом управління; правова, історична (артефактна), пізнавальна (когнітивна), облікова, гедонічна (документ як засіб відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу), статистична, джерельна, підтвердження авторського права [140, с. 49–51].

З метою підвищення оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців створюються класифікація документів, яку є сенс використовувати для збереження інформації в ПТНЗ. Під класифікацією документів будемо розуміти їх поділ на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності [50, с. 5]. А. Діденко зазначає, що у поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Здебільшого документи класифікують за такими ознаками: спосіб фіксації інформації; зміст; назва, вид, складність, місце складання, термін виконання, походження, гласність, юридична сила, стадія виготовлення, термін зберігання, рід діяльності тощо. Розглянемо класифікацію документів за цими ознаками більш детально.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:



письмові – всі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки;

графічні – інформація про об’єкти відображена в документі іллюстративно за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани);

фото- й кінодокументи – створені способами фотографування і кіноматографії (кіно- та фотоплівки, фотокартки), на яких зафіксовані ті явища і процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

фонодокументи – створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування і відтворюють звукову інформацію (запис проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. До цієї групи документів відносять:


  • організаційні: положення, інструкції, правила, статути тощо;

  • розпорядчі: постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо;

  • довідково-інформаційні: довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, факси, звіти, доповіді тощо;

  • з кадрових питань: заяви, накази з особового складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо;

  • особові офіційні: пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо.

За назвою документи групують у: накази, положення, протоколи, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

За видами документи поділяють на:



типові – розроблені вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями й мають обов’язковий характер;

трафаретні – виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця (нині достатньо поширені, на їх складанні та опрацюванні економиться час);

індивідуальні – створюються кожного разу по-новому (доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо).

За складністю документи розрізняють:



прості – містять інформацію з одного питання (легше опрацьовуються, контролюється їх виконання, здійснюється пошук);

складні – містять інформацію щодо двох і більше питань.

За місцем складання документів варто виокремити: внутрішні (стосуються внутрішніх питань організації і не виходять за її межі) та зовнішні (вхідна й вихідна кореспонденція).

За терміном виконання документи поділяють на: термінові (виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»); і нетермінові (виконуються поточно).

За походженням документи розподіляють на: службові (стосуються діяльності організації) та офіційно-особисті (стосуються конкретних осіб, тобто іменні, як-от: скарги, заяви, доповідні тощо).

За гласністю документи групують на: звичайні, для службового користування (ДСК), таємні, конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на:

справжні (істинні) – готуються в установленому законом порядку, за всіма правилами. Серед них розрізняють чинні та не чинні (коли документ втрачає юридичну силу з будь-яких причин);

фальшиві (підроблені), тобто їхній зміст чи оформлення не відповідають істині.

За достеменністю розрізняють документи: оригінали (перші або єдині примірники офіційних документів) та їхні копії (документи, в яких точно відтворено інформацію оригіналів документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх, відповідним чином оформлені). За обсягом відтворення їх поділяють на витяги (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена) та дублікати (повторний повний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання є документи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання(від кількості діб до 10 років).

За родом діяльності існує розподіл систем документації, які класифікують: організаційно-розпорядчі, первинно-облікові, планові, звітно-статистичні, конструкторські, технологічні, банківські, фінансові, торговельні, зовнішньоторговельні, цінові, бухгалтерсько-облікові тощо [50, с. 5–8].

Одним з актуальних питань, пов’язаних зі стрімким розвитком сучасних технологій, є питання збереження електронної інформації. Йдеться про ту інформацію, яка створена в електронній формі первісно. З цього приводу Я. Карклиньш у своєму ексклюзивному інтерв’ю на Форумі всесвітньої зустрічі на вищому рівні з питань інформаційного суспільства, що проходив у Женеві 10–14 травня 2010 р. зазначив: «Ми досить добре знаємо, як зберігати інформацію на аналогових носіях – на папері, наприклад. Але сучасні технології дають змогу інформації дуже швидко обертатися; при цьому люди мало замислюються про те, як її треба зберігати та архівувати, в результаті чого багато інформації просто губиться. Якщо в економічно розвинутих державах є бодай якісь напрацювання, то в багатьох інших країнах світу ця тема навіть не порушується» [82, с. 33]. Сьогодні дуже багато інформації циркулює електронною поштою, передається через СМС-повідомлення, Mail.RuАгент, соціальними мережами, розміщується на веб-сторінках. На жаль, наголошує він, поки що мало хто думає про те, щоб її якимсь чином зафіксувати й зберегти. У зв’язку з цим постає завдання розробити системи, які допомогли б розв’язати цю проблему. Однак зараз вона навіть не обговорюється, оскільки стрімкий розвиток технологій не дає змоги серйозно вникнути у дану проблематику, «хоча проблематика збереження інформації завжди дуже важлива» [82, с. 33]. Сьогодні активно поширюється практика використання Інтернет-сховища для збереження в ньому великих масивів інформації – хмарні технології, що свідчить про інтенсивність розвитку ІТ-технологій саме в напрямі збереження інформації.

Як свідчать результати опитування керівників, в управлінні ПТНЗ електронна інформація посідає значне місце. Документообіг в електронній формі постійно зростає. Ми перебуваємо на порозі запровадження електронного урядування в усі сфери життя суспільства нашої країни. Тому вибрати зручну форму збереження електронної інформації кожна посадова особа має самостійно. Можливо, це буде дублювання номенклатурних справ або відтворення службового функціоналу, тобто відображення напрямів діяльності.
Практичні поради щодо збереження інформації

За кожним напрямом діяльності зробіть папки, в яких згрупуйте файли з інформацією, користуючись наведеною класифікацією. Сформована за призначенням інформація утворить базу даних (банк даних або базу знань). Це допоможе вам швидко знаходити потрібний документ. Зберігати інформацію можна, наприклад, на e-Disk Ukr.net. На ньому можна зберігати до 4 ГБ інформації. Якщо трапиться технічна поламка вашого комп’ютера, то інформація збережеться і доступ до неї буде можливий з будь-якої іншої машини.


1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   17


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка