Як підвищити ефективність процесу управління



Скачати 65.69 Kb.
Дата конвертації27.04.2016
Розмір65.69 Kb.
ЯК ПІДВИЩИТИ ЕФЕКТИВНІСТЬ ПРОЦЕСУ УПРАВЛІННЯ

(ПРО ДОЦІЛЬНІСТЬ ВИКОНАННЯ НОРМАТИВНО-ПРАВОВИХ ДОКУМЕНТІВ З ДІЛОВОДСТВА)

В наш час залишається актуальним питання підвищення культури управлінської праці. Не зважаючи на той факт, що до програм підготовки фахівців різного рівня включені питання з документування та документаційного забезпечення управлінської діяльності, вказане вище питання не вирішено в повній мірі. В багатьох установах, організаціях, підприємствах, особливо невеликих за обсягом документообігу, спостерігається недотримання єдиних форм організаційно-розпорядчих документів. Їх продовжують оформлювати «за традицією», не зважаючи на правила та вимоги чинних державних стандартів та ін.

Тож, підвищення культури управлінської праці не можливе без вивчення та виконання положень нормативно-правових документів, відповідних методичних рекомендацій щодо організації діловодства.

На сьогодні Державна архівна служби України подає таку законодавчу базу з питань діловодства:



  1. Закони України, що регулюють основні питання архівної справи,
    діловодства, електронного документообігу:

  • Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

  • Закон України "Про звернення громадян"

  • Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг"

  • Закон України "Про електронний цифровий підпис"

  1. Підзаконні акти:

    1. Інструкції:

    1. Порядки:

  • Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання (затверджено наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 р. № 1886/5)

  • Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади (затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453)

  1. Перелік стандартів і класифікаторів, що стосуються питань складання та оформлення документів:

  • Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" затверджено та надано чинності: наказ Держспоживстандарту України від 07 квітня 2003 року № 55

  • Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять" прийнято та надано чинності: наказ Держспоживстандарту України від 28 травня 2004 року № 97

  • Національний стандарт України ДСТУ 4423-1:2005 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення (ISO 15489-1:2001, MOD) прийнято та надано чинності: наказ Держспоживстандарту України від 02 грудня 2005 року № 345

  • Національний стандарт України ДСТУ 4423-2:2005 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови (ISO/TR 15489-2:2001, MOD) прийнято та надано чинності: наказ Держспоживстандарту України від30 червня 2005 року № 156

  • Державний стандарт України ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення"

  • Державний стандарт України ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр- зразок. Вимоги до побудови"

  • Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98 затверджено наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. N 1024

  • Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (схвалено на засіданні Методичної комісії Держкомархіву України, протокол від 07.11.2003 № 7).

  • Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (схвалено на засіданні Методичної комісії Держкомархіву України, протокол від 20.06.2006 № 3).

Потрібно відмітити, що дотримання положень вказаних вище нормативно-правових актів, сприяють скороченню часу на складання та оформлення документів системи ОРД, встановленню єдиного порядку роботи з ними та їх подальшого зберігання.

Викладаючи предмет «Діловодство», розглядаючи питання оформлення управлінської документації, на наш погляд, на особливу увагу заслуговує Збірник уніфікованих форм найпоширеніших видів організаційно-розпорядчих документів, що створюються на підприємствах, установах, організаціях усіх форм власності, розроблений згідно з вимогами ДСТУ 4163-2003 та методичних рекомендацій щодо його застосовування. В ньому розглядаються теоретичні питання, а також подано схеми форм управлінської документації. Ми вважаємо, що при підготовці фахівців певної галузі такі схеми можна використовувати на різних етапах уроку: вивчення матеріалу, закріплення вивченого, при виконанні практичних вправ щодо складання, редагування та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Так, наприклад, навчаючи учнів оформляти доповідні записки, ми користуємося відповідними схемами:


    1. Форма внутрішньої доповідної записки:

92 мм

Назва структурного підрозділу Адресат

організації
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
00.00.0000 № 00
Місце складання
Заголовок до тексту
Текст доповідної записки поділяють на частини – констатуючу та заключну.

У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки.

У другій – дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти вирішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора необхідно вжити.
Відмітка про наявність додатків (за потреби).
Назва посади керівника 125 мм

структурного підрозділ особистий підпис Ініціали, прізвище



    1. Форма зовнішньої доповідної записки

Зображення Державного герба України

або емблеми організації (за потреби)

Назва організації вищого рівня 92 мм

Назва організації Адресат


ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
00.00.0000 № 00
Місце складання
Заголовок до тексту
Текст доповідної записки поділяють на частини – констатуючу та заключну.

У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки.

У другій – дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти вирішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора необхідно вжити.
Відмітка про наявність додатків (за потреби).
Назва посади керівника 125 мм

організації особистий підпис Ініціали, прізвище


Прізвище виконавця та номер його телефону (за потреби)

Практика показує, що використання схем оформлення організаційно-розпорядчої документації сприяє кращому засвоєнню теоретичних знань і практичних вмінь, створенню ситуації успіху, що впливає на підвищення мотивації кожного учня. Їх також доцільно використовувати під час проходження виробничої практики та, навіть, працюючи з документами в установах, організаціях, підприємствах, особливо на початковому етапі з метою формування досвіду роботи щодо оформлення управлінської документації.



Грамотно оформлений документ, чітко організовані етапи документообігу та систематизації – це візитна картка будь-якої установи. Щоб ця картка мала «привабливий вигляд», потрібно чітко організовувати процес діловодства, а саме: для сприяння ефективності управлінської роботи, підвищення рівня професійної майстерності виконувати положення нормативно-правових документів з діловодства в установах, організаціях, підприємствах; втілювати сучасні правила та методи роботи.
ЛІТЕРАТУРА:


  1. ДСТУ 4163-2003. Національний стандарт України. Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів / С.Кулешов, Л.Кузхнєцова, Н.Гончарова, А. Маньковський та ін. - К.: Держстандарт України, 2003. – 68 с.

  2. Законодавча база з питань діловодства [Електронний ресурс] . – Режим доступу : www. archives.gov.ua.

  3. Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів / Держкомархів України. УНДІАСД; уклад.: О.М.Загорецька, Л.В.Кузнєцова, С.Г.Кулешов. – К., 2006. – 73 с.

  4. Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМ України від 30 листопада 2011 року № 1242.


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка