Тема Загальні вимоги до складання та оформлювання службових документів Методичні поради щодо вивчення теми Держстандарт (дсту 4163-2003) встановлює



Сторінка1/3
Дата конвертації27.04.2016
Розмір0.51 Mb.
  1   2   3


Тема 2. Загальні вимоги до складання та оформлювання службових документів

Методичні поради щодо вивчення теми

Держстандарт (ДСТУ 4163-2003) встановлює:

— склад реквізитів документів;

— вимоги до змісту та розташовування реквізитів документів;

— вимоги до бланків та оформлювання документів;

— вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Кожен документ складається з окремих елементів — реквізитів.

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів

1 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим

2 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

3 — зображення нагород

4 — код організації

5 — код форми документа

6 — назва організації вищого рівня

7 — назва організації

8 — назва структурного підрозділу організації

— довідкові дані про організацію

— назва виду документа

— дата документа

— реєстраційний індекс документа

— посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

— місце складання або видання документа

— гриф обмеження доступу до документа

— адресат

— гриф затвердження документа

— резолюція

— заголовок до тексту документа

— відмітка про контроль


  • текст документа

— відмітка про наявність додатків

— підпис


— гриф погодження документа

— візи документа

— відбиток печатки

— відмітка про засвідчення копій

— прізвище виконавця і номер його телефону

— відмітка про виконання документа і направлення його до справи

— відмітка про наявність документа в електронній формі

— відмітка про надійдення документа до організації

— запис про державну реєстрацію

На практиці для складання управлінського документа використовують кількість реквізитів, що відповідає його виду.

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлювання документів.

Вимоги до бланків службових документів

Всі основні документи мають друкуватися на бланках, на яких заздалегідь відтворюють постійні реквізити (реквізити, що містять постійну інформацію) та залишають місце для змінної інформації, яку вносять під час оформлювання конкретного виду документа.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру праці, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання та подальше використання документа. «Якщо документ — обличчя установи, то бланк — її візитна картка», — так прийнято про нього говорити. Тому бланк організації має бути виконаний бездоганно.



Бланки документів мають виготовлятися на білому папері високої якості, друкуватися фарбами насичених кольорів.

Бланки документів виготовляють друкарським способом, за допомогою комп'ютерної техніки, інших технічних засобів. Бланки із зображенням Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим рекомендовано виготовляти друкарським способом.



Для виготовлення бланків використовують такі основні формати паперу:

А4 (210 х 297 мм) — більшість документів складають на бланках саме цього формату.

А5 (148 х 210 мм) — для невеликих за змістом службових листів, довідок різного характеру.

Дозволяється використовувати для виготовлення бланків такі формати паперу:

A3 (297 х 420 мм) — для бізнес-планів, розкладів занять, навчальних планів, тобто для оформлювання документів у вигляді таблиць.

А6 (105 х 148 мм) — для резолюцій, доручень.



Згідно з ДСТУ 4163—2003, бланки організаційно-розпорядчих документів повинні мати такі поля, мм:

30 — ліве;

10 — праве;

20 — верхнє та нижнє.

Ліве поле використовують для підшивки документа до справи.

На ньому, на рівні назви організації, може бути розташована емблема або товарний знак (знак обслуговування).

Праве поле слугує запобіганню пошкоджень тексту документа.

На верхньому полі розміщують зображення Державного герба або емблему організації. Крім того, тут можна розміщувати різні діловодні відмітки.



Держстандарт встановлює такі види бланків:

— загальний бланк для створення різних видів документів без зазначення назви виду документа (додаток 1);

— бланк службового листа (додатки 2, 3, 5);

— бланк конкретного виду документа із зазначенням виду документа (додаток 4).

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи.

Бланки посадової особи можна розробляти лише в тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи. На бланках посадової особи додатковий реквізит «Назва посади» розміщують нижче реквізиту «Назва організації».

Бланки кожного виду можна виготовляти як на основі кутового, так і на основі поздовжнього варіантів розташованості реквізитів. Тобто реквізити заголовкової частини документа або вирівнюють по центру (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів), або вирівнюють по лівому краю (кожен рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).

Окремі внутрішні документи, а також документи, авторами яких є кілька організацій, оформлюють не на бланках.



Загальний бланк залежно від установчих документів організації може містити такі реквізити:

— зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

-— зображення емблеми організації або товарного знака;

— зображення нагород;

— код організації;

— назву організації вищого рівня;

— назву організації;

— назву структурного підрозділу;

— місце складання або видання.

Крім цього, загальний бланк може мати обмежувальні позначки для реквізитів:

— дата документа;

— реєстраційний індекс документа;

— заголовок до тексту документа;

— відмітка про контроль.



Бланк конкретного виду документа, крім перелічених вище, містить також реквізит «Назва виду документа».

На бланках фірм, інших недержавних організацій може бути розміщена емблема або товарний знак (знак обслуговування).



Бланк службового листа, залежно від установчих документів організації, максимально може містити такі реквізити:

— зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

— зображення емблеми організації або товарного знака;

— зображення нагород;

— код організації;

— назву організації вищого рівня;

— назву організації;

— назву структурного підрозділу організації;

— довідкові дані про організацію.

Крім цього, бланк службового листа може мати обмежувальні позначки для реквізитів:

— дата документа;

— реєстраційний індекс документа;

— посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

— адресат;

— резолюція;

— заголовок до тексту документа;

— відмітка про контроль;

— текст документа.

Реквізити бланків документів, як правило, мають бути надруковані державною мовою, але Держстандарт дозволяє на бланках організацій — суб'єктів України, що мають право, згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР», використовувати мову національних меншин. У такому разі, в поздовжньому бланку постійні реквізити державною мовою друкують ліворуч, а іншою мовою — праворуч (на одному рівні).

Організації, що ведуть листування з закордонними кореспондентами, теж можуть застосовувати двомовні бланки.

Зразок двомовного бланка листа наведено в додатку 5.

Вивчаючи питання про реквізити документів, студенти мають знати й дати пояснення щодо їх складання та оформлювання згідно з державними стандартами, іншими нормативними документами у сфері діловодства.

Вимоги до змісту та розташовування реквізитів документів

Реквізит «Зображення Державного герба України» (код 01) відображається на бланках документів відповідно до Постанови Верховної ради України «Про Державний герб України».

Згідно з п. 2 цієї постанови «Зображення Державного герба України поміщується на печатках органів державної влади і державного управління, грошових знаках та знаках поштової оплати, службових посвідченнях, штампах, бланках державних установ з обов'язковим додержанням пропорцій зображення герба».

Коло підвідомчих установ, котрі можуть наносити державний герб на бланки своїх документів, визначає кожне конкретне міністерство (відомство). Проставляти цей реквізит на документах суб'єктів підприємницької діяльності недержавної форми власності забороняється.

Зображення Державного герба України на бланку з поздовжнім розміщенням реквізитів вміщують на верхньому березі бланка. Розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм. На бланках із кутовим центрованим розміщенням реквізитів цей реквізит розташовують над серединою назви організації.

Реквізит «Зображення емблеми організації» (код 02) — це символічне графічне зображення, зареєстроване у Статуті (Положенні про організацію).

Зображення емблеми організації на бланку вміщують на лівому березі документа на рівні назви організації або на верхньому березі документа на тому місці, де на бланках державних установ розміщено зображення Державного герба України. Рекомендована висота зображення — не вище 17 мм.

Треба звернути увагу, що зображення емблеми не вміщують на бланку, якщо на ньому розміщено реквізит «Зображення Державного Герба України».

Реквізит «Зображення нагород» (код 03) можна розміщувати на лівому березі бланка документа на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, яка відведена для розміщення реквізитів «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва структурного підрозділу організації». Якщо назву нагороди включено правовим актом до назви організації, тоді розміщувати на бланку зображення цієї нагороди не потрібно.

Реквізит «Код організації» (код 04) проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), створення якого набуло чинності постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 року №118 зі змінами і доповненнями, внесеними постановами Кабінету Міністрів України №129 від 17 серпня 1998 року та №1336 від 25 серпня 1998 року. Згідно з Положенням, затвердженим цією постановою, «державний реєстр — це автоматизована система збирання, накопичення та обробки даних про підприємства та організації всіх форм власності».

Особливе значення державного реєстру полягає в забезпеченні оперативного переходу до міжнародних систем класифікації та кодування.



Приклад

Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ 02018490 або

Код ЄДРПОУ 02018490

Цей реквізит проставляють після реквізиту «Довідкові дані про організацію».

Реквізит «Код форми документа» (код 05) проставляють згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (ДКУД) вище реквізиту «Назва виду документа».

Державний класифікатор затверджено й введено в дію наказом Держстандарту України №1024 від 31 грудня 1998 року.

ДКУД — це номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями.

ДКУД використовують під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами всіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

Класифікатор зорієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) уніфікованих форм документів, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД.

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

ДКУД містить такі класи управлінської документації: організаційно-розпорядча документація (код 02); первинно-облікова (код 03); банківська (код 04); фінансова (код 05); звітно-статистична (код 06); планова (код 07); ресурсна (код 08); торговельна (код 09); зовнішньоторговельна (код 10); цінова (код 13); документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15); документація з побутового обслуговування населення (код 17); бухгалтерсько-облікова (код 18); документація з Пенсійного фонду (код 20); словниково-довідкова документація (код 21).

Ідентифікація уніфікованих форм документів здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків.

Приклад

0202015 — код Статуту підприємства.



Реквізит «Назва організації вищого рівня» (код 06) зазначають скорочено, а за відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю.

Реквізит «Назва організації» (код 07). Назва організації не має відрізнятися від назви, що зазначена в установчих документах і зафіксована при реєстрації в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).



Приклад

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ЕКОНОМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ імені ВАДИМА ГЕТЬМАНА

Скорочену назву зазначають тоді, коли вона офіційно зафіксована в установчих документах організації. На бланку скорочену назву розміщують після (нижче) повної в дужках або без них.

Приклад

Експертна організація Товариство з обмеженою відповідальністю Науково-технічний центр «Діатекс» (ЕО ТОВ НТЦ «Діатекс»)

Якщо документ підготовлений організаціями одного рангу, їхні назви розміщують на одному рівні.

Реквізит «Назва структурного підрозділу організації» (код 08) розміщують нижче реквізиту «Назва організації» в тому випадку, коли автором документа є структурний підрозділ.



Приклад

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ЕКОНОМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ імені ВАДИМА ГЕТЬМАНА

Кафедра управління персоналом

Реквізит «Довідкові дані про організацію» (код 09) розміщують тільки на бланках листів.

Довідкові дані про організацію можуть містити: поштову адресу, номери телефонів, факсів, адресу електронної пошти, адресу веб-сайту, номери рахунків у банку, номер державної реєстрації організації, дані про ліцензію тощо.

Порядок відомостей про поштову адресу в реквізиті 09 вказують відповідно до п. 58 «Правил надання послуг поштового зв'язку», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17 серпня 2002 року №1155, а саме:

— найменування вулиці, номер будинку;

— найменування населеного пункту, району, області;

— поштовий індекс;

— країна призначення (для міжнародних поштових відправлень).



Приклад 1

вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110



Приклад 2

вул. Рибалка, 10/1, м. Київ, 04116, Україна

Після поштової адреси вказують номери телефонів, факсів.

тел.: (044) 552-53-76 або

телефон/факс: (044) 467-62-67 або

тел./факс: (044) 467-62-67


Розрахунковий рахунок вказують переважно на бланках листів, що стосуються розрахунково-грошових операцій.

Приклад


р/р № 1234567893 у Промінвестбанку м. Києва, МФО 123456

Реквізит «Довідкові дані про організацію» дозволяється друкувати розміром шрифту 8-11 пунктів.

Цей реквізит не використовують на внутрішніх документах.

Не в усіх випадках, наведених у прикладах і зразках, використано достовірні адреси, назви організацій, прізвища тощо.

Реквізит «Назва виду документа» (код 10) вказують на загальних бланках великими літерами (наприклад: НАКАЗ, ПРОТОКОЛ, РІШЕННЯ, АКТ).

Цей реквізит проставляють на всіх документах, крім листів і факсів.

Реквізит «Дата документа» (код 11) зазначають на всіх документах.

Це один із основних реквізитів документа, що забезпечує його юридичну силу.

Датою документа може бути:


  • дата його підписання (для наказів, листів, факсів, довідок тощо);

— дата його затвердження (для планів, звітів, правил, інструкцій);

— дата події, що в ньому зафіксована (для протоколів, актів);

— дата його видання (для документів, що приймаються колегіальним органом, наприклад постанов).

Використовують два способи написання дат: цифровий і словесно-цифровий.

За цифрового способу написання дати в документі слід дотримуватися таких правил:

1. Дату в документі треба оформлювати арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число (два знаки), місяць (два знаки), рік (чотири знаки).

Наприклад, дату 15 квітня 2004 року слід оформлювати таким чином: 15.04.2004, причому крапку після дати ставлять лише тоді, якщо це кінець речення.

2. Якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, перед нею обов'язково треба проставляти «нуль».

Приклад

01.04.2004

3. Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік (чотири знаки), місяць (два знаки), число (два знаки).

Приклад

2004.04.01

Словесно-цифровий спосіб оформлювання дати застосовують у таких випадках:

1. У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру (наприклад 15 квітня 2004 року).

2. У нормативно-правових актах.

Дату на бланку документа, як правило, ставлять на спеціально відведеному місці.

Якщо документ складено не на бланку, то його дату проставляють нижче (ліворуч) назви посади в реквізиті «Підпис».

Якщо документ складено на бланку, то його дату проставляють на спеціально відведеному для цього місці в бланку, тобто місце розташування цього реквізиту залежить від виду бланка та виду документа.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи, затвердження тощо).

Реквізит «Реєстраційний індекс документа» (код 12) — це умовна цифрова чи абетково-цифрова позначка, надана службовому документу під час його реєстрації, що вказує на місце складання, виконання та зберігання документа.

Реєстраційні індекси документа можуть бути простими і складними.

Для внутрішніх документів (наказів, протоколів, розпоряджень) — це простий порядковий номер у межах календарного року за журналом реєстрації, наприклад: № 1, № 2, № 3... У навчальних закладах, як правило, внутрішні документи нумерують від початку навчального року.

Кожен вид документа має свою індексацію. Кожне підприємство розробляє свою систему індексації документів.

Індексація вхідних, вихідних та внутрішніх документів має певні особливості.

Індекс вхідного документа складається із порядкового номера від початку року (за журналом реєстрації) і може доповнюватися постійними позначками груп кореспондентів, видів документа тощо.

Індекс вихідного документа може складатися із порядкового номера документа від початку року за журналом реєстрації, постійної позначки певної реєстраційної групи кореспондентів та індексу справи, де зберігається копія документа. Наприклад: № 139/2/05-031, де 139 — порядковий номер вихідного документа від початку року, 2 — номер реєстраційної групи кореспондентів, 05-031 — номер справи за номенклатурою.

Індекс внутрішнього документа (крім розпорядчих документів) складається із порядкового номера певної реєстраційної групи документів від початку року та індексу справи, де зберігається документ [10, с. 27—28].

Складний реєстраційний індекс, крім порядкового номера, може доповнюватися індексом структурного підрозділу й індексом за номенклатурою справ. Наприклад: № 05-24/149 або № 149/05-24, де 05 — індекс структурного підрозділу, 24 — номер справи за номенклатурою справ, в якій зберігатиметься документ, 149 — порядковий номер документа.

Розпорядчі документи мають, як правило, прості реєстраційні індекси, але в різних випадках можуть доповнюватися літерами, наприклад накази з кадрових питань (№ 45-вк).

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, реєстраційний індекс авторів ставлять через правобічну похилу риску згідно з послідовністю зазначення авторів у документі (зліва направо).



Приклад (для наказу із загальних питань)

123/54/191

Місце розташування реєстраційного індексу залежить від виду бланка та виду документа, тобто проставляється на відповідному місці документа, визначеному формуляром-зразком.

Цей реквізит, зокрема, забезпечує юридичну силу документа. Він є одним із реквізитів, що дає змогу швидко знайти потрібний документ.

Реквізити «Дата документа» та «Реєстраційний індекс документа» проставляють на спеціально відведеному місці на бланку.

Приклад

15.10.2004 № 05—24/149 або

15.10.2004 № ЗО

Реквізит «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь» (код 13) вказують лише на листах-відповідях і факсах. Дату і номер для посилання беруть з ініціативного листа. Цей реквізит допомагає швидко знаходити копії ініціативних листів.

Посилання на індекс та дату вхідного документа вказують під реквізитами «Дата» й «Індекс» вихідного документа у вигляді:

На № 12—04/54 від 15.10.2004

Цей реквізит розташовують на спеціально відведеному місці на бланку.

Реквізит «Місце складання або видання» (код 14) містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.

Під час складання та оформлювання цього реквізиту слід дотримуватися таких правил:

1. Місце складання або видання має узгоджуватися з адміністративно-територіальним поділом країни та офіційно встановленими назвами населених пунктів.

2. Під час складання цього реквізиту треба вживати лише загальноприйняті географічні скорочення:

м. — місто; с. — село; смт — селище міського типу; с-ще — селище.

3. У службових листах цей реквізит не зазначають бо його можна визначити за реквізитом «Довідкові дані про організацію».

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ Держкомархів України Вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110, тел.: 277-27-77

4. В організаційних, розпорядчих, колегіальних та інших документах цей реквізит можна не зазначати, якщо він входить до назви організації.

Приклад


ДНІПРОВСЬКА РАЙОННА У МІСТІ КИЄВІ ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

У решті випадків, тобто якщо місце складання або видання не можна визначити за реквізитами «Довідкові дані про організацію» та «Назва організації», реквізит 14 треба вказувати.

5. Цей реквізит розташовують нижче (див. додаток 1) або на рівні (див. додаток 4) реквізитів «Дата» та «Реєстраційний індекс документа».

Реквізит «Гриф обмеження доступу до документа» (код 15) проставляють на документах, що містять інформацію особливого характеру для обмеженого кола осіб.

Доступ до інформації може обмежуватися її власником тільки згідно з законодавством.

Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Закону України «Про державну таємницю» № 3855-ХІІ від 21 січня 1994 року і Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про державну таємницю» № 1079 від 21 вересня 1999 року.

Гриф обмеження доступу до документів проставляють без лапок у правому верхньому кутку першої сторінки документа над реквізитами «Адресат» або «Гриф затвердження». За необхідності його доповнюють номером примірника.

Приклад

Для службового користування

Прим. 2

Інформація, якій надають гриф обмеження доступу,, може мати інші обмежувальні грифи, наприклад: «Службова таємниця», «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої важливості», «Конфіденційно».



Приклад

Конфіденційно

Прим. 1

Порядок обліку, зберігання й використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, визначає Інструкція, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893 (із змінами і доповненнями від 29 листопада 2001 року № 1601, від 13 березня 2002 року №281, від 17 листопада 2004 року № 1547).

Реквізит «Адресат» (код 16).

Документ адресують підприємствам, установам, організаціям, їхнім структурним підрозділам або конкретній посадовій особі, громадянам.

Реквізит «Адресат» максимально може складатися з таких складових (елементів):

— назва підприємства, установи, організації (у називному відмінку);

— назва структурного підрозділу (у називному відмінку);

— назва посади конкретної посадової особи (у давальному відмінку);

— прізвище (у давальному відмінку) та ініціали посадової особи;

— поштова адреса.

Під час оформлювання реквізиту «Адресат» рекомендовано дотримуватись таких правил:

1. Усі елементи реквізиту «Адресат» друкують у стовпчик із відступом від межі лівого берега документа 92 мм.

2. Елементи реквізиту «Адресат» відокремлюють один від одного 1,5-—2 міжрядковими інтервалами.

3. Елементи реквізиту «Адресат», що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал.

Під час складання реквізиту «Адресат» рекомендовано дотримуватися таких правил:

1. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи назви їх подають у називному відмінку.

  1   2   3


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка