Суть та види службових документів




Скачати 113.89 Kb.
Дата конвертації27.04.2016
Розмір113.89 Kb.
Тема уроку: Суть та види службових документів
Мета: вивчити правила оформлення документів згідно Примірної інструкції з діловодства; навчити правильно складати та оформляти організаційні документи у програмі MS Word та виводити їх на друк; розвивати охайність та відповідальність із оформлення документів

Тип уроку: засвоєння знань, умінь, навичок
СТРУКТУРА УРОКУ
1. Організаційний момент.

2. Мотивація навчальної діяльності.

Перевіривши домашнє завдання шляхом виконання індивідуальних завдань, зв’язної відповіді та фронтального опитування, ознайомитися з основними вимогами до оформлення документів.



3. Перевірка домашнього завдання.

фронтальне опитування « Мозкова атака»
1.     На папері якого формату оформляються реквізити документів?

2.     Дати визначення поняттю “бланк”?

3.     Які є види бланків?

4.     Яка інформація зазначається на бланку документа?

5.     В яких випадках використовують посадовий бланк?
4. Пояснення нового матеріалу

а) оголошення теми і мети уроку

б) лекція

План лекції


  1. Поняття службового документа

  2. Порядок складання та оформлення службових документів

  3.  Класифікація службових документів за ознаками

Слово документ(лат.  доказ) – основний вид ділової мови; це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумову діяльність людини.

Документ має правове й господарське значення, може служити писемним доказом і джерелом різноманітних відомостей інформативного характеру. Вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи. Поняття „службовий документ охоплює:

1) директивні та розпорядчі документи (закони, постанови, накази та ін.);

2) адміністративно-організаційні документи (плани., устави, статути, акти, звіти, протоколи, службові листи та ін.);

3) документи щодо особового складу (заява, автобіографія, характеристика та ін.);

4) фінансову документацію;

5) облікову документацію.

Особливий тип службової документації становлять документи, які регулюють міждержавні стосунки. Усі документи створюються відповідно до офіційно прийнятої форми (за певними зразками).
Для складання службових документів використовується папір форматів A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Як правило, всі вихідні службові документи оформляються на бланках, які виготовляються відповідно до вимог державних стандартів.

Бланки документів повинні мати поля:


  • -ліве — 20 мм,

  • верхнє — не менше 10 мм,

  • праве і нижнє — не менше 8 мм. Бланки організації виготовляються двох видів:

  • бланк для листів;

  • загальний бланк — для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Крім цього можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів:

  • постанови та розпорядження;

  • наказу та розпорядження керівника організації;

  • протоколу засідання та витягу з нього;

  • порядку денного засідання колегіального органу;

  • доручення керівника та його заступника;

  • листа структурного підрозділу;


Оформлення реквізитів службових документів

Державний стандарт на організаційно-розпорядчу документацію встановлює максимальний склад і розміщення реквізитів (формуляр-зразок), що використовуються при складанні управлінських документів (додаток 2). Залежно від найменування і призначення документа оформляються певні, властиві тільки цьому виду елементи офіційного документа (реквізити). Обов´язковими реквізитами документа є:

1) найменування установи — автора документа;

2) назва документа або уніфікованої форми (не зазначається на листах);

3) дата;

4) індекс;

5) заголовок до тексту;

6) текст;

7) підпис;

8) візи;


9) відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Склад обов´язкових реквізитів документів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того потребує призначення документа, його обробка тощо. Наприклад, про державну реєстрацію відомчих нормативних актів, які зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, у Міністерстві юстиції України, управлінні юстиції Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях і повинні мати відмітку про державну реєстрацію.

Додатковими реквізитами документа є:

1) Державний герб України;

2) найменування структурного підрозділу автора документа;

3) резолюція;

4) гриф затвердження;

5) відмітка про засвідчення копії;

6) печатка;

7) гриф зовнішнього погодження;

8) відмітка про додатки;

9) адресат;

10) індекс пошти, поштова і телеграфна адреси, номер телефону;

11) місце складання або видання;

12) прізвище виконавця і номер його телефону (для листів обов´язково);

13) відмітка про надходження;

14) посилання на індекс і дату вхідного документа;

15) відмітка про контроль;

16) відмітка про перенесення даних на машинний носій тощо.

Найменування установи — автора документа. Найменування організації вказується у точній відповідності із зазначеним в статуті і зазначається на бланках типографським способом під час їх виготовлення.

Назва виду документа. На всіх документах, крім листів, зазначається його назва (НАКАЗ, ПОСТАНОВА, РОЗПОРЯДЖЕННЯ, ДОВІДКА тощо), що сприяє швидкому сприйняттю змісту документа.

Назва виду документа вказується на бланку друкарським або машинописним способом під час виготовлення документів або заздалегідь вказується при виготовленні бланків і повинна відповідати компетенції організації та змісту управлінської дії.

Виходячи з назви виду документа, встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту і особливості його викладу та ступінь обов´язковості виконання його вимог.

Усі службові документи датуються.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що затверджується — дата затвердження; для документа, що приймається колегіальним органом — дата його прийняття, а також ата події, яку зафіксовано в документі.

На документах, складених спільно кількома організаціями, вказується єдина дата (найпізніша дата підписання документа) і проставляються порядкові реєстраційні номери, надані документу кожною установою-складачем.

Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо в тексті не передбачена інша дата.

Документи, які підлягають державній реєстрації у Міністерстві юстиції України, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації, якщо в них не встановлено пізнішого строку надання їм чинності.

Для розпорядчого документа, який надсилається для виконання підпорядкованим структурним підрозділам, датою набрання чинності вважається дата отримання його адресатами, якщо в самому документі не вказано іншої дати.

Дати підписання, затвердження документа, а також дати, що є в тексті, оформляються цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад:

13 грудня 1999 року слід писати: 13.12.99.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними проставляється 0. Наприклад: З січня 2000 року слід писати: 03.01.2000. У текстах нормативних актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати: 30 січня 2000 року. При посиланні у тексті на правовий акт або інший документ дата оформляється таким чином: лист від 30.01.2000 №.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвердила, на момент підписання або затвердження.

Для документів, які після підписання підлягають обов´язковій реєстрації, датою документа є дата їх реєстрації (вихідні листи, накази, доручення тощо).

Обов´язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов´язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлений його до справи тощо).

Реквізит "дата" для документа, складеного на бланку, проставляється в лівій верхній частині документа разом з Індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі на місці, передбаченому формуляром-зразком.

Класифікація службових документів за ознаками



№ Ознака Види службових документів




1.

За

найменуванням



Рапорт, заява, протокол, довідка, характеристика, супровідний лист, пояснювальна записка, запрошення, телеграма, звіт, акт тощо.










Письмові (усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки;







За способом

Графічні (зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні). Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю




2.

фіксації інформації

Фото- і кінодокументи (створені способами фотографування й кінематографи. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо










Фонодокументи (створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію)




3.

За спеціалізацією

Загальні (з адміністративних питань)




Спеціалізовані (з фінансових, комерційних питань, трудових правовідносин та інші)




4.

За призначенням

Нормативи о- правові




Управлінські (організаційно-розпорядчі та довідково-інформаційні, документи колегіальних органів, документи з особового складу тощо




Документи щодо інформаційних систем




Спеціалізовані.




5.

За місцем укладання

Внутрішні, що не виходять за межі установи




Зовнішні, що виходять за межі установи




6.

За походженням

Офіційні, що виконуються в установленому порядку




Офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності




7.

За напрямом

Вхідні (ті, що підлягають реєстрації та ті, що не підлягають реєстрації)




Вихідні (ті, що підлягають реєстрації в журналі вихідної кореспонденції)




8.

За джерелами виникнення

Первинні




Вторинні




9.

За формою

Індивідуальні (створюються у кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації)




Тилові (відображають однорідні питання й складаються за певними зразками (типові положення, типові інструкції і т.ін.)










Трафаретні (виготовляються друкарським способом, постійна інформація в них віддрукована, а для змінної залишаються вільні місця чи робляться пропуски)




10.

За технікою відтворення

Рукописні (написані від руки)




Відтворені механічним способом




11.

За доступом до інформації

Документи, що містять відкриту (загальнодоступну) інформації




Документи з обмеженим доступом (для службового користування)




12.

За ступенем гласності

Конфіденційні




Секретні (на секретних документах проставляється гриф обмеженості доступу "таємно", "цілком таємно", "особливої важливості". Гриф означає, що з документом може бути ознайомлене обмежене коло осіб




13.

За терміном виконання

Звичайні




Безстрокові




Термінові і дуже термінові. Термін виконання документів встановлюється законом, відповідними правовими актами чи керівником




14.

За складністю

Прості (односкладні




Складні. Перевага віддається простим (односкладним) документам - їх легше обробляти, контролювати виконання, шукати, зберігати




15.

За терміном

Постійного зберігання




зберігання

Тривалого (понад 10 років)







Тимчасового зберігання (до 10 років).




16.

За юридичною силою

Справжні (істинні), які можуть бути чинні та нечинні, втратили юридичну чинність







Підроблені (фальшиві)







Оригінали (взірці, дублікати, відпустки, витяги). Оригінал офіційного документа-це перший і єдиний його примірник. На оригіналі проставляється підпис відповідальної особи і, в разі потреби, відбиток печатки

17.

За призначенням створення

Дублікат - повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Видається дублікат в разі втрати оригіналу і має однакову з ним юридичну силу




Копії-точне відображення оригіналу. На копії повинен бути штамп підприємства, а в правому верхньому куті - відмітка "копія"







Витяг - виписка з організаційного документа, що відображає тільки частину певного документа (наприклад виписка з наказу, рішення колегії тощо). На відміну від копії витяг лише засвідчується


























5. Закріплення матеріалу.

1. Що означає документ?

2. Які поля повинні мати бланки документів ?

3. Обов´язковими реквізитами документа є?



4. Назвати основні види службових документів.

6. Підсумок уроку.

7. Домашнє завдання.


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка