1. Державна мова – мова професійного спілкування



Сторінка4/5
Дата конвертації15.04.2016
Розмір0.76 Mb.
1   2   3   4   5

34. Оформлення сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері А4 та А5. Можна використовувати папір формату А3 – для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 – для резолюцій. Документи повинні мати такі поля:

30 мм ліве;

10 мм праве;

20 мм верхнє та нижнє.

При цьому міжрядковий інтервал – 1,5 см.

Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють – міжрядковими інтервалами. Назву документа друкують великими літерами. На бланку друкується лише перша частина документа. Всі інші – на чистих аркушах паперу. Нумерація сторінок у документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, починається з другої сторінки. Рубрикація тексту – поділ тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї від іншої. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

Вимоги до тексту документа. Документація ведеться лише українською мовою. Текст – головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживань слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Якщо текст має кілька рішень, різні смислові аспекти, його треба ділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами.

35. Документація з кадрово-контрактних питань

Документи з кадрово-контрактових питань — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення , переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо.



Автобіографія — це документ, в якому особа, що складає його, дає опис свого життя і діяльності.

Основна вимога до такого документа — досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

В автобіографії обов'язково вказуються:

Прізвище, ім'я та по батькові (Я, Петренко Сергій Миколайович).

Дата народження (народився 9 серпня 1977 р.).

Місце народження (місто, село, район, станція, селище, область).

Короткі відомості про сім'ю, в якій народився (батько, мати, рік народження, їх місце проживання, місце роботи).

Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися і протягом якого часу).

Відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посад).

Відомості про громадську роботу (усі її види).

Короткі відомості про сім'ю (чоловік, дружина, діти, місце роботи, посада, місце навчання, вік).

Дата і підпис автора.

Заява — документ, який містить прохання або пропозицію однієї, кількох осіб чи організації, адресовану установі або посадовій особі. Розрізняють офіційні заяви, заяви з кадрово-контрактових питань, заяви-зобов'язання та позовні заяви.

Заяви мають такі реквізити:

— Адреса (назва організації або службової особи).

— Відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові і домашня адреса, у деяких випадках займана посада).

— Назва виду документа .

— Текст (у заяві про прийняття на роботу подається лише сам висновок).

— Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.


  • Підпис автора і дата укладання заяви.

Характеристика — документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. У кожній характеристиці повинні бути чотири частини, що логічно пов'язані між собою. Перша — анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду (вчений ступінь і звання), рік народження, освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик. Друга — дані про трудову діяльність (факс, тривалість роботи, рівень професійної майстерності та інше). Третя — власне характеристика, ставлення до роботи, підвищення професійного і наукового рівня, відносини у трудовому колективі. Тут же міститься згадка про урядові винагороди або заохочення. Четверта — висновки, де зазначено призначення характеристики.

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.



Контракт — це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством чи установою й працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності.

Через контракт громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці згідно із Законами України «Про підприємство», «Про власність», які свідчать: «Громадянинові належить виняткове право розпоряджатися своїми здібностями до виробничої і творчої праці, він здійснює це право незалежно або на основі договору». Розрізняють контракти на управління підприємством, контракти на організацію ведення бухгалтерського обліку у товаристві та контракти на виконання обов'язків (трудові договори).

Контракти повинні мати такі реквізити:

— Загальні положення .

— Функції та обов'язки .

— Компенсація та права .

— Формування й умови діяльності .

— Оплата праці й соціально-побутове забезпечення .

— Відповідальність сторін, розв'язання суперечок .

— Умови праці та відпочинку .

— Зміна та розірвання контракту .

— Термін дії та інші умови контракту .



  • Адреси сторін та інші відомості .

Трудові угоди — це документи, що укладаються між організаціями і працівниками, які не входять до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах з відповідними установами та підприємствами.

Трудова угода повинна мати такі реквізити:

— Назва документа (трудова угода).

— Дата і місце складання.

— Перелік сторін, що уклали угоду.

— Зміст угоди із зазначенням обовў язків виконавця і замовника.

— Юридичні адреси сторін.

— Печатка підприємства або організації.



36. Довідково-інформаційні документи

Звіт — службовий документ - що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.

Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби).

Проект текстового звіту готує секретар-референт.

Факс — це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат — це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється «OK»; якщо були збої, — то «NG».

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.


Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.

Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.



36. Довідково-інформаційні документи

Звіт — службовий документ - що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.

Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби).

Проект текстового звіту готує секретар-референт.

Факс — це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат — це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється «OK»; якщо були збої, — то «NG».

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.


Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.

Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.



38. Наукова комунікація як складова фахової діяльності

У розвитку сучасного суспільства важливу роль відіграє наукова інформація, отримана в результаті наукового пізнання, її отримання, поширення та використання мають суттєве значення для розвитку науки. Наукова інформація поширюється в часі та просторі певними каналами, засобами, методами. Особливе місце в цій системі належить науковій комунікації. Наукова комунікація (НК) — обмін науковою інформацією (ідеями, знаннями, повідомленнями) між ученими і спеціалістами.

У процесі НК виділяють п'ять основних елементів:

1) комунікант — відправник повідомлення (особа, яка генерує ідею або збирає, опрацьовує наукову інформацію та передає її).

2) комунікат — повідомлення (фіксована чи нефіксова-на наукова інформація, закодована певним чином за допомогою символів, знаків, кодів).

3) канал (спосіб передачі наукової інформації).

4) реципієнт — отримувач повідомлення (особа, якій призначена інформація і яка певним чином інтерпретує її, реагує на неї).

5) зворотний зв'язок — реакція реципієнта на отримане наукове повідомлення.

Є багато підходів до класифікації наукової комунікації, її поділяють на пряму (безпосереднє спілкування фахівців, зайнятих у науково-дослідницькому процесі); опосередковану (комунікація між ученими через їхні наукові публікації); вертикальну (між науковим керівником і дисертантом); горизонтальну (пов'язує здобувача з представниками наукової школи) та ін. Однак найпоширенішим є поділ наукових комунікацій на формальні і неформальні, документні і недокументні, між якими встановлено тісний взаємозв'язок.

Формальна НК — обмін науковою інформацією через спеціально створені структури для генерації, оброблення і поширення наукового знання. Це — видавництва, редакції газет і журналів, науково-дослідні установи, вищі навчальні заклади, радіо, телебачення, бібліотеки, інформаційні центри, музеї, архіви тощо. В наукознавстві формальну комунікацію часто розглядають як опублікування статті в журналі або наукової монографії і посилання. Пряме цитування одного автора іншим свідчить про створення формального каналу комунікації між ними — від цитованого автора до того, хто цитує. Якщо два дослідники цитують третього, то створюється формальна комунікація між першим і третім автором шляхом цитування. Ефективність формальної НК визначається кількістю та якістю опублікованих наукових результатів.

Неформальна НК — це комунікація, що встановлюється між комунікантом (відправником) і реципієнтом (отримувачем) шляхом особистих контактів, зустрічей, бесід, телефонних розмов, листування тощо. Позитивним аспектом такої комунікації є економія часу, забезпечення глибшого взаєморозуміння. Ефективність неформальних НК визначається через самозвіти, опитування, спостереження. Окремі неформальні обміни науковою інформацією стають очевидними, коли науковці у співавторстві публікують результати свого дослідження.

Документна НК — комунікація, опосередкована науковим документом, побудована на обміні документованою інформацією (ідеями, повідомленнями, знаннями). Науковий документ — це публікація результатів теоретичних і (чи) експериментальних досліджень, а також підготовка науковцями до публікації пам'яток культури, історичних документів та літературних текстів. Він містить зафіксовану на матеріальному носієві наукову інформацію для передачі її в просторі і часі.


39. Українська термінологія у професійному спілкуванні

Офіційно-діловий стиль, крім загальновживаної лексики, послуговується термінами. Термін – це слово або усталене словосполучення, що чітко й однозначно позначає наукове чи спеціальне поняття. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а, навпаки, поняття приписується терміну, додається до нього. У цій різниці вбачається відома конвенційність терміна, яка полягає в тому, що вчені чи фахівці тієї або іншої галузі домовляються, щоб розуміти, яке поняття вкладати в той чи інший термін. Отже, конкретний зміст поняття, визначеного терміном, буде зрозумілим лише завдяки його дефініції – лаконічному логічному визначенню, яке зазначає суттєві ознаки предмета або значення поняття, тобто його зміст та межі.

Усі терміни мають низку характерних ознак, до яких належать:

а.) системність терміна (зв'язок з іншими термінами даної предметної сфери);

б.) наявність дефініції (визначення) в більшості термінів;

в.) моносемічність (однозначність) терміна в межах однієї предметної галузі, однієї наукової дисципліни або сфери професійної діяльності;

г.) стилістична нейтральність;

д.) відсутність експресії, образності, суб’єктивно-оцінних відтінків.

Терміни поділяються на загальновживані (авангард, ідея, гіпотеза, формула) та вузькоспеціальні, уживані в певній галузі науки (знаменник, дільник, чисельник). Тому терміни вживаються не в усіх сферах мовлення, а лише в деяких (освіта, культура, техніка, діловодство та ін.). Терміни становлять основу наукової мови кожної галузі суспільства.

У множині термінів кожної галузі відрізняють дві складові частини: термінологію і терміносистему. Термінологія – це така підмножина термінів, яка відображає поняття, що утворилися і функціонують у кожній галузі стихійно. На відміну від термінології, терміносистема – це опрацьована фахівцями певної галузі та лінгвістами підмножина термінів, яка адекватно й однозначно відображає систему понять цієї галузі.

Від термінів слід відрізняти номенклатурні назви – своєрідні етикетки предметів, явищ, понять. Якщо в основі терміна лежить загальне поняття, то в основі номенклатурної назви – одиничне.

До номенклатури входять серійні назви марки машин, приладів, верстатів, найменування підприємств, установ, організацій, географічні назви та назви рослин, тварин і под..

В офіційно-діловому стилі терміни підпорядковуються законам, що діють в інших стилях: вони з’являються, уточнюються, розмежовуються із загальновживаними словами, близькими за значенням, потім кодифікуються, пізніше можуть вибувати зі складу активних, переходити до пасивних.

До використання термінів у діловому стилі ставляться такі вимоги:



  • послуговуватися термінами, зафіксованими лише у словнику, наприклад, діловодство, а не діловедення;

  • вживати терміни зі значенням, закріпленим у словнику. Особливої уваги заслуговують багатозначні терміни, які функціонують в одній або кількох галузях з різними значеннями. Наприклад: справа як сукупність документів, як одиниця зберігання текстових документів в архіві, як різновид справи (атестаційна справа, кримінальна справа тощо);

  • суворо дотримуватися правил утворення від термінів похідних слів, перевіряти за словниками та довідниками значення термінів у випадкусумніву, орієнтуватися на ті терміни, які для даної термінологічної системи уже кодифіковані, зафіксовані у словнику.

40. Історія і сучасні проблеми української термінології

Розвиток української економічної термінології тісно пов'язаний з використанням слів іншомовного походження. У системі сучасної української економічно-правової термінології, що склалася на ґрунті широкого та всебічного використання всіх ресурсів загальнонаціональної мови, інтернаціональні терміни є її органічною частиною. Аналіз інтернаціоналізмів у сучасній українській економічно-правовій термінології показав, що найчисленнішою групою термінів є ті, що створювалися на основі запозичень з класичних мов — давньогрецької і латинської чи створені за допомогою грецько-латинських елементів і майже на 30—40 % базуються на цих мовах. Проникнення латинських слів до української мови інтенсивно розпочинається з виділення її в самостійну мову української народності (ХІV—ХV ст.). У XIV-XV ст. основу засобів вираження понять, пов’язаних з економічним станом країни, торгівлею у ній, становили слова, успадковані з давньоукраїнської мови. Унаслідок нових міжетнічних контактів на торговельно-економічному рівні в українській мові XIV-XV ст. почали функціонувати запозичені слова, переважно з романських і германських мов через посередництво старопольської і старочеської мов.

Українська термінологія вже упродовж двох століть привертає до себе увагу багатьох учених, фахівців, ентузіастів національного відродження. Адже українська мова стоїть як рівноправна серед інших мов, і є цілком придатною для творення наукового стилю. Особливістю нашого часу, який межує не лише зі століттями, а й тисячоліттями, є те, що нарешті після багатьох років поневірянь та утисків українська мова знову зайняла своє достойне місце в усіх сферах життєдіяльності, і зокрема у науковій галузі. Національна термінологія як складова частина наукової мови знаходиться на гребені свого третього національного відродження. На запити середньої і вищої освіти упродовж 1990-х років з’явилася низка термінологічних словників, які в тій чи іншій мірі заповнювали прогалину спеціальних назв і понять. Звичайно, не усі лексикографічні праці відповідали духові і завданням часу, але кожна з них по краплиночці додавала снаги нашій науковій мові, пробуджувала її від десятилітньої сонливості, заставила запрацювати на рівні найпрестижніших європейських мов, а може, й краща.

1   2   3   4   5


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка