Курс лекцій для студентів спеціальності 03050901, 03050901 «Облік І аудит» денної та заочної форм навчання, в тому числі перепідготовка спеціалістів



Сторінка4/11
Дата конвертації16.04.2016
Розмір1.26 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Тема 3. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА, ДОКУМЕНТУВАННЯ

ТА ДОКУМЕНТООБІГУ

3.1. Поняття діловодства та документування.

3.2. Організація документування господарських операцій.


3.3. Організація документообігу.
3.1.Поняття діловодства та документування

Організація роботи з документами являє собою важливу частину процесів управління і прийняття управлінських рішень, що суттєво впливає на оперативність та якість управління. Процес прийняття управлінського рішення охоплює отримання інформації, її перероблення, аналіз, підготовку та прийняття рішення і залежить від документального забезпечення управління. Від якості, вірогідності, оперативності приймання - передавання інформації, правильної постановки довідниково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів залежить ефективність управління підприємством. Дана робота на підприємстві називається діловодством, під яким розуміють сукупність певних робіт, пов’язаних із веденням кореспонденції; прийманням і відправленням документів, які надходять і виходять; реєстрацією, контролем за виконанням; зберіганням оброблених документів у поточному архіві.



Діловодство повинно забезпечувати оперативну роботу всього обліково-аналітичного апарату, можливість організації і здійснення швидкого контролю за виконанням і зберіганням кожного документа – носія інформації. В системі діловодства поняття документа є центральним, фундаментальним. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що є об’єктами практичної діяльності зі створення, збирання, оброблення, зберігання, пошуку, поширення та використання документально оформленої інформації на підприємстві в цілому та в бухгалтерському обліку зокрема. Головною складовою документа є інформація. Матеріальний об’єкт, спеціально призначений для записування, зберігання та передавання інформації, називають матеріальним носієм або носієм інформації. Окремо від діловодства слід розглядати процес документування, під яким розуміють сукупність технічних і методичних прийомів для створення документа. Документування є першою стадією бухгалтерського обліку, яка охоплює: реєстрацію та фіксацію інформації про факти , операції, процеси, її оброблення та узагальнення.

Документування з погляду повного, точного і систематизованого запису, який відображає рух товарів і платежів, є підставою для складання річної звітності.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, їх рух у встановлені графіком документообігу терміни, вірогідність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Працівники, які ведуть бухгалтерський облік, зобов’язані перевірити первинні документи за формою і змістом, тобто перевірити наявність у документі обов’язкових реквізитів і відповідність відображеної в документі господарської операції чинному законодавству.




3.2. Організація документування господарських операцій

Основні вимоги до складання бухгалтерських документів викладені в Законі України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні “.

За принципом повного висвітлення первинними бухгалтерськими документами повинні оформлюватися усі без винятку операції, які підлягають обліку.

Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, то безпосередньо після її закінчення. Первинні облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях. Документи, створені на машинозчитувальних носіях, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії, виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації.

Залежно від частоти використання реквізитів у різних документах виділяють загальні (основні) та індивідуальні реквізити. Обов’язкові реквізити є загальними для характеристики будь-якої операції. Вони визначають зміст операції, яку відображають, і надають документу доказову силу. Якщо документ не має хоча б одного з обов’язкових реквізитів, то він не може бути підставою для відображення операцій у бухгалтерському обліку.

У бухгалтерському обліку до інформаційних повідомлень про первинні спостереження фактів господарської діяльності ставляться особливі вимоги. Спосіб їх відображення на матеріальних носіях повинен забезпечувати юридичне підтвердження і вірогідність кожного інформаційного повідомлення.

У випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності (обліку). Їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідно Державним комітетом статистики України або Міністерством фінансів України, з обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів тощо їх номінальної вартості. Усі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої встановлюють міністерства і відомства. Порядок використання та обліку бланків суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких проводиться на таких бланках, встановлюється окремими нормативними актами. Бланки цінних паперів і документів суворої звітності виготовляють тільки на державних спеціалізованих підприємствах, які охороняють органи внутрішніх справ.

Всі документи надаються бухгалтерії у строки, встановлені керівником підприємства. При цьому забороняється приймати до виконання та оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання та використання активів і зобов’язань. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень.

Первинні документи можуть бути прийняті до обліку в тому разі, якщо вони складені за формою, підписані особою, спеціально на це уповноваженою.

Документи, що надходять до бухгалтерії, ретельно перевіряються перед рознесенням їх даних на рахунки бухгалтерського обліку. Після перевірки документи подають на підпис керівнику підприємства, а далі вони підлягають бухгалтерському опрацюванню – підготовці документа для запису сум господарської операції на рахунках синтетичного і аналітичного обліку (групування, таксування, контирування, включення до облікових регістрів).

1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка