Мета дисципліни полягає у наданні студентам теоретичних і практичних знань у сфері діловодства із застосуванням комп'ютерної техніки та сучасних інформаційних технологій. Предметом дисципліни



Скачати 151.83 Kb.
Дата конвертації27.04.2016
Розмір151.83 Kb.
Мета дисципліни полягає у наданні студентам теоретичних і практичних знань у сфері діловодства із застосуванням комп'ютерної техніки та сучасних інформаційних технологій.

Предметом дисципліни є документування управлінської діяльності й організування роботи зі службовими документами на підприємствах, в установах та організаціях різних форм власності відповідно до законодавства України, державних стандартів та інших нормативних документів у сфері діловодства.

Основними завданнями дисципліни є:

— набуття студентами теоретичних і практичних знань щодо сучасних вимог до організації діловодства на основі використання комп'ютерної техніки (персонального комп'ютера);

— засвоєння студентами правил складання та оформлювання різноманітних управлінських документів: організаційних, розпорядчих, довідково-інформаційних, документів з особового складу з використанням персонального комп'ютера.

Після опанування дисципліни студент має:



Знати:

— нормативну базу діловодства в Україні;

— вимоги Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»;

— основні терміни та визначення понять у сфері діловодства (діловодство, документ, службовий документ, документація, документування управлінської інформації, юридична сила службового документа, реквізит службового документа, формуляр службового документа, бланк службового документа, документообіг, організування роботи зі службовими документами та інші згідно з ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»;

— класифікацію службових документів;

— комп'ютерні технології у сфері загального діловодства та управління;

— основні види та різновиди організаційних документів;

— основні види та різновиди розпорядчих документів;

— основні види та різновиди довідково-інформаційних документів;

— основні види та різновиди документів з особового складу;

— вимоги до виготовлення загальних бланків, бланків службових листів, бланків конкретного виду документа;

— склад реквізитів документів;

— правила написання реквізитів та розташування їх на бланку документа;

— вимоги до розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка;

— вимоги до розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка;

— склад реквізитів у певних групах управлінських документів (організаційних, розпорядчих, довідково-інформаційних, з кадро¬вих питань, особисто-офіційних, фінансових тощо);

— правила та вимоги до складання та оформлювання змінних реквізитів у різних видах організаційно-розпорядчих документів;

— вимоги до оформлювання текстів службових документів;

— техніко-орфографічні правила написання текстів документів;

— основні правила комп'ютерного набору текстів документів;

— вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою комп'ютерної техніки (персонального комп'ютера);

— організування роботи зі службовими документами (приймання, попередній розгляд документів, порядок оброблення вхідних, вихідних і внутрішніх документів, пошук та зберігання документів тощо).



Уміти:

— застосовувати державні стандарти, уніфіковані системи документації, інші нормативні документи у сфері діловодства;

— оформлювати окремі види текстового матеріалу, а саме: заголовки і підзаголовки, примітки, виноски тощо;

— складати та оформлювати табличні форми;

— конструювати макети кутового та поздовжнього бланка службового листа організації згідно зі схемою розташованості реквізитів документів;

— конструювати макети кутового та поздовжнього бланка конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви документа) згідно зі схемою розташованості реквізитів документів;

— конструювати макети кутового та поздовжнього загального бланка організації згідно зі схемою розташованості реквізитів документів;

— створювати та оформлювати найтиповіші управлінські документи, користуючись можливостями текстового процесора Microsoft Word;

— використовувати трафаретизовані форми документів;

— організовувати роботу зі службовими документами.


НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДИСЦИПЛІНИ
Тема 1. Документування в управлінській діяльності

Методичні поради щодо вивчення теми

Під час вивчення теми «Документування в управлінській діяльності» студенти мають усвідомлювати, що організація управління у наш час неможлива без застосування комп'ютерних технологій. Практично всі працівники сфери управління в установах, організаціях, на підприємствах і фірмах використовують у своїй діяльності комп'ютери, які спрощують і пришвидшують підготовку документів, надають можливість зберігання й обробки величезних обсягів інформації, кардинально підвищують продуктивність і якість управлінської праці.



Документування управлінської діяльності полягає у створенні документів, які є основними елементами діловодства, а під діловодством слід розуміти сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами.

Особливу увагу слід звернути на те, що під час складання, погодження, затвердження, оформлювання, виготовлення, тиражування і зберігання документів треба дотримуватися відповідних вимог, правил, норм, зафіксованих у законодавчих та правових актах України, нормативних документах, державних стандартах, державних класифікаторах, типових та галузевих інструкціях з діловодства, інструкціях з діловодства конкретної організації, установи, підприємства (фірми).

Відсутність необхідних реквізитів або неправильне оформлювання їх може призвести до того, що документ не матиме юридичної сили.

Отже, щоб документи мали юридичну силу, їх слід правильно складати як за формою, так і за змістом.



Класифікація документів

Студентам необхідно знати, що з метою підвищення оперативності роботи апарату управління, відповідальності його виконавців документи прийнято класифікувати, тобто розподіляти їх на класи за найзагальнішими ознаками подібності та відмінності:

за спеціалізацією: загальні (з адміністративних питань) та спеціалізовані (з фінансових, комерційних питань, трудових правовідносин та інші);

за призначенням: нормативно-правові, організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, документи колегіальних органів і документи з особового складу;



  • за походженням: внутрішні, ті, що не виходять за межі установи, та зовнішні;

за напрямом: вхідні та вихідні;

  • за джерелами виникнення: первинні та вторинні;

за формою: індивідуальні, типові, трафаретні;

  • за технікою відтворення: рукописні та відтворені механічним способом;

за доступом до інформації: ті, що містять відкриту інформацію, та документи з обмеженим доступом;

  • за рівнем гласності: конфіденційні й таємні;

за терміном виконання: звичайні, безстрокові, термінові, дуже термінові. Термін виконання документів встановлюється законом або відповідними правовими актами;

за складністю: прості та складні;



  • за призначенням створення: оригінали (зразки, дублікати, відпустки, витяги) та копії [6, с. 40—41].

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст.

З метою розв'язання організаційно-розпорядчих завдань апарат управління реалізує свої функції за допомогою управлінських документів, що належать до системи організаційно-розпорядчої документації (ОРД).

Документи, що належать до системи ОРД, умовно розподіляють на такі групи:

1. Організаційні документи — це комплекс взаємопов'язаних документів, що регулюють функції, права та обов'язки апарату управління.

До цієї групи належать: статут організації, установчий договір, положення про установу, положення про персонал, положення про підрозділи, посадові інструкції працівників, інструкції з діловодства, з техніки безпеки, правила тощо.

2. Розпорядчі документи мають адміністративний характер, їх видають вищі та центральні органи державного управління, а також керівники підприємств, установ з метою розв'язання найважливіших завдань.

До цієї групи документів належать: укази, постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, рішення, ухвали тощо.

3. Довідково-інформаційні документи — це сукупність документів, які містять інформацію про фактичний стан справ, і є підставою для прийняття рішень, видання розпорядчих документів.

До цієї групи належить найбільша кількість документів, а саме: службові листи, факси, протоколи, витяги з протоколів, акти, договори, довідки, записки (доповідні, пояснювальні, службові), службові телеграми, телефонограми, звіти, оголошення, запрошення, плани, списки тощо.

4. Документи з особового складу — це документи, які характеризують правову, трудову й службову діяльність працівників організації. Вони містять інформацію, що стосується трудових відносин між конкретним працівником та організацією.

До цієї групи належать такі види документів: автобіографії, заяви (про прийняття, звільнення, переведення тощо), накази з особового складу, резюме, трудові книжки, особові картки, особові справи, контракти, трудові угоди тощо.



Усі перелічені групи управлінських документів становлять уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації (УСОРД).

Основним стандартом, положення якого поширюються на організаційно-розпорядчі документи: постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності, є ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі — Держстандарт).

Терміни та визначення понять у сфері діловодства й архівної справи встановлює ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять». Терміни, регламентовані в цьому стандарті, є обов'язковими для застосування в усіх видах нормативних документів стосовно діловодства й архівної справи.

Крім того, під час підготовки документів слід керуватися: правилами скорочення слів (ДСТУ 3582-97 «Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила»); правилами оформлювання окремих частин тексту (ДСТУ 1.5:2003 «Національна стандартизація. Правила побудови, викладання, оформлювання та вимоги до змісту нормативних документів»); правилами позначення одиниць вимірювання тощо.
Організування роботи зі службовими документами

Під час вивчення питання організування роботи зі службовими документами студенти мають знати, що цей процес охоплює операції приймання, реєстрування, розгляду документів, опрацювання та надсилання вихідних документів, контролю виконання документів, складання номенклатури і формування справ, готування справ до зберігання й користування.

Усі процеси організування діловодства регламентує чинне законодавство, зокрема «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 [1].

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян встановлює Кабінет Міністрів України [2].

Розглядаючи питання приймання, розгляду й реєстрування, слід знати, що всі документи, що надходять до організації, зокрема створені за допомогою персонального комп'ютера, приймаються централізовано в канцелярії, а в разі надходження документів у неробочий час їх приймає черговий працівник.

У канцелярії розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис «Особисто», а в разі пошкодження конверта роблять відмітку в поштовому реєстрі.

Неправильно оформлені (непідписані, незареєстровані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертають відправникові або пересилають адресатові.

Обов'язковому попередньому розгляду підлягають всі документи, що надійшли до організації.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом організації або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, що передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися статутом чи положенням про організацію та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності організації, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

Під час реєстрування службового документа до облікових форм вносять короткі відомості про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу і дати реєстрування.

Документи реєструють у межах груп залежно від назви, виду, автора та змісту.

Окремо, наприклад, реєструють закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, накази із загальних питань; накази з особового складу: про приймання, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладання стягнення на працівника, відрядження працівників, із адміністративно-господарських питань; рішення колегії організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Головним принципом реєстрування документів є одноразовість. Кожен документ реєструють у даній організації лише раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані — у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.

Важливу роль у процесі організування роботи зі службовими документами відіграє здійснення контролю за виконанням документів. Завданням контролю є забезпечення своєчасного та якісного виконання їх.



Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 (із змінами, внесеними згідно із Постановою KM України від 28 липня 2003 року № 1173 «Про внесення змін до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади») обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів і звернень народних депутатів України.

Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян регламентує «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об'єднань громадян, в установах, організаціях, на підприємствах незалежно від форм власності», затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 [2].

Слід зазначити, що в кожній установі, організації має бути систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням термінів зберігання їх, тобто номенклатура справ.



Номенклатура справ забезпечує обґрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи документів за змістом і різновидом, відбір документів для державного зберігання в процесі діловодства.

Термінологічний словник

  1. Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) — номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів (УФД) із унікальними кодовими позначеннями.

  2. Діловодство — сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами.

  3. Документ — інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцію якого є зберігати та передавати її у часі та просторі.

  4. Документація — сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу.

  5. Документообіг — рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання.

  6. Документування управлінської інформації — створювання службових документів, змістом яких є управлінська інформація.

  7. Уніфікована система документації — система документації, у якій всі документи створено за однаковими правилами.

  8. Контроль виконання документа — сукупність процесів, які забезпечують своєчасне виконання документів.

  9. Організаційно-розпорядча документація — підсистема управлінської документації, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління. 

  10. Організація роботи зі службовими документами — організування документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи.

  11. Номенклатура справ — обов'язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням термінів зберігання їх.

  12. Реєстрування службового документа — внесення до облікових форм стислих відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу і дати реєстрування.

  13. Система документації — сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі.

  14. Службовий документ — документ, який створила або отримала установа в процесі діяльності.

  15. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації — система документації, використовувана для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.

  16. Управлінська документація — система документації, що забезпечує виконання функцій управління.

  17. Юридична сила службового документа — властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і (або) управлінські функції.

Контрольні запитання

1. Дайте визначення поняттю «діловодство».

2. Дайте визначення поняттю «документ».

3. Дайте визначення поняттю «службовий документ».

4. Дайте визначення поняттю «юридична ста службового документа».

5. За якими ознаками класифікують документи?

6. Назвіть групи організаційно-розпорядчих документів.

7. Які види документів належать до організаційних?

8. Які види документів належать до розпорядчих?

9. Які види документів належать до довідково-інформаційних?

10. Які види документів належать до документів з особового складу?

11. Назвіть стандарт, положення якого поширюються на організаційно-розпорядчі документи. 



Рекомендована література

1. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автоном¬ної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади» (із змінами, внесеними згідно з Постановами KM України № 1577 від 27.11.2001, № 1106 від 17.07.2003, № 1173 від 28.07.2003, № 1558 від 17.11.2004, №371 від 18.05.2005, №493 від 20.06.2005, №642 від 25.07.2005, №981 від 24.09.2005).

2. Постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. №348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях гро¬мадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (із змінами, внесеними згідно з Постановою KM № 1153 від 17.10.1997).

3. ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

4. ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визна¬чення понять.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. — К: Либідь, 2004. —С. 5—8, 159—180.

6. Палеха Ю. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2-х ч. — Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових па¬перів). — К: Вид-во Свроп. ун-ту, 2003. — С. 38—45.

7. Палеха Ю. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2 ч. — Ч. 2. Кадрове діловодство (зі зразками сучасних ділових паперів). — К: Вид-во Свроп. ун-ту, 2003. — С. 180—249.



8. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П.Бибик, І.Л.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. — К: Довіра: УНВЦ «Рідна мова», 1997. —С. 6—7.

9. Шевчук С.В. Ділове мовлення для державних службовців.— К: Літера ЛТД, 2004. — С. 108—111. 


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка