Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів Київ "Каравела" 2005 '276. 11(075. 8) Гриф надано



Сторінка17/23
Дата конвертації16.04.2016
Розмір5.37 Mb.
1   ...   13   14   15   16   17   18   19   20   ...   23
§ 2. Основні реквізити документа, їхня характеристика

Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і по­рядок їхнього розташування різний. Однак існують встановлені єдині моделі побудови однотипних документів - формуляр-зразок, що від­повідає вимогам чинних державних стандартів.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів4:


Набір реквізитів відповідає видові організаційно-розпорядчих документів.


  1. Державний герб України.

  2. Емблема організації чи підприємства.

  3. Зображення державних нагород.

  4. Код установи, організації чи підприємства за Українським класи­фікатором підприємств і організацій (УКПО).

  5. Код форми документа за Українським класифікатором управлін­ської документації (УКУД).

  6. Назва міністерства або відомства.

  7. Повна назва організації, установи чи підприємства.

  8. Назва структурного підрозділу.

  9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку, електронна адреса.

  10. Назва виду документа.

  11. Дата.

  12. Індекс (вихідний номер документа).

  13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

  14. Місце укладання або видання.

  15. Гриф обмеження доступу до документа.

  16. Адресат.

  17. Гриф затвердження.

  18. Резолюція.

  19. Заголовок до тексту.

  20. Відмітка про контроль.

  21. Текст.

  22. Відмітка про наявність додатка.

  23. Підпис.

  24. Гриф погодження.

  25. Віза.

  26. Печатка.

  27. Відмітка про засвідчення копії.

  28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

  29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

  30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

  31. Відмітка про надходження документа.

На основі формуляра-зразка проектують бланки документів, тобто друковану стандартну форму документа, що містить тільки ті реквізи­ти, які відповідають змісту документа і фіксують постійну інформа­цію. Звичайно виготовляють бланки для документів з високим рівнем стандартизації (довідки, доручення, договори, супровідні листи тощо). Вони мають трафаретний текст - дослівне відтворення постійної ін­формації (постійні реквізити) з пропусками для подальшого запов­нення (змінні реквізити).

Встановлено два види бланків: І) загальний (для виготовлення на­казів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок тощо); 2) для служ­бових листів.




5 Докладніше про вимоги до виготовлення бланків організаційно-розпорядчих до­кументів див.: Діденко А.Н. Зазнач, праця. - С. 16-23.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускають, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць. Бланки друкують на білому папері або папері світлих тонів формату А4 (210x297 мм) або формату А5 (148x210 мм)5. При меншій кількості документів послуговуються штемпелем, який містить групу реквізитів і їхніх постійних частин, що відтворюються у вигляді єдиного блока. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38-90.

Застосування бланків надає інформації офіційного характеру, під­вищує культуру ділового спілкування.

Для бланків документів установлено два варіанти можливого роз­ташування реквізитів - кутовий і поздовжній. Поздовжнє розташу­вання реквізитів доцільне в тих випадках, коли назва складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній дер­жавним стандартом для кутового розміщення, наприклад, назва орга­нізації разом із назвою вищої інстанції.

Загальні правила оформлення реквізитів такі:



1. Державний герб України - Тризуб.

Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою ряд­ка з назвою організації.



2. Емблема організації чи підприємства.

Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна вико­ристовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.



3. Зображення державних нагород.

Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.



  1. Код підприємства, установи, організації. Розташовується у верхньому правому кутку.

  2. Код форми документа.

Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємст­ва, організації, установи.

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується
установа (назва вищої установи або засновника).

Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку.



7. Повна назва установи, організації або підприємства - автора
документа.

Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку під попереднім реквізитом. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.



8. Назва структурного підрозділу.

Розташовується у верхньому лівому кутку або під попереднім рек­візитом. Дозволяється друкувати машинописним способом. Усі рекві­зити, що позначають автора документа, розміщують у такій послідов­ності, яка чітко передає їхню підлеглість. Усі назви подають у назив­ному відмінку, напр.:



Міністерство освіти і науки України

Львівський національний університет імені Івана Франка

Економічний факультет

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса,
номер телетайпа, телефону, факсу, номер банківського рахунка,
електронна адреса.

Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповід­но до поштових правил: вул. Володимира Великого, 21, м. Черкаси, 18022, тел. (0472) 43-50-86. На бланку для листів, що призначені для виконання розрахункових операцій, вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку, напр.: Розрахунковий рахунок №153241749/ 215149 в Укрінбанку м. Львова МФО 111321.



10. Назва виду документа.

Розташовується зліва або посередині сторінки. Є в усіх докумен­тах, крім листів. Залежно від назви встановлюється формуляр, струк­тура тексту, особливості викладу. Допомагає кращому сприйняттю тек­сту, його швидкій обробці, полегшує роботу з ним.



11. Дата.

Документ датують днем його створення або затвердження. Доку­менти колегіальних органів (протоколи, акти та ін.) датують днем, коли відбулася подія, яку задокументовано. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеці­ально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку (заява, характеристика, автобіографія тощо), то дату ставлять під текстом зліва. Існує два способи подання дати - цифровий і цифро­во-словесний. Цифровий передбачає написання трьох пар арабських цифр на позначення дня, місяця, року: 04.03.05 або 24.06.05 (крапки ставимо між парами). Цифрово-словесний має такий вигляд: 4 берез­ня 2005 року або 24 червня 2005 р. Його використовують у докумен­тах матеріально-фінансового характеру.

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи записують у такий спосіб: з 15.10 до 07. 11.05 або з 16.12.04 до 08.01.05.

12. Індекс.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит забез­печує оперативний пошук документа, контроль виконання. Складається з трьох пар арабських цифр, де перша пара - індекс структурного під­розділу, в якому уклали документ; друга пара - номер справи за номен­клатурою для підрозділу; третя пара - порядковий номер за журналом обліку, напр.: № 12-14/49.



13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.
Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та

індекс, вказані установою, яка уклала чи видала документ, напр.: на №12-14/49 від 23.01.05. Таке посилання роблять у разі оформлення листа-відповіді. Це допомагає організації, що одержує лист, знайти копію документа, на який отримано відповідь. Укладач відповіді пере­писує дату та індекс вхідного документа.



14. Місце укладання чи видання.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видано документ.



15. Гриф обмеження доступу до документа.

Розташовується з правого боку під кодом форми документа. Запи­сують від середини рядка: „Для службового користування", „Таємно", „Цілком таємно".



16. Адресат.

Розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Склада­ється з таких елементів:



  • назва установи, організації, підприємства (у називному відмінку);

  • назва структурного підрозділу (у називному відмінку);

  • назва посади особи-адресата (у давальному відмінку);

  • прізвище та ініціали особи-адресата (у давальному відмінку);

  • поштова адреса.

Кожну із частин пишуть з нового рядка. Розділових знаків між час­тинами не ставлять, напр.:

Львівський національний університет імені Івана Франка Факультет міжнародних відносин Деканові проф. Камінському В.1. В особових документах відомості про адресата мають такий вигляд:

Директорові Інституту української мови Національної Академії наук України акад. Кузишину Р.В.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. внесено зміни у правила оформлення поштової адре­си, а також місця її подання на конверті. Адресу відправника (адресан­та) пишуть у лівому верхньому куті конверта, напр.:



М.С. Стацюк

вул. Наукова, 60, кв. 23,

м. Львів-59, 790059

Адресу одержувача (адресата) зазначають у правому нижньому куті конверта, напр.:



Пономареву Віктору Олеговичу

вул. Івасюка, 45,

м. Червоноград,

Львівська обл.,

80100

17. Гриф затвердження.

Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціо­нує поширення дії документа на визначене коло структурних підроз­ділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:


  • слово ЗАТВЕРДЖУЮ (великими літерами без лапок);

  • назва посади особи, яка затверджує документ;

  • особистий підпис;

- розшифрування підпису (ініціали та прізвище особи, яка затвер­дила документ);

- дата затвердження. Наприклад:



ЗАТВЕРДЖУЮ Директор заводу (підпис) Л.В. Семенюк 07.02.05
Якщо документ затверджується спеціальним розпорядчим актом, на документі зазначають гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Наказ Міністерства фінансів України 20.04.05 №15

18. Резолюція.

Це напис на документі, який робить керівник установи. Він міс­тить вказівки щодо виконання цього документа.

Розміщується у верхній лівій частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім по­лів. Складається з таких елементів:


  • прізвище та ініціали виконавця, якому буде надіслано документ;

  • вказівка про порядок і характер виконання документа;

  • термін виконання документа;

  • особистий підпис керівника;

  • дата.

Як виконавців у резолюції зазначають службових осіб, а не струк­турні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, яку названо в резолюції першою. На документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є потреба деталі­зувати порядок виконання документа. Якщо документ підлягає повер­ненню або треба деталізувати порядок його виконання, резолюцію оформляють на окремих аркушах чи спеціальних бланках. Загальні вказівки формулюють так: До виконання; До друку; До відома; До на­казу; Вжити заходів; Обговорити питання та ін.

19. Заголовок до тексту.

Друкують малими літерами, розміщують під назвою виду докумен­та. Відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається прийменником про, напр.: Про порушення дисципліни; Про надання приміщення в оренду тощо. Має бути лаконічним і точним, якнайпов­ніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кіль­ка питань, заголовок може бути узагальненим.

Текст документа, надрукований на аркуші формату А5, можна по­давати без заголовка. Заголовки не складають до текстів телефоно­грам, телеграм та повідомлень.

20. Відмітка про контроль.

Ставлять на документах, що вимагають виконання (вжиття певних заходів) чи відповіді, у вигляді букви К (контроль). Розташовують з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа.



21. Текст.

Основний реквізит документа. Складається з таких логічних елементів:






  • вступу;

  • доказу;

  • закінчення.

У вступі адресата готують до сприйняття теми; у доказі виклада­ють суть питання; у закінченні формулюють мету, заради якої складе­но документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат; мета пасивного - по­інформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Розташову­ється на всю ширину сторінки (від поля до поля).

22. Відмітка про наявність додатка.

Додатки до документа можуть бути трьох видів:

а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими
документами (додатки до розпорядчих документів);

б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із су-


провідним листом;

в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного доку-


мента.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазна­чають у тексті, напр.:



Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОН) за формою, зазначеною у додатку 1.

Додатки до розпорядчого документа мусять мати відмітку з поси­ланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітку роб­лять у верхньому правому полі першої сторінки додатка:



Додаток

до наказу Міністерства освіти і науки України 15.10.05 №15

Додатки до розпорядчих документів підписують керівники струк­турних підрозділів установи на останній сторінці додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, по­відомлень, листів тощо оформляють у такому порядку:

1) якщо документ має додатки, про які згадується у тексті, або ті,


що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:

Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;

2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно


перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кіль-
кість примірників, напр.:

Додаток: „Проект реконструкції ділянки " на 5 арк. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 арк. лише адресатові.

У разі великої кількості додатків окремо складають їхній опис, а в самому документі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до опису на 7 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою: Додаток: на 6 арк. у 2 прим, на першу адресу. 23. Підпис.

Обов'язковий реквізит будь-якого документа. Підписують, як зви­чайно, перший примірник документа. До складу підпису входять:



  • найменування посади (з лівого боку);

  • підпис (між назвою посади і прізвищем);

  • ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч). Наприклад:

Директор рекламної агенції

Панорама" (Підпис) Л.М. Кузовський

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що на­лежать до сфери управління установи, підписують тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилають за­свідчені канцелярією примірники.

Два підписи і більше ставлять на документах, за зміст яких відпові­дає кілька осіб (грошово-фінансових документах, угодах тощо).

Підписи кількох службових осіб на документах розташовують один


під одним у послідовності, що відповідає посаді, напр.:
Директор (Підпис) A.B. Саварин

Головний бухгалтер (Підпис) О.І. Микитенко

Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові


посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні, напр.:
Директор ВАТ "Галич - Авто " Директор торгового Автоцентру
(підпис) М.Й. Джунь (Підпис) Н.К. Бурмай

В актах, висновках та подібних документах, які уклала група або комісія, зазначають не посади осіб, які підписали документ, а розподіл їхніх обов'язків у конкретній комісії, напр.:



Голова комісії Члени комісії

(Підпис) (Підпис) (Підпис)

Л.1. Мокрицька М.О. Борисюк Б.Г Яворський

У вищих навчальних закладах та академічних наукових установах у назвах посад вказують науковий ступінь і наукове звання (професор, доцент, кандидат філологічних наук, доктор економічних наук тощо), напр.:
Завідувач кафедри вищої математики доктор фізико-математичних наук,

професор (Підпис) Д-М. Гнатюк

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсут­ня, то документ підписує особа, яка тимчасово виконує її обов'язки, або заступник. Тоді обов'язково зазначають посаду (в.о., заст.), ініці­али та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять чорнилом або машинописним способом).

Не допускається підписання документа з прийменником за чи з похилою рискою перед найменуванням посади.

Документ колегіальних органів (протокол, рішення тощо) підписує голова та секретар колегіального органу.

24. Гриф погодження.

Розрізняють дві форми погодження документів - внутрішнє (з під­розділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з відомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:



- слова ПОГОДЖЕНО;

- назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;



  • особистого підпису;

  • розшифрування підпису;

  • дати.

Грифи погодження розташовують нижче від реквізиту „підпис" або на окремій сторінці, напр.:


СП. Дмитрів

ПОГОДЖЕНО
Директор ЗОШ№ 93
(Підпис)
СП. Д.

01.09.05

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіаль­ним органом, то гриф погодження оформляють так:
ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України 01.07.05 №12

25. Віза.

Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування. Віза складається з:



  • особистого підпису особи, що візує;

  • дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифрову­ється її підпис (ініціали та прізвище):

Завідувач кафедри кібернетики (Підпис) М.І. Свирид

28.08.05

Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовують перед візою, напр.: Не заперечую; Не бачу підстави; Уважаю, що пункт 3 треба доопра­цювати. Якщо зауважень чи доповнень більше, їх оформляють на окре­мому аркуші.

У разі внутрішнього погодження візи ставлять на першому примір­нику документа, а листи чи інші вихідні документи візують на примір­нику, який залишається в установі.

26. Печатка.

Печатка - це обов'язковий реквізит документів, що вимагають особ­ливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка при­кладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні пра­ва осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитку печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпо­рядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін. Печатку треба проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.



27. Відмітка про засвідчення копії.

У правому верхньому кутку пишуть слово „Копія"; під реквізитом „підпис" - слово „Правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. Якщо потрібно, підпис засвідчують печаткою.



28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

Цей реквізит обов'язковий у вихідних документах (листах, довід­ках, висновках). Складається з:



  • прізвища виконавця;

  • номера його службового телефону.

Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа, напр.: Н.М. Вальчук Тел. 240-72-37

29. Відмітка про виконання документа й скерування його до
справи.

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині ниж­нього поля першої сторінки документа. Він містить такі відомості:



  • стислу довідку про виконання;

  • дату скерування документа до справи;

  • підпис керівника структурного підрозділу або виконавця. Наприклад:

До справи № 07/54

Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.06.05 (посада, ініціали, прізвище).

Відмітка , До справи " свідчить про те, що роботу над документом закінчено.



30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сто­рінки документа. Містить:



  • запис „ Інформація перенесена на машинний носій ";

  • підпис особи, відповідальної за перенесення інформації;

  • дату перенесення.

31. Відмітка про надходження документа.

Містить:


  • скорочену назву організації, що отримала документ;

  • дату його надходження.

Цю відмітку записують чи проставляють за допомогою гумового штем­пеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

  • назву організації;

  • дату надходження;

  • індекс документа.

Відмітку про надходження розташовують на нижньому правому полі першої сторінки документа.

1   ...   13   14   15   16   17   18   19   20   ...   23


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка