Головне управління юстиції у чернівецькій області відділ реєстрації нормативно-правових актів, систематизації законодавства, правової роботи та освіти «складання та оформлення документів»



Скачати 248.8 Kb.
Дата конвертації27.04.2016
Розмір248.8 Kb.
#22624
ТипПротокол
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ

У ЧЕРНІВЕЦЬКІЙ ОБЛАСТІ

Відділ реєстрації нормативно-правових актів, систематизації законодавства, правової роботи та освіти

«СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ»
(МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ)


Погоджено за засіданні Методичної

ради з правової роботи «___»____ 2015р.

Протокол № ___



м.Чернівці, 2015
З М І С Т

1. Вступ …………………………………………………….…………….

2. Загальні положення …………….……………….…………………..

3. Система документації та її класифікація ..…………………………


4. Реквізити документів та їх оформлення ……………….….……

ВСТУП
Документи широко використовуються в повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню роботи, функціонування закладів, підприємств чи організацій і одночасно є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них несе велике правове навантаження.

Кожний документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними для конкретного виду.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.

Дотримання цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
Документ — основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Обов'язковими для документа є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв'язність викладу, структурна організація, завершеність.

Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, приватні стосунки між людьми. Документи мають правове і господарче значення.

Стандарти встановлюють найзагальніші правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їхніх окремих реквізитів.



Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом.

Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів регламентовано ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», який затверджений наказом Держспоживстандарту України №55 від 07.04.2003 року.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція тощо. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених у документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.

Крім основних реквізитів, що безпосередньо впливають на юридичну чинність документа, є так звані технологічні реквізити. До них відносяться: відмітка про надходження документа до організації, реєстраційний номер документа, відмітки про контроль за виконанням, виконавця, наявність додатків, ідентифікатор електронної копії документа тощо.

Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.

ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему ОРД, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

Стандарт встановлює 32 реквізити документа. Однак всі вони не можуть бути присутні на одному документі, оскільки деякі з них є взаємовиключними, наприклад: "гриф затвердження документа" і "адресат"; "назва виду документа" і "довідкові дані про установу" (довідкові дані про установу зазначають виключно в листах, однак при цьому на бланку листа не пишуть назву виду документа).

Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його цільового призначення, змісту, способу документування, етапів його підготовки і роботи з ним. Деякі документи мають суворо обмежений склад реквізитів. Відсутність або неправильне зазначення в службовому документі будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Обов'язковими реквізитами, що забезпечують юридичну силу документа, є такі: назва установи, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс, текст, підпис.

Таким чином, стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого документа. В конкретному документі реквізитів може бути менше, частина з них буде відсутня. Місце реквізиту визначено графічно.



Більшість службових документів та, перш за все, ОРД оформляються на папері формату А4 (210 х 297) та А5 (210 х 148). Але окремі види документів, частіше планово-економічні, бухгалтерські та ін., які містять таблиці та графіки, оформляються на форматі A3 (297х420) і А6 (105х148).

В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до бланків. В ДСТУ вказуються мінімальні розміри полів бланків: ліве - ЗО мм; праве - не менше 10 мм; верхнє - не менше 20 мм; нижнє - не менше 20 мм. Опис вимог до кожного реквізиту окремо подано в ДСТУ 4163-2003 досить детально. Ці вимоги роз'яснені або викладені також в найбільш важливому нормативно-методичному документі ''Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення''.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ ТА ЇЇ КЛАСИФІКАЦІЯ
У звʹязку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його систематичного вдосконалення, підвищення рівня знань та кваліфікації управлінських працівників у галузі документування та документаційного забезпечення обслуговування процесу управління.

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найзагальнішими ознаками схожості й відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління і відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи, як правило, класифікуються за такими ознаками:



1. За назвою – заяви, автобіографії, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи тощо.

2. За призначенням – організаційно-розпорядчі (організаційні: положення, інструкції, правила, статути, тощо; розпорядчі: постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо), довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні й службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо), кадрово-контрактні або щодо особливого складу (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо), обліково-фінансові, господарсько-договірні тощо.

3. За походженням – службові (офіційні), які створюються організаціями, підприємствами й службовими особами, що їх представляють, і оформлюються в установленому порядку; особисті, що укладаються окремими особами для вирішення індивідуальних питань.

4. За напрямом – вхідні, які надходять до організації, та вихідні, що надсилаються іншим організаціям.

5. За місцем складання – внутрішні, які стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі; зовнішні, тобто вхідна й вихідна кореспонденція.

6. За видами – типові (стандартні), що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обовʹязковий характер (свідоцтво, атестат, диплом тощо); трафаретні (нестандартні), що виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця (перепустка, довідка тощо); індивідуальні, що укладаються особою за загальними принципами й формою, але з викладенням інформації залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, резюме, запрошення тощо).

7. За способом виготовлення, формою й ступенем стандартизації й регламентації – стандартні (типові), нестандартні й індивідуальні (нестандартні): стандартні – документи, які укладаються на спеціальних бланках, мають однакову форму й заповнюються в регламентованій послідовності; нестандартні – документи, у яких лише частина даних готується заздалегідь.

8. За терміном виконання – нетермінові, які виконуються в порядку загальної черги у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми); термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також термінові за способом відправлення (телеграми, телефонограми); дуже термінові – документи з позначенням «Дуже терміново».

9. За ступенем гласності (секретності) – звичайні (несекретні) – для загального службового користування; таємні (секретні) і цілком таємні – із відповідними позначеннями таємності для обмеженого користування.

10. За стадіями виготовлення – оригінали – перші або єдині примірники офіційних документів; копії – документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частина їх і відповідним чином оформлені (відпустки, витяги, дублікати).

Відпуск – повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір.

Витяг – копія офіційного документа, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена.

Дублікат – повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу.




11. За юридичною силою: справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами і поділяються на чинні й нечинні (коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин); фальшиві (підроблені), у яких зміст або оформлення не відповідає істині.

12. За складністю – прості (односкладові, що відображають одне питання або факт; складні, які відображають два й більше питань або фактів.

13. За строками зберігання – постійного, тимчасового (до 10 років) і тривалого (понад 10 років) зберігання.

14. За технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом.

15. За носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці тощо.

Уніфікованість і стандартність документів закріплено державним стандартом.



РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ОФОРМЛЕННЯ


п/п

Реквізити

Правила оформлення

1.

Державний герб

Розташовується посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації

2.

Емблема організації

Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку. Емблему не відтворюють за наявності герба

3.

Зображення державних нагород

Розташовується на лівому полі навпроти реквізитів 07 і 08

4.

Код підприємства, установи, організації

Розташовується у верхньому правому куті. На бланках службових листів цей реквізит додають до реквізиту 9 «Індекс підприємства, поштова адреса». Наприклад: «ЄДРПОУ 97133265» (відповідно до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України)

5.

Код форми документа

Розташовується у верхньому правому куті під кодом підприємства, організації, установи. Ідентифікація уніфікованої форми документа здійснюється за допомогою ієрархічної класифікації за трьома ступенями. Кодове позначення кожної уніфікованої форми, внесеної до класифікатора, складається із семи цифрових десяткових знаків: ХХ (клас форми) ХХ (підклас форми) ХХХ (реєстраційний номер форми), Наприклад: «Код за ЗКУД 0201001 – Акт про створення міністерства» (02 – організаційно-розпорядча документація; 01 – документація з організації систем управління)

6.

Назва міністерства (або центрального органу виконавчої влади)

Розташовується у верхньому лівому куті або посередині сторінки

7.

Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа

Розташовується у верхньому лівому куті. Назва установи не повинна відрізнятися від зазначеної у Положенні (Статуті) про цю установу. Скорочена назва вживається тільки тоді, коли вона офіційно зафіксована в Положенні про Установу. На бланку скорочену назву розміщують після повної

8.

Назва структурного підрозділу

Розташовується у верхньому лівому кутку під назвою установи, організації, підприємства

9.

Індекс підприємства звʹязку, поштова й телеграфна адреси, номери телефаксу, телефону, розрахункового рахунку в банку

Розташовується у верхньому лівому кутку під назвою установи і структурного підрозділу. Оформляється відповідно до поштових правил: вул.Грушевського, 1

м.Чернівці,

58010

тел.(0372) 55-27-60



На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок №11632516

в Ощадбанку м.Чернівці МФО №321518.



Для листі застосовують також реквізит 04

10.

Назва виду документа

Розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду

11.

Дата

Документ датується днем його підписання, затвердження, фіксації подій в документах (акті, протоколі) або днем набрання чинності розпорядчим документом після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює). Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (20 грудня 20__р.) або цифровим – арабськими цифрами у такій послідовності: день, місяць, рік – 19.12.2014. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом. Датуються всі стадії оформлення та обробки документа: резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання і направлення його до справи. У факсах, телеграмах, телефонограмах, крім дати, проставляються години та хвилини

12.

Індекс

Розташовується у верхній частині сторінки зліва поряд з реквізитом «дата». Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль за виконанням. Існують прості та складні індекси. Простий індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: №02-10/36, де 02 – шифр структурного підрозділу, 10 – номер справи документа, 36 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії. Складний індекс, окрім зазначених пар номерів, містить ще й порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються. Наприклад, 412/02-10/36

13.

Посилання на індекс та дату вхідного документа

Розташовується у верхній частині сторінки зліва під реквізитами «дата» та «індекс». Цей реквізит є обовʹязковим лише для службових листів, що потребують відповіді. Містить дату та індекс, вказані в документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на №03-15/635 від 08.01.2015

14.

Місце укладання чи видання

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ. Якщо це місто – обласний центр, то можна вказати його назву без літери «м.». Наприклад: Чернівці, м.Кіцмань. На листах не зазначається

15.

Гриф обмеження доступу до документа

Проставляється на документах, що містять інформацію для обмеженого кола людей. Розташовується праворуч під реквізитом 04 із зазначенням номера примірника цього документа. Записується так: «Для службового користування», «Таємно», «Цілком таємно», «КТ (комерційна таємниця), «Не для друку»

16.

Адресат

Розташовується праворуч у верхній частині сторінки. У порядку адресування поштових відправлень по Україні. Адреси адресата і адресанта зазначаються у такій послідовності:

1) імʹя, по батькові та прізвище адресата (для організації – назва підприємства, організації, установи); 2) вулиця, номер будинку, квартири; 3) населений пункт, номер відділення звʹязку; 4) район і область (у разі потреби); 5) поштовий індекс. На поштових відправленнях, адресованих «До запитання», на абонентну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, імʹя, по батькові та прізвище зазначаються повністю. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишеться з нового рядка. Є кілька способів адресування:

1. Якщо документ адресується організаціям або структурним підрозділам без зазначення посадової особи, то адреса пишеться в називному відмінку.

2. Якщо документ адресовано конкретній посадовій особі, то в його адресуванні зазначаються посада та прізвище посадової особи, які стоять у давальному відмінку.

3. У разі коли документ адресується кільком посадовим особам, то допускається зазначати в документі не більше ніж чотири адреси. Слово «копія» перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Якщо документ надсилається більш ніж чотирьом адресатам, складається список на розсилку й на кожному документові зазначається лише один адресат.

4. Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств та організацій, то адресата зазначають узагальнено



17.

Гриф затвердження

Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Затверджуються, як правило, організаційні документи (положення, статути, інструкції), акти, деякі протоколи. Ці документи набувають юридичної сили з моменту їхнього затвердження. Елементи грифу затвердження:

1) слово «ЗАТВЕРДЖУЮ» АБО «ЗАТВЕРДЖЕНО»;

2) назва посади або нормативного документа;

3) особистий підпис;

4) ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;

5) дата затвердження та номер документа



18.

Резолюція

Це напис на документі, зроблений керівником установи, який містить вказівки щодо виконання документа. Він закріплює розпорядження керівника. Розміщується у правому верхньому куті. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається, якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

Складається з таких елементів:

1) прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;

2) термін виконання документа;

3) особистий підпис керівника;

4) дата.


Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою

19.

Заголовок до тексту

До тексту документа, який перевищує 10 рядків, слід обовʹязково скласти заголовок. Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа або під номером і датою; відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про», має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа. У заголовку повинно бути не більше ніж 5 рядків, у кожному рядку – до 28 знаків. При великому обсязі допускається продовжувати заголовок до правового поля документа. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Заголовки до текстів у деяких документах повинні мати відповідний відмінок. Якщо документ містить кілька питань (складний документ), заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на форматі А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки також не складаються до текстів телеграм і повідомлень

20.

Відмітка про контроль

Документи, які потребують виконання та відповіді, беруться на контроль. Розташовується на лівому полі першої сторінки документа (навпроти заголовка до тексту). Проставляють за формою «К», «Контроль» або контрольною датою виконання. Вона пишеться від руки або наноситься гумовим штемпелем

21.

Текст

Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля). Інформацію може бути подано у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або як поєднання цих форм. Тексти складних документів розбивають на пункти і підпункти (розділи та підрозділи), які нумерують арабськими цифрами з крапками. Як правило, текст складається з таких логічних елементів:

1) вступ;

2) докази;

3) закінчення

Текст розпорядчих документів і листів складається з двох частин. У першій зазначається обґрунтування або підстава для складання документа, а в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: витяг з наказу – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення


22.

Відмітка про наявність додатка

Розташовується ліворуч у верхній половині сторінки під реквізитом «текст». Додатки до документів можуть бути трьох видів:

1) додатки, що затверджуються і вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів); 2) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа; 3) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату та індекс. Відмітка робиться у верхній частині першого аркуша додатка. У разі наявності кількох додатків їх нумерують. Наприклад: Додаток 2. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Є декілька способів оформлення додатків:

1. Якщо документ має додатки, зазначені в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформлюють так:

Додаток на 2 с, у 3 пр.

2. Якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перерахувати із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників:

Додаток: проект реконструкції ділянки на 5с, у 3 пр.

3. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:

Додаток: відповідно до списку на 7с.

4. Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатків оформляється так:

Додаток: ____________ від 25.01.2015р.

№4 і додаток до нього на 21 арк, у 2 пр.

5. При великій кількості додатків на них складається опис, а в документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 12 арк.

6. Якщо додаток направляють не на всі зазначені в документі адреси, відмітку про наявність додатка оформляють таким чином:

Додаток: на 5 арк. У 2 пр. на першу адресу.



23.

Підпис

Підписують, як правило, перший примірник документа. При направленні документа за декількома адресами за межі установи – автора підпис проставляється на кожному екземплярі. До складу підпису входять: 1) зазначення посади (ліворуч); 2) підпис (праворуч); 3) ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).

Повне найменування посади не вказується в тому разі, коли документ виконано на бланку і є відомості про адресата. Якщо таких відомостей немає, то наводяться повністю посада і назва організації. Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні.

Розшифрування підпису в дужки не береться.

У розшифруванні підпису другий ініціал (по батькові) допускається не зазначати (це стосується реквізитів 17, 24, 25, 27, 29, 30)



24.

Гриф погодження

Погодження – це попередня оцінка змісту документа, його доцільності, відповідності законодавчим та нормативним актам. Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту «Підпис» або на окремій сторінці. Розрізняють два види погодження документів – внутрішнє – віза (з підрозділами та службовими установами) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями).

Гриф погодження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається зі:

1) слова «ПОГОДЖЕНО»;

2) назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ, або нормативного документа;

3) особистого підпису;

4) дати та номера документа.

Коли зміст документа узгоджують понад три установи, складають «Аркуш погодження» і робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження: аркуш погодження додається


25.

Віза

Внутрішнє погодження проекту документа – це його візування.

Віза – це підпис посадової особи на документі, який засвідчує її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним. Наприклад, проекти нормативно-правових актів установи перевіряють працівники юридичної служби на відповідність їх законодавству.

Віза складається з:

1) особистого підпису особи, що візує;

2) дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали та прізвище).

Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою або на окремому аркуші паперу (про що робиться відповідний запис під час візування). При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо для цього місця на лицьовому боці не вистачає. Листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі


26.

Печатка

Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення (факт витрати коштів і матеріальних цінностей).

Печатки є гербові та прості Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки та інших.

Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи тощо. Відбиток печатки ставлять на документах поруч з підписом таким чином, щоб частково заходити назву посади й підпис. У фінансових документах, що направляються в банк, печатка не повинна захоплювати підпис


27.

Відмітка про засвідчення копій

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи або відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (окрім архівів, нотаріальних контор). У правому верхньому куті пишеться слово «копія», під реквізитом «підпис»:

1) слово «правильно», «з оригіналом згідно», «згідно»;

2) дата;

3) посада виконавця; підпис і його розшифрування.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справі, допускається не зазначати дату завірення й посаду особи, яка завірила копію. Текст бланку у відпуску не відтворюється.

Якщо копія документа пересилається до інших організацій чи видається на руки, то, крім підпису про завірення, проставляють відбиток печатки. Крім того, копія вихідного документа (відпуск) містить візи осіб, які склали документ, і візи осіб, з якими документ погоджується



28.

Прізвище виконавця та номер його телефону

Цей реквізит обовʹязковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: 1) прізвища виконавця; 2) номера його службового телефону. У разі потреби під прізвищем виконавця документа й номером його телефону зазначається номер друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників, дата друкування, куди направлено примірники). Наприклад: Петренко 57 14 65

ВП 5 12.01.2015

пр.1 – за адресою

пр.2 – до відділу кадрів

Вони ставляться в нижньому лівому куті зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа


29.

Відмітка про виконання документа й направлення його до справи

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить у собі такі дані:

1) слова «ДО СПРАВИ» та номер справи, до якої має бути підшитий документ;

2) стислу довідку про виконання;

3) підпис виконавця документа;

4) дату направлення документа до справи


30.

Відмітка про перенесення даних на машинний носій

Розміщується в нижньому правому полі першого аркуша документа. Містить:

1) запис «Інформація перенесена на машинний носій»;

2) підпис особи, відповідальної за перенесення даних;

3) дату перенесення.

Може також оформлятися у вигляді посилання на електронний носій:

С:

Фонд



МЦ 2003.doc

31.

Відмітка про надходження

Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі першої сторінки документа.

Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа).

Відбиток штампа містить:

1) скорочену назву організації;

2) індекс документа;

3) дату надходження



32.

Запис про державну реєстрацію

Фіксують у нормативно-правових актах органів державної влади, що проходять реєстрацію відповідно до встановленого порядку реєстрації, у правому верхньому кутку першої сторінки документа під реквізитом 17

Таким чином, стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого документа.




Список використаної літератури

1. ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженої наказом Держспоживстандарту України №55 від 07.04.2003р.

2. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навч. посібник. — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 320 с.

3. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник / 5-те вид., доп. і перероб. — К.: Атіка, 2005. — 544 с.

4. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник / 4-те вид. — К.: Либідь, 2004. — 384 с.

5. Зубенко Л. Г., Нємцов В. Д., Чупріна М. О. Ділові папери в менеджменті: Навч. посібник. — К.: ТОВ "УВПК "ЕксОб", 2002. — 272 с.



6. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль: Навч. посібник / 3-тє вид. — К.: Центр навчальної літератури, 2004. — 364 с.


Упорядники:

Німіжан І.Л. – начальник відділу реєстрації нормативно-правових актів, систематизації законодавства, правової роботи та освіти

Ніколаєвич Т.Г. – провідний спеціаліст відділу реєстрації нормативно-правових актів, систематизації законодавства, правової роботи та освіти

Січень 2015



Каталог: images -> file
file -> Ввести в действие с 01. 09. 2014 г. Приказ №43/4 от 29. 08. 2014 г. Директор Р. Р. Зарипов
file -> Програма «Комплексного кваліфікаційного екзамену з психології»
file -> Образовательная программа муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения
file -> Програма комплексного кваліфікаційного іспиту з фахових дисциплін зі спеціальності: 01010101 Дошкільна освіта
file -> Програма комплексного кваліфікаційного екзамену з практичної психології для студентів заочної форми навчання
file -> Основная образовательная программа Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения
file -> Початкова школа у початкових класах загальноосвітніх навчальних закладів незалежно від типу, підпорядкування І форми власності 2012/13
file -> Рішення Одеської міської ради №6723-vi
file -> Програма «Комплексного кваліфікаційного екзамену з психології»

Скачати 248.8 Kb.

Поділіться з Вашими друзьями:




База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2022
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка