Наказ №110/01 Про затвердження Інструкції з діловодства в Полтавському міському управлінні юстиції



Сторінка4/11
Дата конвертації24.04.2016
Розмір1.19 Mb.
#13212
ТипНаказ
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

19. Текст документа

19.1. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

19.2. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною – конкретні характеристики.

19.3. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова "Продовження додатка".

Крім загальних вимог до тексту службових документів, необхідно враховувати, що кожний вид документа має свої особливості в складанні та оформленні, свою схему побудови тексту.



Акт – службовий документ, складений групою осіб чи спеціально уповноваженою особою для засвідчення встановлених нею фактів, пов’язаних з діяльністю організації, її окремих структурних підрозділів або окремих працівників.

Акт може бути оформлений на бланку Міського управління, на бланку структурного підрозділу, на спеціальному бланку, тобто безпосередньо на бланку акта або на чистих аркушах паперу формату А-4 з поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Під час оформлення акта слід мати на увазі, що:


  • дата і місце складання, які мають бути поставлені в акті, повинні відповідати даті та місцю події, яку заактовано. Якщо комісія працювала кілька днів, то в акті вказують останній день роботи;

  • заголовок до тексту акта має граматично узгоджуватися зі словом «акт»;

  • текст акта максимально може складатися з трьох частин: вступної, констатуючої та заключної;

  • у разі наявності додатків до акта роблять відповідну відмітку після тексту;

  • у акті може бути оформлено гриф затвердження. Як правило, акт затверджує міський голова;

  • на актах, що фіксують факти витрат грошових коштів і використання матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими документами, підпис особи, яка склала акт, або особи, яка затвердила акт, засвідчують відбитки гербової печатки виконавчого комітету міської ради.

Доповідна записка – це службовий документ, в якому інформують керівництво про ситуацію, що склалася, факти, які мали місце, виконання роботи тощо. За необхідності у доповідній записці подають висновки і пропозиції. Доповідна записка може готуватися як за власною ініціативою автора, так і вказівкою керівництва виконавчого комітету міської ради. Мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття певного рішення. Розрізняють внутрішні та зовнішні доповідні записки.

Під час складання та оформлення доповідних записок слід мати на увазі, що:



  • дату доповідної записки проставляють у день її підписання;

  • заголовок до тексту доповідної записки має стисло і точно відображати зміст тексту;

  • текст доповідної записки поділяють на дві частини, кожну з яких друкують з абзацу. У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала прикладом для написання доповідної записки. У другій – дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її вирішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких на думку автора, необхідно вжити;

  • якщо доповідну записку подають або надсилають разом з додатками, про це роблять відповідну відмітку;

  • на зовнішній доповідній записці в разі потреби зазначають прізвище виконавця і номер його телефону.

Пояснювальна записка - це службовий документ, який містить пояснення, зміст окремих положень іншого документа (плану, звіту тощо) або причин якоїсь події, ситуації, що склалася, вчинків та поведінки окремих працівників. Розрізняють на внутрішні та зовнішні пояснювальні записки.

Під час складання і оформлення пояснювальної записки слід мати на увазі, що:



  • датою пояснювальної записки є дата її підписання, а не дата події, що сталася;

  • заголовок пояснювальної записки має стисло і точно визначати смисловий аспект змісту документа;

  • якщо пояснювальну записку подають або надсилають разом з додатками, про це роблять відповідну відмітку;

  • у зовнішній пояснювальній записці у разі потреби може бути оформлено реквізит «прізвище виконавця і номер його телефону».

Звіт – це документ, в якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи. Під час складання та оформлення звіту слід враховувати такі реквізити: назва документа (звіт); період, за який складається звіт, назва установи; текст; підпис; дата складання звіту.

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту додається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його виконання.

Звіти про результати виконання одноразових завдань не затверджуються, а адресуються керівникам: зазначається назва посади і прізвище керівника (угорі праворуч на першій сторінці звіту). Текст такого звіту розпочинається посиланням типу «Відповідно до Вашого доручення від ...», «За Вашим завданням...».

План роботи – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

Плани:


  1. Річні.

  2. Піврічні.

  3. Місячні.

Форми: графіки, таблиці, тексти.

Реквізити: гриф затвердження, назва виду документа (план роботи),

зазначення періоду, на який складено план; назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується; номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання, місце виконання; відмітка про виконання.

Службові плани робіт підписують керівники структурних підрозділів, що

відповідають за їх виконання, а індивідуальні – ті, хто їх складає із наступним затвердженням керівником.

Подання (клопотання) – документ, що готує керівник структурного підрозділу із певним проханням, клопотанням затвердити конкретне рішення чи взяти участь у вирішенні певних питань. Цей документ складається особою, що його засвідчує (підписує). Подання оформляють на звичайному папері, воно може мати рукописну або друковану форму. Підпис особи, що складає таке клопотання, не засвідчується, якщо документ має внутрішнє призначення. У разі подання клопотання поза межі Міського управління, воно готується на бланку.

Реквізити: особа (організація), до якої звернений документ, назва виду

документа (подання; клопотання); текст; підпис автора, дата.

Протокол – документ колегіального органу, в якому фіксується місце,

час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.



Довідка – документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших

фактів і подій. Довідки діляться на службові, архівні та бухгалтерські. Службові – з інформацією про факти і події службового характеру. Архівні – засвідчують наявність у документах відомостей, що стосуються предмета запиту. Бухгалтерські – для нарахування виплат або перерахунку пенсій. Службові довідки складаються на бланках Міського управління.

Реквізити: назва установи (адресат); назва виду документа (довідка); дата;

місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис.



Доручення - це письмове повноваження, що видається установою або окремою особою іншій для подання третій особі (фізичні чи юридичній) при здійсненні будь-яких юридичних дій, одержанні певних грошових коштів або матеріальних цінностей, іншими словами, доручення – це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії .

Реквізити: назва установи (адресат), назва виду документа (доручення), кому видане, місце направлення, мета доручення, термін дії доручення.



Телефонограма – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми використовують, якщо необхідно оперативно вирішити питання по телефону і документувати повідомлення. Телефонограмами передають нескладні тексти (повідомлення про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни у запланованих діях, заходах тощо).

В Міському управлінні телефонограми записують від руки у спеціально заведених журналах вхідних та вихідних телефонограм.

Журнали вхідних та вихідних телефонограм, які оформлені належним чином занесені в номенклатуру справ.

У разі потреби журнал вихідних телефонограм заповнюють працівники підрозділів, які готували телефонограми.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити і підписати начальник Міського управління.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список адресатів із зазначенням номерів їхніх телефонів.

Текст телефонограми має бути чітким і стислим. Необхідно уникати слів, які рідко вживаються або складно вимовляються. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух (наприклад: прізвище «Пшенко», то треба кожну літеру передавати словами, що починаються на цю літеру (наприклад: Петро, школа, екзамен, Наталка, Кирило, Оксана).

Оформлюють вихідну телефонограму у журналі із зазначенням таких реквізитів:

10 – назва виду документа (ТЕЛЕФОНОГРАМА);

11 – дата документа (датою телефонограми є дата її передавання);

12 – реєстраційний індекс документа;

16 – адресат;

21 – текст документа;

23 – підпис (особи, від імені якої передана телефонограма);

28 – прізвище та номер телефону особи, яка передала телефонограму, а також

прізвище та номер телефону особи, яка її прийняла.


Наприклад:
ТЕЛЕФОНОГРАМА Начальнику Галузевого

08.07.2012 № 01-10/260-тф державного архіву Міністерства

оборони України

(прізвище, ініціали)


Нарада з питань використання інформації документів архівів переноситься на 22 липня 2012 року до конференц-залу (вул. Солом'янська, 24).
Реєстрація учасників – з 9.00. Початок наради – о 10.00

Заступник Голови (підпис) (ініціали, прізвище)

Передав: Прийняв:

Секретар Нагірна Секретар Самойлова

тел. 2772777 тел. 2902872

Час передавання: 15.20


Номер телефонограми складається з індексу справи за номенклатурою, в якій даний журнал зазначений, та з порядкового номера реєстрації телефонограми з початку року, відокремлений рискою. Після порядкового номера проставляється тире та букви «тф».
Наприклад: № 01-10/260-тф.
Передаючи телефонограму, потрібно дотримуватися такої послідовності:

  • відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону;

  • назвати вид документа;

  • задиктувати текст телефонограми (і переконатися у правильності запису його одержувачем);

  • назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

  • записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Особа, яка прийняла телефонограму, повинна ознайомити з її змістом керівника та/чи працівників-адресатів.

Розглянуту керівництвом телефонограму подають згідно з резолюцією на виконання.

43. Для здійснення прямого зв’язку може використовуватися електронна пошта, факс.

Передані і отримані телеграми, тексти, отримані факсом та електронною поштою, реєструються у порядку, визначеному для реєстрації вхідних і вихідних документів. Факс становить ксерокопію переданого документа. Телефаксом можуть передаватися будь-які документи та додатки до них: таблиці, креслення, схеми тощо. Факс оформлюється так само, як і службовий лист. Відправник факсу – працівник структурного підрозділу, який його підготував.



Каталог: uploads -> 2014-06
uploads -> Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни соціальна психологія київ 2014 І. Предмет, мета та завдання дисципліни
uploads -> Конспект лекцій з дисципліни «Охорона праці у невиробничий сфері»
uploads -> Рівненський державний гуманітарний університет
2014-06 -> Про заходи до 18 ї річниці Конституції України та до 23 – ї річниці Незалежності України
2014-06 -> Методичні рекомендації трудовий договір та порядок його оформлення м. Комсомольськ 2014 рік ббк 67
2014-06 -> Міністерство юстиції України Лубенське міськрайонне управління юстиції
2014-06 -> Вступ право підозрюваного, обвинуваченого на захиствключає в себе як право захищатися відпідозритаобвинувачення, так І право захищати своїособисті І майнові інтереси. Воно забезпечується тим, що закон


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11




База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2022
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка