Особливості роботи з електронними документами



Скачати 89.53 Kb.
Дата конвертації27.04.2016
Розмір89.53 Kb.
М Е Т О Д И Ч Н І Р Е К О М Е Н Д А Ц І Ї

н а т е м у :

Особливості роботи з

електронними документами

Найближчим часом тим, хто працює з документами, доведеться опановувати величезну кількість нових норм і правил.

Мін’юст прийняв Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання (наказ від 11.11.2014 р. № 1886/5). Таким чином, із набранням чинності цього документа всі установи зобов'язані створювати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій та електронній.

Створення документів із кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується із відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

Такі вимоги, у свою чергу, підштовхують до створення інформаційної автоматизованої системи (ІАС) на місцях. Остання повинна забезпечувати можливість створення документів із електронним і паперовим носіями інформації під час документування управлінської інформації в установі, їх опрацювання і користування ними, тобто можливість організації та реалізації всіх етапів документообігу, а також оперативне зберігання документів у тій системі, у якій вони були створені.

Вимоги щодо автоматизації в установі конкретних документаційних процесів, а також щодо рівня їх автоматизації, установлюються інструкцією з діловодства установи.

Отже, із набуттям чинності згаданим вище наказом Мін’юсту, всі установи мають оновити власні інструкції з діловодства.

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядуванняВідсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітівУсе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою.

В установах, де налагоджений електронний документообіг, після реєстрації електронна реєстраційно-контрольна картка (ЕРКК) разом із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі - виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції.

При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної, за якої документи розкладаються по сформованих ним відповідно до класифікатору справах, і які або чекають початку виконання (у справі "Документи, що надійшли"), або прийняті співробітником до виконання (у справі "Документи на виконанні"), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у справі "На контролі").

У ході роботи з електронними документами мусить бути забезпечено комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до ЕРКК. Вихідний документ, супроводжуваний відповідними реквізитами ЕРКК, може бути захищений електронним цифровим підписом, зашифрований і переданий адресатові.

Відмінність процесів опрацювання документів для автоматизованого документообігу, від цих же процесів в електронному документообігу, невелика.

Оскільки в автоматизованому документообігу використовуються сучасні рішення і критерієм відбору є лише їхня сполучуваність з паперовим документообігом, то нічого переважно нового в електронному його варіанті не міститься.

Дуже важливою перевагою технології підготовки документів, яка використовується в СЕДД, є можливість автоматизації всього процесу узгодження і затвердження документа, у тому числі і з використанням електронних аналогів власноручного підпису.

Технологію електронного документообігу на цій стадії підтримують наступні функціональні можливості системи:

- прикріплення до реєстраційно-контрольної картки (ЕРКК) електронного образу документу у вигляді файлу (файлів) будь-якого формату;

- розмежування прав доступу до прикріплених файлів електронного образу документу;

- надання кожній посадовій особі- учаснику діловодного процесу - свого особистого віртуального кабінету, чим досягається доступ посадової особи до документів, що відноситься до її компетенції;

 розсилання електронних документів і доручень до них по мережі (по "кабінетах" виконавців);

- забезпечення процесу узгодження (візування) проектів документів;

- здійснення повнотекстового і атрибутивного пошуку електронних документів, включаючи віддалений повнотекстовий пошук;

- відправлення електронною поштою або публікація на Інтернет-порталі установи електронних вихідних документів (з використанням електронної пошти), захищених за допомогою сертифікованих засобів;

- формування і оформлення справ, тобто групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури;

- архівне збереження електронних документів. Основною одиницею обліку в системі залишається ЕРКК документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, оперативність пошуку.

Опрацювання та відправлення кореспонденції

Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службою.

Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства установи відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

З використанням засобів електрозв'язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.

У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв'язку, а також необхідність і порядок посилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються інструкцією установи з урахуванням наявних в установі технічних і програмних засобів.

Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства

Під час приймання від виконавців вихідних документів з паперовими носіями перевіряються:

- правильність оформлення документа (склад і розміщення на ньому всіх реквізитів);

- наявність і правильність зазначення адреси кореспондента;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах установи;

- наявність на документі позначки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп




ПІДЛЯГАЄ

ПОВЕРНЕННЮ



Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.

Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства у години, встановлені для цього інструкцією установи.

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст країни на конверті крім найменування установи, посади та прізвища адресата слід зазначати поштову адресу.

У разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата також вказується спочатку номер будинку, вулиця, місто, графство або штат, країна і поштовий індекс. Приклади надсилання кореспонденції по Україні та за кордон наведені в додатку 5.16.

Можливе застосування європейських конвертів з невеликим пластиковим віконцем. Головне при цьому визначити, щоб місце підписання адреси на листі відповідало розмірам віконця.

У правому верхньому куті конверта поряд з марками іноді вказується порядок надсилання і особливості вкладеної кореспонденції. При цьому можуть використовуються такі написи:  Air Mail  (Авіа),  Confidential (Конфіденційий), Private (Приватний) Urgent (Рекомендований), Express (Терміновий), Strictly confidential (Цілком таємний). Документи, що доставляються кур'єром, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі.

Створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що повинно відповідати технічним вимогам збереження носіїв з записаною на них інформацією. Копія супровідного листа долучається до відповідної справи на загальних підставах.

Уся вихідна кореспонденція та інші поштові відправлення передаються структурними підрозділами або виконавцями у визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи.

Неоформлені або належним чином не оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати секретареві-референтові до встановленої години.

Секретар-референт реєструє вихідні документи в журналі реєстрації вихідних документів (додаток 5.7). При цьому кожному вихідному документу присвоюється номер, який складається з літер імені та прізвища документа, індексу структурного підрозділу та порядкового номера документа з початку року. Наприклад: ГТ/10-56, де ГГ - індекс, який вказує, що документ підписано керівником (І. Соломійко), 10 - індекс автора документа, 56 - порядковий номер.

Перелік індексів, присвоєних, як приклад, підрозділам навчального закладу наведено в додатку 5.16.

Позначку про вихідні документи-відповіді робить секретар-референт у журналах реєстрації вхідних документів, де проставляються номер і дата вихідного документа, вказуються прізвище керівника, що підписав документ.

Документи, що надсилаються одночасно одному адресатові, вкладаються в один конверт. Законвертована кореспонденція маркірується і доставляється у поштове відділення.



Виконання вимог щодо раціональної організації як традиційного так і електронного документообігу можливе лише за умови ретельно продуманої технології оброблення документів,дотримання послідовності виконуваних операцій. Для цього слід розробити схеми документообігу, маршрутні і технологічні карти на службову документацію.
м . Ч е р н і в ц і

2 0 1 5 р і к


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка