Наказ №110/01 Про затвердження Інструкції з діловодства в Полтавському міському управлінні юстиції



Сторінка1/11
Дата конвертації24.04.2016
Розмір1.19 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ


ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ПОЛТАВСЬКІЙ ОБЛАСТІ

ПОЛТАВСЬКЕ МІСЬКЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ


НАКАЗ


28 жовтня 2012 року № 110/01

Про затвердження Інструкції з

діловодства в Полтавському

міському управлінні юстиції


Враховуючи положення Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 N 1242 та з метою належного документального забезпечення роботи Полтавського міського управління юстиції та його структурних підрозділів, -

НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Полтавському міському управлінні юстиції (додається).

2. Заступнику начальника Полтавського міського управління юстиції, начальникам структурних підрозділів Полтавського міського управління юстиції забезпечити неухильне додержання Інструкції з діловодства відповідно до функціональних обов'язків, які належать до їх компетенції.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Начальник О.М. Лутченко

ЗАТВЕРДЖЕНО


Наказ Полтавського міського

управління юстиції

28.10.2012 № 110/01


ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Полтавському міському управлінні юстиції

1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства в Полтавському міському управлінні юстиції (далі – Інструкція) встановлює єдині вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Полтавському міському управлінні юстиції (далі – Міському управлінні) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Дія цієї Інструкції поширюється на структурні підрозділи Управління, у частині виконання документів, зареєстрованих та надісланих зазначеним підрозділам для виконання.

1.2. Порядок організації електронного документообігу у листуванні з Головним управлінням юстиції у Полтавській області та структурними підрозділами, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за запитами на інформацію визначаються окремими нормативно – правовими актами.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у Міському управлінні розроблені відповідно до положень Конституції України та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно – правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 (далі – Типова інструкція).

1.4. Відповідно до документообігу у Міському управлінні застосовується децентралізована система реєстрації документів.

Формування і оперативне зберігання справ у межах кожного структурного підрозділу аж до передачі справ в архів Міського управління здійснюється децентралізовано.

1.5. Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства, зберігання і використання документів в Міському управлінні та його структурних підрозділах покладається на їх керівників.

1.6. Порядок ведення діловодства щодо звернень громадян покладається на провідного спеціаліста Міського управління.

1.7. Методичне керівництво здійснення контролю за строками виконання документів, що надходять від вищестоящих державних органів, в Міському управлінні та його структурних підрозділах покладається на їх керівників.

1.8. Відповідальність за організацію діловодства в структурних підрозділах Міського управління, дотримання правил цієї Інструкції всіма працівниками структурних підрозділів, а також за збереження документів з моменту їх створення або надходження і до відправлення або передачі до архіву Міського управління покладається на керівників структурних підрозділів.

1.9. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, (далі – акти державних органів), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад (далі – запити, звернення), кореспонденцію Головного управління юстиції у Полтавській області, погодження проектів організаційно-розпорядчих актів Міського управління несуть відповідальність заступник начальника Міського управління та керівники структурних підрозділів згідно з розподілом функціональних обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Міського управління відповідають їх керівники.

1.10. Ведення діловодства відповідно до вимог чинного законодавства, державних стандартів та цієї Інструкції в Міському управлінні та структурних підрозділах покладається на одного або декількох працівників (далі – Відповідальний працівник). Обов’язки працівника, відповідального за діловодство відображаються у посадовій інструкції.

1.11. Основним завданням Відповідального працівника Міського управління є встановлення в Міському управлінні єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами, контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах управління. Відповідальний працівник Міського управління відповідно до покладених на нього завдань:

- розробляє інструкцію з діловодства та зведену номенклатуру справ Міського управління ;

- здійснює реєстрацію та веде облік документів вхідної та вихідної кореспонденції ;

- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву Міського управління (далі – архів Міського управління);

- забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами Міського управління вимог Інструкції, регламенту та національних стандартів;

- вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в Міському управлінні;

- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в Міському управлінні;

- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

- проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- організовує збереження документаційного фонду Міського управління та користування ним;

- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Міського управління з питань діловодства;

- засвідчує печаткою документи, підписані керівництвом установи.

1.12. Додержання вимог цієї Інструкції є обов'язковим для всіх працівників Міського управління.

1.13. При звільненні працівника, який виконує діловодні функції у структурному підрозділі, а також у разі його відпустки чи відрядження усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, яка його заміщає.
2. Документування управлінської інформації.

Загальні вимоги до створення документів
2.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

2.2. Право видання документів, їх підписання, погодження, затвердження регламентується Положенням про районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні, міжрайонні управління юстиції, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 23 червня 2011 року N 1707/5, положеннями про структурні підрозділи Міського управління та посадовими інструкціями працівників.

Підставою для створення документів у Міському управлінні є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.3. У Міському управлінні визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

2.4. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (наказ, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом Міського управління, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

2.5. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання Міським управлінням покладених на нього завдань і функцій.

2.6. Управлінська діяльність Міського управління здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності Міського управління є:

- Конституція України, закони України, акти Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції у Полтавській області;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Міським управлінням покладених на нього завдань, що знаходяться у межах його компетенції.

2.7. Розпорядчі документи, що надходять до Міського управління від вищестоящих державних органів, доводяться до структурних підрозділів шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, доручень), в яких викладається зміст документа стосовно завдань Міського управління.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищестоящих державних органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

2.8. При здійсненні оперативних зв'язків із вищестоящими державними органами, іншими органами виконавчої влади, підприємствами, установами та організаціями Міське управління може надсилати листи електронною поштою.

2.9. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно – розпорядча документація. Реквізити організаційно – розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163 – 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163 – 2003).

2.10. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис (додаток 3).

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

2.11. Міське управління здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави – адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

2.12. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатках 1,2,3.

2.13. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

2.14. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається на провідного спеціаліста.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

В структурних підрозділах Міського управління, із якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на керівників цих підрозділів.
3. Бланки документів
Організаційно – розпорядчі документи оформлюються на бланках Міського управління, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

3.1. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше органів, оформлюються не на бланках.

Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовної частини розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) способом.

3.2. Всі службові документи повинні оформлюватися на бланках Міського управління.

У Міському управлінні застосовують такі види бланків:

– загальний бланк для створення різних видів документів містить такі реквізити: зображення Державного Герба України у центрі верхнього поля, наступний рядок по центру – найменування назви Міністерства, розмір напису: великими літерами, 14 жирним шрифтом Times New Roman, наступний рядок назва установи вищого рівня великими літерами, 14 жирним шрифтом Times New Roman, наступний рядок назва установи великими літерами, 14 жирним шрифтом Times New Roman (додаток 4);


  • бланк конкретного виду документа (накази) містить такі реквізити: по центру зображення Державного Герба України, наступний рядок по центру – найменування назви Міністерства, розмір напису: великими літерами, 14 жирним шрифтом Times New Roman, наступний рядок назва установи вищого рівня великими літерами, 14 жирним шрифтом Times New Roman, наступний рядок назва установи великими літерами, 14 жирним шрифтом Times New Roman, два пропущені рядки по центру пишеться слово “НАКАЗ” великими літерами 14 нежирним шрифтом Times New Roman, два пропущені рядки, з лівого краю дата написана словесно-цифровим способом, з правого краю зазначається номер наказу, два пропущені рядки, з лівого краю назва наказу, пропущений рядок, зміст наказу із повздовжнім розташуванням. (додаток 5);

  • бланк листа містить наступні реквізити: по центру зображення Державного Герба України, наступний рядок по центру – найменування назви Міністерства, розмір напису: великими літерами, 14 жирним шрифтом Times New Roman, наступний рядок назва установи вищого рівня великими літерами, 14 жирним шрифтом Times New Roman, наступний рядок назва установи великими літерами, 14 жирним шрифтом Times New Roman, пропуск одного рядка, по центру 10 шрифтом Times New Roman зазначається місце знаходження установи у такій послідовності: вулиця, місто, поштовий індекс, контактний телефон, електронна поштова адреса, код ЄДРПОУ, пропуск одного рядка, з лівого краю дата, та вихідний номер документа, з правого краю на вхідний номер такий-то, пропуск одного рядка з правого краю повна назва отримувача, наступний рядок з лівого краю назва листа, пропущено два рядки, далі текст листа з повздовжнім розташуванням (додатки 6, 6-А, 6-Б, 6-В, 6-Г, 6-Д, 6-Е, 6-Є, 6-Ж).

3.3. Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

3.4. Бланки структурних підрозділів виготовляються на основі загального бланка Міського управління з додаванням назви структурного підрозділу (розмір напису: великими літерами, 14 жирним шрифтом Times New Roman) та через пропуск одного рядка - довідкових даних про нього (по центру 10 шрифтом Times New Roman).

3.5. За рішенням керівництва Міського управління бланки можуть виготовлятись за допомогою комп’ютерної техніки.

3.6. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.


4. Оформлення реквізитів документів
Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники Міського управління оформлюють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163 – 2003.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка