Наказ №110/01 Про затвердження Інструкції з діловодства в Полтавському міському управлінні юстиції



Сторінка6/11
Дата конвертації24.04.2016
Розмір1.19 Mb.
#13212
ТипНаказ
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

22. Візи та гриф погодження


22.1. Погодження є способом попереднього розгляду і оцінки проекту документа. Погодження повинне забезпечити правильне і всебічне вирішення питань, якість підготовленого документа, його доцільність, обґрунтованість, своєчасність, відповідність чинному законодавству і правовим актам, які визначають компетенцію організації.

22.2. Погодження проектів документів може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами іншими заінтересованими установами, які згідно з їх компетенцією мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті документа (зовнішнє погодження).

22.3. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, дату візування на службових документах, наприклад:
______ _________________

(підпис)(ініціали, прізвище)

(дата)
При необхідності зазначається найменування посади особи, що візує, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Найменування посади

______ _________________

(підпис)(ініціали, прізвище)

(дата)

22.4. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.



22.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:
Зауваження і пропозиції додаються

Найменування посади

_______ __________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

(дата)


Зауваження, що за обсягом не перевищують 1-2 рядки, розташовують перед візою.

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

22.6. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

22.7. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

22.8. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

22.9. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:



ПОГОДЖЕНО

начальник Полтавського

міського управління юстиції

підпис, ініціали, прізвище

дата




При погодженні документа з колегіальним органом вказується номер протоколу, наприклад:
ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Експертної комісії Полтавського

міського управління юстиції



10.04.2011

№ 5
22.10. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

22.11. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:


Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проекту документа


Найменування посади

підпис

ініціали , прізвище

Дата

 

 

У разі необхідності підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою відповідної установи.

22.12. Якщо зовнішнє погодження здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження розміщується на одному рівні з грифом затвердження й оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК Протокол засідання ЕК

Державного архіву Полтавського міського

Полтавської області управління юстиції

26.02.2010 №2 03.02.2010 №1
22.13. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

- з установами однакового рівня та іншими установами;

- з громадськими організаціями;

- з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

- з установами вищого рівня.

23. Відбиток печатки

23.1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається у Міському управлінні на підставі нормативно – правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 9).

23.2. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

23.3. Наказом Міського управління визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.


24. Відмітка про засвідчення копій документів
24.1. Міське управління може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому. Копія документа виготовляється й видається з дозволу начальника Міського управління.

Копія документа, створеного в структурному підрозділі, виготовляється і видається з дозволу керівника відповідного структурного підрозділу або його заступників.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, при вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників Міське управління може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії паспортів, ідентифікаційних номерів, дипломів, свідоцтв про підвищення кваліфікації тощо).

24.2. Копія з документа відтворюється засобами оперативної поліграфії.

Відмітка "копія" проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч.

Напис про засвідчення документа складається із слів


"Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису
особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та
прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту
документа "Підпис", наприклад:
Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст

(підпис) (ініціали, прізвище)

(Печатка)

(дата)
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування Міського управління (без зображення герба).

24.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах
установи, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки установи, наприклад:
Дата, індекс

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


(текст документа)




Начальник (підпис) (ініціали, прізвище)


Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст

(підпис) (ініціали, прізвище)

(Печатка)

(дата)
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах
Міського управління, повинні бути візи посадових осіб, з якими
вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.



Каталог: uploads -> 2014-06
uploads -> Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни соціальна психологія київ 2014 І. Предмет, мета та завдання дисципліни
uploads -> Конспект лекцій з дисципліни «Охорона праці у невиробничий сфері»
uploads -> Рівненський державний гуманітарний університет
2014-06 -> Про заходи до 18 ї річниці Конституції України та до 23 – ї річниці Незалежності України
2014-06 -> Методичні рекомендації трудовий договір та порядок його оформлення м. Комсомольськ 2014 рік ббк 67
2014-06 -> Міністерство юстиції України Лубенське міськрайонне управління юстиції
2014-06 -> Вступ право підозрюваного, обвинуваченого на захиствключає в себе як право захищатися відпідозритаобвинувачення, так І право захищати своїособисті І майнові інтереси. Воно забезпечується тим, що закон


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11




База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2022
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка