Наказ №110/01 Про затвердження Інструкції з діловодства в Полтавському міському управлінні юстиції


Документи до засідань колегіальних органів



Сторінка9/11
Дата конвертації24.04.2016
Розмір1.19 Mb.
#13212
ТипНаказ
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

26.4. Документи до засідань колегіальних органів


(постійно діючих, тимчасових комісій, рад, робочих груп)
26.4.1. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

26.4.2. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.

Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів апарату колегіального органу завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

26.4.3. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

- доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

- проект рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів його апарату, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проект наказу;

- довідку про погодження проекту рішення (розпорядження, постанови) із заінтересованими структурними підрозділами установи та іншими установами;

- список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

- інші документи, необхідні для розгляду питань.

26.4.4. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання.

26.4.5. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

26.4.6. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів апарату колегіального органу.

26.4.7. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

26.4.8. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пункті 26.2 цієї Інструкції.

26.4.9. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою Міського управління.

26.5. Документи про службові відрядження

26.5.1. Службові відрядження працівників здійснюються з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

26.5.2. У разі необхідності відрядження працівника керівник підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я керівництва Міського управління зазначає куди, на який строк, із якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом із проектом наказу передається начальнику Міського управління, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться спеціальний журнал (додаток 11).

26.5.3. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання одержаного завдання і подає до бухгалтерії Головного управління у Полтавській області авансовий звіт за встановленою формою.



27. Організація документообігу та виконання документів.

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

27.1. Документообіг Міського управління – це проходження документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Міському управлінні на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

27.2. Ефективна організація документообігу передбачає:

- проходження документів в Міському управлінні і найкоротшим шляхом;

- скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

- централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

- раціональне розташування в Міському управлінні структурних підрозділів і робочих місць.

27.3. Порядок документообігу регламентується даною Інструкцією, Регламентом роботи Міського управління, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями працівників.

27.4. Особливості організації електронного документообігу визначаються Порядком роботи в системі електронного документообігу в органах юстиції у Полтавській області, а також з врахуванням характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в Міському управлінні та структурних підрозділах.


Каталог: uploads -> 2014-06
uploads -> Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни соціальна психологія київ 2014 І. Предмет, мета та завдання дисципліни
uploads -> Конспект лекцій з дисципліни «Охорона праці у невиробничий сфері»
uploads -> Рівненський державний гуманітарний університет
2014-06 -> Про заходи до 18 ї річниці Конституції України та до 23 – ї річниці Незалежності України
2014-06 -> Методичні рекомендації трудовий договір та порядок його оформлення м. Комсомольськ 2014 рік ббк 67
2014-06 -> Міністерство юстиції України Лубенське міськрайонне управління юстиції
2014-06 -> Вступ право підозрюваного, обвинуваченого на захиствключає в себе як право захищатися відпідозритаобвинувачення, так І право захищати своїособисті І майнові інтереси. Воно забезпечується тим, що закон


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11




База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2022
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка