План Введення даних. Виділення елементів таблиці



Скачати 228.26 Kb.
Дата конвертації15.09.2017
Розмір228.26 Kb.
Тема 2. Робота з таблицями. Введення даних. Створення зв’язків між таблицями. Сортування та фільтрація даних в MS Access.

 

План



  1. Введення даних.

  2. Виділення елементів таблиці.

  3. Способи оформлення таблиці.

  4. Модифікація структури таблиці.

  5. Створення зв’язків між таблицями.

  6. Цілісність даних.

  7. Режими каскадного оновлення і каскадного вилучення.

  8. Сортування записів.

  9. Пошук заданого значення.

  10. Пошук даних за допомогою фільтра.

  11. Приклади виразів, що використовуються в якості як умови відбору текстових значень.

 

  1. Введення даних.

Після створення таблиці здійснюється введення даних. Під час введення система перевіряє допустимість даних заданим властивостям.

Для введення значення в поле, потрібно в це поле помістити курсор і ввести значення, що відповідає обраному типу і заданим властивостям поля. Щоб ввести в поле текстового типу декілька рядків, по закінченні рядка, натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Enter.

Тип даних МЕМО дозволяє вводити до 65 536 знаків тексту для кожного запису. Однак в таблиці відображається лише частина введеного тексту. Натиснувши Shift+F2, можна відобразити діалогове вікно ОБЛАСТЬ ВВОДА із смугою прокрутки, яке дозволяє побачити до 1000 знаків тексту.

Поради:


  • Для вставки в поле значення з попереднього запису – натисніть клавіші CTRL+Е.

  • Вставка поточної дати – CTRL+; (крапка з комою).

  • Вставка поточного часу – CTRL+: (двокрапка).

  1. Виділення елементів таблиці.

Наступна таблиця містить опис дій з мишею, які забезпечують виділення даних або записів в режимі таблиці.

http://elib.lutsk-ntu.com.ua/book/knit/ki/2015/15-39/page16.files/image002.png

Область виділення поля:

Прямокутник з назвою стовпчика таблиці, при виборі якої виділяється весь стовпець.



Область виділення запису:

Прямокутник з лівого краю рядка, при виборі якого виділяється весь запис в режимі Таблиці.



  1. Способи оформлення таблиць в MS Access.

MS Access дозволяє змінювати зовнішній вигляд таблиці. З цією метою можна вибирати різні стилі розділювальних ліній сітки, змінювати їх колір, колір фону таблиці. Можна також

змінювати вигляд клітинок із стандартного на опуклий або втоплений.

Для цього вибрати команду Формат\Режим_таблицы. У діалоговому вікні Формат таблицы вибрати спосіб оформлення клітинок, відмінити або відновити зображення вертикальних і горизонтальних ліній, вибрати колір фону таблиці і колір границь, ліній таблиці.http://elib.lutsk-ntu.com.ua/book/knit/ki/2015/15-39/page16.files/image004.png

Можна також змінити параметри шрифту, використавши команду Формат\ Шрифт. Вибрані параметри для гарнітури, розміру, накреслення, ко  льору тексту будуть застосовані до всіх записів таблиці.



Зміна ширини поля.

  • Встановити курсор миші у вигляді двонаправленої стрілки на праву границю в заголовку стовпчика і перетягти при натиснутій лівій кнопці миші або двічі клацнути мишею на границі або використати команду ФОРМАТ \ ШИРИНА СТОЛБЦА. При перетягуванні границі ліворуч або вибравши 0 для ширини стовпчика можна його приховати.

  • Для відображення прихованого стовпчика виконати команду ФОРМАТ\ПОКАЗАТЬ СТОЛБЦЫ.

  • Можна приховати стовпчик також розмістивши в ньому курсор миші і виконати команду ФОРМАТ \ СКРЫТЬ СТОЛБЦЫ.

Закріплення стовпчиків.

Щоб окремі поля не прокручувались в таблиці разом з останніми, а залишались на екрані постійно, виконати команду ФОРМАТ \ ЗАКРЕПИТЬ СТОЛБЦЫ. Закріпити можна лише суміжні стовпчики.



  1. Модифікація структури таблиці.

При створенні структури таблиці могли бути допущені помилки. До наповнення таблиці даними такі помилки можна виправити. Якщо в таблицю вже введені дані, то зміна структури таблиці може призвести до втрати даних.

Access надає такі можливості для модифікації структури таблиці:

1)    Змінити ім’я поля.

2)    Змінити тип даних.

3)    Вставити пропущене поле.

4)    Вилучити поле.

5)    Змінити порядок слідування полів у таблиці.

Модифікацію будь-якого об’єкта бази даних виконують у режимі КОНСТРУКТОР.



Вставка і вилучення поля (стовпця).

1)    Вставка поля



  • Відкрийте таблицю в режимі Таблиці.

  • Виберіть стовпчик (помістіть курсор у будь-яку клітинку стовпчика), зліва від якого потрібно додати новий стовпчик, і виберіть в меню Вставка команду Столбец.

  • Встановіть покажчик на заголовок нового стовпчика, двічі натисніть кнопку миші і введіть потрібне ім'я поля.

2)    Вилучення поля в режимі Таблиці

  • Відкрийте таблицю в режимі Таблиці.

  • Виберіть область виділення поля стовпця, яке необхідно вилучити.

  • У меню Правка виберіть команду Удалить столбец.

3)    В режимі Конструктора

  • Відкрийте таблицю в режимі Конструктора.

  • Виділіть одне або декілька полів, які необхідно вилучити.

  • Для вилучення одного поля клацніть область виділення рядка цього поля. Для вилучення декількох полів, не відпускаючи затисненої кнопки миші, перемістіть покажчик по областях виділення рядків цих полів.

  • На панелі інструментів натисніть кнопку Удалить строки (конструктор!).

Примітки.

  • Посилання на видалене поле, бази даних, що містяться в інших об'єктах, також необхідно вилучити.

  • При вилученні поля, дані, що містилися в ньому, відновити не можливо.

  • Не можна вилучити поле, яке є частиною відношення. Спочатку необхідно вилучити зв'язки.

Вставка і вилучення записів

Вставка запису

  • Відкрийте таблицю в режимі Таблиці.http://elib.lutsk-ntu.com.ua/book/knit/ki/2015/15-39/page16.files/image006.png

  • Натисніть на панелі інструментів кнопку Новая запись. У кінці таблиці з'являється незаповнений рядок.

Альтернатива: натиснути ту ж кнопку в лівій нижній області вікна таблиці.

  • Заповніть рядок.

Вилучення запису

  • Відкрийте таблицю в режимі Таблиці.http://elib.lutsk-ntu.com.ua/book/knit/ki/2015/15-39/page16.files/image008.jpg

  • Виділіть запис, що вилучається (записи).

  • Натисніть на панелі інструментів кнопку Удалить запись.

Примітка. Іноді при вилученні даних потрібно вилучити пов'язані з ними дані з інших таблиць. Наприклад, при вилученні постачальника потрібно вилучити і товари, що поставляються ним.

Зміна імені поля в таблиці.

Зміна імені поля ніяк не впливає на дані, що містяться в ньому, але може спричинити зміну інших частин бази даних. Якщо які-небудь об'єкти бази даних містять посилання на поле, ім'я якого змінилося, то в них також необхідно внести відповідні виправлення.

Змінювати ім'я поля можна як в режимі Конструктора, так і в режимі Таблиці.

Зміна імені поля в режимі Таблиці



  • Відкрийте таблицю в режимі Таблиці.

  • Двічі клацніть область виділення стовчика, в якому треба змінити ім'я.

  • Введіть нове ім'я поля.

  • Для збереження нового імені натисніть клавішу ENTER.

Зміна імені поля в режимі Конструктора

  • Відкрийте таблицю в режимі Конструктора.

  • Двічі клацніть ім'я поля, яке необхідно змінити.

  • Введіть нове ім'я поля.

  • Для збереження змін натисніть кнопку Сохранить на панелі інструментів.

Зміна даних в полі

  • Відкрийте таблицю в режимі Таблиці.

  • Щоб змінювати дані всередині поля, встановіть покажчик в будь-яке місце в межах цього поля і натисніть кнопку миші.

  • Для виділення всього поля в режимі Таблиці встановіть покажчик на лівий край поля. Коли покажчик прийме вигляд натисніть кнопку миші.

  • Введіть текст з клавіатури.

Примітка. Microsoft Access зберігає зміни в момент переходу до іншого запису.

Зміна порядку слідування полів відбувається за допомогою команди ПРАВКА\КОПИРОВАТЬ і ПРАВКА\ВСТАВИТЬ або способом перетягування. Необхідно виділити поле, яке слід перемістити. Утримуючи затисненою ліву кнопку миші (курсор миші набуває вигляду білої стрілки), перемістити курсор так, щоб контрастна лінія була між тими полями, між якими повинно знаходитись виділене поле. Відпустити кнопку миші.

  1. Створення зв’язків між таблицями.

Після створення таблиць, необхідно встановити зв’язок між ними, використовуючи який можна об’єднувати дані з різних таблиць. При встановленні зв'язку між таблицями насамперед визначають, яка з двох таблиць буде базовою, а яка – зв'язаною. В базовій таблиці поле, за яким встановлюється зв'язок, повинно бути ключовим або індексованим без повторів. Зв’язок між таблицями встановлює відношення між співпадаючими значеннями в ключових полях, як правило, між полями, які мають однакові імена в обох таблицях. У більшості випадків з ключовим полем однієї таблиці, яке є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв’язується зовнішній ключ другої таблиці. Поля, які зв’язуються, повинні мати однаковий тип даних, за виключенням випадку, коли поле первинного ключа є полем типу Счетчик. Поле Счетчик зв’язується з числовим полем, якщо значення властивості Размер обох полів співпадають.

Наприклад, допускається зв’язування поля Счетчик з числовим полем, якщо властивість Размер обох полів має значення довге ціле. Таблиці зв’язуються так, що інформація з однієї таблиці доступна для іншої таблиці. В системах спроектованих в ACCESS, як правило, є декілька зв’язаних таблиць.

Існує декілька типів зв’язку:

1)    Один до одного – кожному запису першої таблиці відповідає тільки один запис другої таблиці і навпаки. Відношення цього типу використовуються не часто, оскільки більша частина даних, які зв’язані таким способом, можна розмістити у одній таблиці. Можливе використання у тому випадку, коли таблиця має велику кількість полів і виникла необхідність її розділити. (Наприклад, перша таблиця має поля – код співробітника, прізвище, адреса, телефон, фото; друга таблиця має поля – код співробітника, ідентифікаційний код).

2)    Один до багатьох – кожному запису першої таблиці відповідає декілька записів другої таблиці. Але запису у другій таблиці відповідає лише один запис першої таблиці. (Один постачальник постачає декілька товарів, але даний товар надійшов від конкретного постачальника).

3)    Багато до багатьох – кожному запису першої таблиці відповідає декілька записів другої таблиці і кожному запису другої таблиці відповідає декілька записів першої таблиці.

Для створення зв’язків між таблицями існує спеціальне діалогове вікно,яке називається СХЕМА ДАННЫХ:


  • Вікно відкривають клацнувши на однойменній кнопці панелі інструментів або командою СЕРВИС/ СХЕМА ДАННЫХ.

  • Якщо зв’язків між таблицями не було, то відкривається одночасно вікно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ, в якому можна вибрати потрібні таблиці для включення в структуру міжтабличного зв’язку.

  • Якщо зв’язки між таблицями вже задані, то для введення в схему даних нової таблиці, клацнути на схемі даних правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати пункт ДОБАВИТЬ ТАБЛИЦУ.

  • Зв’язок між полями встановлюють шляхом перетягування імені поля з однієї таблиці в іншу на відповідне йому поле другої таблиці.

  • Прапорці КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ и КАСКАДНОЕ ОБНОЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ забезпечують одночасне поновлення або знищення даних у всіх залежних таблицях при їх зміні в головній таблиці.

Зміна існуючих зв'язків.

  • Закрийте всі відкриті таблиці. Змінювати зв'язки між відкритими таблицями не можна.

  • Перемкніться у вікно База данных. Для перемикання у вікно Бази даних з іншого вікна натисніть клавішу F11.

  • На панелі інструментів натисніть кнопку Схема данных.

  • Двічі клацніть лінію зв'язку, яку необхідно змінити.

  • Встановіть параметри зв'язку в діалоговому вікні Связи.

Вилучення зв'язку.

1)    Закрийте всі відкриті таблиці. Видаляти зв'язки між відкритими таблицями не можна.

2)    Перемкніться у вікно бази даних. Для перемикання у вікно бази даних з іншого вікна натисніть клавішу F11.

3)    На панелі інструментів натисніть кнопку Схема данных.

4)    Виберіть одиночним клацанням лінію зв'язку, яку необхідно вилучити (вибрана лінія стає виділеною), а потім натисніть клавішу DELETE.

5)    Альтернатива: викличте контекстне меню, виберіть Удалить.

6)    Підтвердіть вилучення виділеного зв'язку з бази даних – Да.


  1. Цілісність даних.

Цілісність даних означає систему правил, що використовуються в Microsoft Access для підтримки зв'язків між записами у зв'язаних таблицях, а також забезпечує захист від випадкового вилучення або зміни зв'язаних даних.

Якщо накладені умови цілісності даних, то Microsoft Access не дозволяє додавати у зв'язану таблицю записи, для яких немає відповідних записів у головній таблиці або ж змінювати записи в головній таблиці таким чином, що після цього у зв'язаній таблиці з'являться записи, що не мають відповідних записів у головній таблиці, а також вилучати записи у головній таблиці, для яких є підлеглі записи у зв'язаній таблиці.

Встановити цілісність даних можна, якщо виконані наступні умови:


  • Зв'язане поле головної таблиці є ключовим полем або має унікальний індекс.

  • Зв'язані поля мають один тип даних. (Тут існує два виключення.)

  • Обидві таблиці належать одній базі даних Microsoft Access.

Встановивши цілісність даних, необхідно слідувати наступним правилам:

  • Неможливо ввести в поле зовнішнього ключа зв'язаної таблиці значення, що не міститься в ключовому полі головної таблиці.

  • Не допускається вилучення запису з головної таблиці, якщо існують зв'язані з нею записи в підлеглій таблиці.

  • Неможливо змінити значення ключового поля в головній таблиці, якщо існують записи, зв'язані з даним записом.

Щоб накласти ці правила на конкретний зв'язок, при його створенні потрібно встановити перемикач Обеспечение целостности данных в діалоговому вікні Связи. Якщо даний перемикач встановлений, то будь-яка спроба виконати дію, що порушує одне з перерахованих вище правил, приведе до виведення на екран попередження, а сама дія виконана не буде.

  1. Режими каскадного оновлення і каскадного вилучення.

У зв’язках, для яких визначена цілісність даних, користувач має можливість вказати, чи потрібно автоматично виконувати для пов'язаних записів операції каскадного оновлення і каскадного вилучення. Якщо включити дані параметри, стануть можливими операції вилучення і оновлення, які в іншому випадку заборонені умовами цілісності даних. Щоб забезпечити цілісність даних при вилученні записів або зміні значення ключового поля в головній таблиці, автоматично вносяться необхідні зміни в зв'язані таблиці.

Якщо при визначенні зв'язку в діалоговому вікні Связи встановити перемикач Каскадное обновление связанных полей, то будь-яка зміна значення в ключовому полі головної таблиці приведе до автоматичного оновлення відповідних значень у всіх зв'язаних записах.

Якщо при визначенні зв'язку у діалоговому вікні Связи встановити перемикач Каскадное удаление связанных записей, будь-яке вилучення запису в головній таблиці приведе до автоматичного вилучення зв'язаних записів у підлеглій таблиці.


  1. Сортування записів.

Дані розміщуються в таблиці в довільному порядку по мірі їх введення. Перегляд таких даних утруднюється. Для приведення даних у визначений порядок, в базах даних використовується поняття сортування.

Для сортування слід попередньо встановити мову, якою ведеться база даних і за алфавітом якої виконується сортування. Для цього вибрати команду Сервис, Параметры..., перейти на вкладку Общие.

Є можливість при виконанні сортування записів виконати просте сортування, при якому всі записи сортуються або за зростанням, або за спаданням. При сортуванні за зростанням, значення розташовуються в алфавітному порядку від А до Я. Дати – від більш ранньої до більш пізньої. Числа впорядковуються в порядку зростання від меншого до більшого.

При сортуванні поля за зростанням записи, які містять порожні поля, вказуються в списку першими. Цифри, які знаходяться в текстових полях, сортуються як рядки символів, а не як числові значення. Щоб їх відсортувати в числовому порядку, всі текстові рядки повинні містити однакову кількість символів. Якщо рядок містить меншу кількість символів, то на початку повинні стояти нулі. Наприклад, результатом сортування за зростанням текстових рядків «1», «2», «11» і «22» буде «1», «11», «2», «22». Щоб рядки були відсортовані належним чином, перед числами з меншою розрядністю ввести нулі: «01», «02», «11», «22».

Неможливо сортувати поля МЕМО, гіперпосилання або обєкти OLE.

СОРТУВАННЯ ПО ОДНОМУ СТОВПЧИКУ

Щоб відсортувати таблицю по даних одного стовпчика, необхідно розмістити курсор в будь-якому рядку даного стовпчика і вибрати за допомогою кнопок на панелі порядок сортування – за зростанням або за спаданням.



СОРТУВАННЯ ПО ДЕКІЛЬКОХ СТОВПЧИКАХ

Стовпчики, по яких потрібно виконати сортування, повинні бути розташовані поряд.

Для сортування даних по декількох полях, виділити необхідні стовпчики. При цьому записи відсортуються спочатку по першому стовпчику, потім по другому для співпадаючих значень першого стовпчика і т.д. Складне сортування, тобто сортування по декількох полях, при якому деякі поля сортуються за зростанням, а деякі за спаданням, виконується в режимі Конструктора запиту або у вікні розширеного фільтра.


  1. Пошук заданого значення.

У процесі роботи з інформацією в таблицях виникає потреба пошуку потрібного запису. Для цього використовується ряд спеціальних засобів, а саме за допомогою команди Правка\Найти, за допомогою фільтрів або запитів.

Пошук записів командою Правка\Найти

Викликати команду меню Правка\Найти. Відкривається діалогове вікно пошуку. Значення для пошуку можна ввести так, як воно представлене в полі, або користуючись спеціальними символами:

* – будь-яка кількість будь-яких символів.

? – будь-який текстовий символ.

# – будь-яка цифра або будь-який символ.

Значення прапорців у діалоговому вікні пошуку:


  • (С учетом регистра) пошук з урахуванням регістру;

  • (С учетом формата полей) пошук з урахуванням формату полів;

  • (Только в текущем поле) пошук в активному (виділеному) полі.

  • Список (Просмотр) задає напрямок пошуку: (Вверх), (Вниз), (Все).

  • Список (Совпадение) задає критерій збігу:

  • (Поля целиком) об'єкт пошуку повинен повністю збігатись з полем у таблиці;

  • (С начала поля) об'єкт пошуку повинен збігатися з початком поля в таблиці

  • (С любой частью поля) об'єкт пошуку може бути частиною поля в таблиці.

Програма починає пошук після того, як клацнути по кнопці (Найти). Знайшовши необхідний об'єкт, Access видає повідомлення (пошук виконаний). Якщо клацнути по кнопці (Найти далее), пошук продовжується.

Наприклад, щоб знайти записи в таблиці Співробітникиякі містять прізвища, що починаються з літери М, необхідно встановити курсор в будь-яку позицію поля Прізвище, у полі (Образец) ввести М*, натиснути кнопку (Найти). Програма знаходить запис, який відповідає заданому критерію пошуку, і тзупиняється. Для продовження пошуку слід натиснути кнопку (Найти далее).



Можна виконати пошук у таблиці із заміною.

Пошук із заміною виконується після вибору команди (Правка), 3аменить. З’явиться діалогове вікно подібне до попереднього. В полі (Заменить на) вводять нове значення. Заміна знайденого значення на нове виконується лише після підтвердження заміни користувачем.



  1. Пошук даних за допомогою фільтра.

Фільтр використовується для того, щоб бачити лише ті значення, які визначені заданими критеріями. Існують чотири способи, які використовуються для відбору записів за допомогою фільтрів:

1)    Фільтр по виділеному фрагменту, потрібно використати, якщо можна легко знайти і вибрати в таблиці те значення, яке повинні містити записи, що відбираються.

2)    Звичайний фільтр використовується для вибору шуканих значень із списку без перегляду всіх записів в таблиці.

3)    Поле «Фільтр для» використовується для введення конкретного значення або виразу, введеного, як умова відбору в контекстне меню.

4)    Розширений фільтр використовується для створення складних фільтрів, якщо необхідно задати ряд критеріїв вибору записів.

Для використання фільтра служить команда меню ЗАПИСИ/ ФИЛЬТР.



1)    Використання фільтра по виділеному

Критерій пошуку задається виділенням інформації в таблиці. Можна застосувати фільтр до відфільтрованої таблиці, зробивши інший вибір, і відфільтрувати вдруге. Кнопка «Фильтр по выделенному» (аналог меню Записи\Фильтр\Фильтр по выделенному)

Відбирає записи на основі поточних виділених даних. Для застосування фільтра необхідно виділити поле або частину поля в об’єкті в режимі Таблиці або у формі, потім натиснути кнопку Фильтр по выделенному. В полі можна вибрати все значення або його частину. Спосіб вибору значення визначає, які записи буде повертати фільтр:


  • Виділяється весь вміст поля (або курсор встановлюється в поле без виділення значення). В цьому випадку весь вміст даного поля повинен співпадати з обраним значенням. Наприклад, у полі «посада» вибране значення «економіст». Фільтр повертає всі записи, у яких у полі «посада» міститься значення економіст.

  • Якщо виділити частину значення, починаючи з першого символу в полі, то фільтр відбере всі значення, які починаються з виділених символів. Наприклад, у полі «Прізвище», що містить значення Патон, виділити «Па». Фільтр відбере всі записи, що містять у полі «Прізвище» значення, які починаються з «Па» (наприклад, «Пащенко» і «Пархоменко»).

  • Виділяється частина значення, починаючи не з першого символу в полі. Наприклад, у полі «Імена» виділити частину слова «слав». Будуть вибрані записи, Станіслав, Ростислав, Вячеслав.

  • За допомогою фільтра по виділеному можна виконувати пошук записів, що задовольняють декілька умов. У цьому випадку умови вибору записів задаються почергово.

  • Можна фільтрувати записи за допомогою виключення вибраних. Фільтр дозволяє вибирати записи, які не містять вибраного значення. Вибрати значення, натиснути праву кнопку миші і вибрати команду Исключить выделенное. За допомогою даного фільтра будуть повернені лише ті записи, які не були вибрані.

2)    Використання звичайного фільтра.

Для використання звичайного фільтра, вибрати команду меню ЗАПИСИ\ФИЛЬТР\ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР. Відкриється бланк з порожніми полями, в які вводиться один або декілька критеріїв вибору записів шляхом введення з клавіатури або вибором потрібного значення із списку.



  • Відкрийте таблицю.

  • Виконайте команду Меню| Записи| Фильтр| Изменить фильтр, щоб перемкнутися у вікно звичайного фільтра.

  • Виберіть поле для задання умови відбору, якому повинні задовольняти записи, що включаються в результуючий набір записів.

  • Введіть умову відбору, вибравши шукане значення у списку значень поля, що розкривається, або ввести в поле значення з клавіатури.

  • Для пошуку записів з використанням умови відбору, що задається виразом, введіть вираз у відповідне поле.

  • Якщо задати умови в декількох полях, фільтр буде повертати тільки ті записи, в яких кожне з полів містить вказане значення.

  • Для того, щоб указати декілька умов, виберіть вкладку Или, ярличок якої знаходиться в лівому нижньому кутку вікна. Фільтр буде повертати записи, що містять в полях всі значення, вказані на вкладці Найти.

  • Виконати команду меню Фільтр\ Применить фильтр або клацніть кнопку Применение фильтра на панелі інструментів.

3)    Використання поля ФІЛЬТР ДЛЯ

  • Відкрийте таблицю в режимі Таблиці.http://elib.lutsk-ntu.com.ua/book/knit/ki/2015/15-39/page16.files/image010.png

  • Клацніть правою кнопкою миші у будь-якій клітинці поля, для якого вказується умова відбору, а потім виконати одну з наступних дій:

  • введіть значення, яке буде використовуватись як умова відбору, в поле "Фильтр для" в контекстному меню.

  • Для вказівки більш складної умови відбору наберіть повний вираз.

Виконайте одну з наступних дій:

  • Щоб застосувати фільтр і закрити контекстне меню, натисніть клавішу ENTER.

  • Щоб застосувати фільтр і залишити контекстне меню відкритим (з тим, щоб мати можливість указати додаткову умову для поля), натисніть клавішу TAB. Введіть нову умову і натисніть клавішу TAB ще раз. Повторювати ці дії доти, поки не будуть отримані всі необхідні записи. Наприклад, в полі «ставка» знайти значення >300 and <600.

  • Натиснути – старт процесу фільтрації.

4)    Розширені фільтри

Розширені фільтри створюються у вікні розширеного фільтра за допомогою бланка запиту. Розширений фільтр можна використовувати не лише для пошуку записів по заданих критеріях, але і для виконання сортування записів по одному полю або по декількох полях одночасно.

  • Відкрийте таблицю в режимі Таблиці.

  • Виконайте команду Меню| Записи| Фильтр| Расширенный фильтр.Додайте в бланк поле або поля, для яких будуть задані умови для відбору записів.

  • Поля додаються перетяганням із списку, подвійним натисненням в списку або вибором із списку, що розкривається в клітинці Поле.

  • У розширений фільтр потрібно додавати поля, що використовуються при сортуванні або завданні умов відбору. Після застосування фільтра на екран автоматично виводяться всі поля таблиці.

  • Для вказівки порядку сортування відібраних записів виберіть клітинку в рядку «Сортировка» для конкретного поля, натисніть кнопку розкриття списку і виберіть порядок сортування.

  • У Miсrosoft Access записи сортуються спочатку по значеннях поля, розташованого в лівому стовпці бланка, потім по значеннях поля в наступному праворуч стовпці і т.д.

  • Укажіть шукане значення або введіть вираження в рядок «Умова відбору» для полів, включених в бланк.

  • Вираження умови відбору вводиться шляхом прямого введення з клавіатури, або за допомогою Построителя выражений. Для запуску Построителя выражений натисніть праву кнопку миші в клітинці Условие отбора і виберіть команду "Построить".

  • Для того, щоб застосувати фільтр, натисніть кнопку Применение фильтра на панелі інструментів або виконайте команду меню Фильтр| Применить фильтр.

  1. Приклади виразів, що використовуються як умови відбору текстових значень.

Поле «Пункт Призначення» умова «Київ» відображає записи, які містять замовлення на доставку товарів у Київ.

Поле «Пункт Призначення» умова «Київ» OR «Харків», використовується оператор Or для відображення замовлень на доставку товарів у Київ або Харків.

Дата Відвантаження Between #05.01.05# And #10.01.05# використовує оператор Between...And для відображення замовлень на відвантаження товарів не раніше 5-січ-2005 і не пізніше 10-січ-2005.

Дата Відвантаження #02.02.2005# Відображає замовлення на відвантаження товарів 2-лют-2005.

Країна Доставки In ("Канада", "Великобританія") Використовує оператор In для відображення замовлень на доставку товарів в Канаду або Великобританію.

Країна Доставки Not "США". Використовує оператор Not для відображення замовлень на доставку товарів у всі країни, за виключенням США.

Прізвище Like "С*" Замовлення на доставку товарів клієнтам, прізвища яких починаються з літери С.

Прізвище Like "[А-Д]*" Замовлення для клієнтів, прізвища яких починаються з літер від А до Д.

Прізвище Like "*ро*" Замовлення для клієнтів, прізвища яких містять сполучення літер «ро». (Морозова, Трофимов, Коробка, Прохоров).

НазваТовару >="Н" Відображає замовлення на доставку товарів, назви яких починаються з літер, що знаходяться в діапазоні від Н до Я.

КодЗамовлення Right([КодЗамовлення], 2)="03" Використовує функцію Right для відображення замовлень, код яких закінчується на 03.

Назва Len([Назва])>Val(30) Використовує функцію Len і Val для відображення замовлень для фірм, довжина назв яких перевищують 30 символів.

Дата Замовлення < Date( )- 30 Використовує функцію Date для відображення замовлень, зроблених раніше, ніж 30 днів назад.

Дата Замовлення Year([ДатаЗамовлення])=2005 Використовує функцію Year для відображення замовлень, зроблених у 2005 році.

Кількість>Davg("[Кількість]", "Замовлено") Використовує функцію Dаvg для відображення замовлених товарів, кількість яких перевищує середнє.

Більш могутнім засобом вибору даних, порівняно з фільтрами, є запити.

Схожість і різниця між запитами на вибірку і фільтрами

Основна подібність між запитами на вибірку і фільтрами полягає в тому, що в них проводиться вилучення підмножини записів із базової таблиці або запита.



Фільтр, як правило, використовують при роботі в режимі Форми або в режимі Таблиці для перегляду або зміни підмножини записів. Запити використовують для виконання наступних дій:

  • Перегляд підмножини записів без попереднього відкриття конкретної таблиці або форми.

  • Вибір таблиць, що містять записи, з можливістю наступного додавання інших таблиць.

Виконання обчислень над значеннями полів


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка