Методичні рекомендації щодо організації роботи з науково-технічного опрацювання документів підприємств, установ і організацій



Скачати 400.33 Kb.
Дата конвертації24.04.2016
Розмір400.33 Kb.
Державний архів Чернігівської області

Методичні рекомендації

щодо організації роботи з науково-технічного опрацювання

документів підприємств, установ і організацій

різних форм власності

СХВАЛЕНО

Протокол засідання науково-методичної ради Держархіву Чернігівської області






СХВАЛЕНО

Протокол засідання Методичної комісії Держкомархіву України




22.06.2005 № 2





14.07.2005 № 2

Укладачі:

Саржан В. Т.

Сіробаба М. В.

Чернігів

2005

ЗМІСТ

Стор.

ВСТУП





4

Розділ І.

Організаційні питання створення приватних підприємств з науково-технічного опрацювання документів в установах (з досвіду роботи Чернігівської області)

4–7

Розділ ІІ.

Методика проведення науково-технічного опрацювання документів.


8–19

Додатки

20–29

Список джерел та літератури




30

Вступ

Національний архівний фонд України (далі НАФ) – це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації.

Експертиза цінності документів передбачає всебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього та встановлення строків зберігання.

Документи вносяться до НАФ в упорядкованому стані за рахунок власника відповідно до вимог нормативно – методичних документів з архівної справи. Крім зазначених документів, у процесі функціонування підприємств, установ, організацій всіх форм власності (далі – установи) утворюються документи тривалого строку зберігання та з особового складу, які також потребують науково–технічного опрацювання.

Проведення експертизи цінності проводиться на підприємствах, в установах і організаціях щорічно працівниками служби діловодства разом з експертною комісією (ЕК) під методичним керівництвом архіву установи.

З метою проведення науково-технічного опрацювання документів установи можуть залучати приватні підприємства, які здійснюють ці види робіт. Архівні установи також можуть виконувати на платній основі роботи, пов’язані з науково-технічним опрацюванням документів фізичних і юридичних осіб.

Мета цих методичних рекомендацій – викладення основних засад організації й методики роботи з науково-технічного опрацювання документів в установах.

Методичні рекомендації можуть бути рекомендовані для застосування в роботі під час проведення експертизи цінності документів установами всіх форм власності, державними і комунальними архівами, а також приватними підприємствами, що здійснюють роботи з науково-технічного опрацювання документів.



Розділ I. Організаційні питання створення приватних підприємств з науково-технічного опрацювання документів в установах

(з досвіду роботи Чернігівської області)

На сьогодні в Україні функціонують різні організаційні форми приватних підприємств, що здійснюють на договірних засадах роботи з науково-технічного опрацювання документів в установах. Цей процес відбувається на фоні ліквідації госпрозрахункових підрозділів державних архівів. Умови сьогодення вимагають від державних і комунальних архівів активно взаємодіяти з такими підприємствами, надавати їм методичну, практичну допомогу з метою підвищення якості робіт з упорядкування документів.

У Чернігівській області діють дві комерційні структури, основним напрямком яких є науково-технічне опрацювання документів та виконання робіт з удосконалення діловодства в установах.

На базі госпрозрахункового відділу Державного архіву Чернігівської області створено командитне товариство „Фірма „Архівіст”” та приватне підприємство „Кошик”.

Командитне товариство засновано на колективній формі власності. Вищим органом товариства є збори учасників, які мають повноваження приймати рішення з будь-яких питань діяльності товариства.

Збори скликаються не менше одного разу на рік. Кожен учасник на зборах володіє кількістю голосів пропорційно його частці у статутному фонді. Збори вважаються повноважними, якщо на них присутні учасники, що володіють у сукупності не менше 60% голосів, а під час розгляду питань, що потребують одноголосного рішення, зокрема визначення пріоритетних напрямів діяльності товариства, затвердження планів роботи та звітів про їхнє виконання, виключення учасника з товариства – всі його учасники. Учасник товариства має право передавати свої повноваження на зборах іншому учаснику. Позачергові збори скликаються за ініціативою директора, ревізійної комісії, а також на вимогу учасників, що володіють не менше 25% голосів.

Вкладники беруть участь у зборах учасників товариства з правом дорадчого голосу.

Ведення справ товариства здійснює директор, який обирається на зборах простою більшістю голосів учасників. Директор забезпечує керівництво поточною діяльністю товариства на основі єдиноначальності у межах своєї компетенції і наданих йому повноважень, визначених статутом, рішеннями зборів учасників товариства відповідно до чинного законодавства.

Фінансову основу статутного фонду товариства складає майно учасників підприємницької діяльності та вкладників товариства. При цьому учасники несуть відповідальність за зобов’язаннями товариства усім майном, на яке може бути накладене стягнення відповідно до чинного законодавства; вкладники - у межах розмірів індивідуальних вкладів.

Для створення командитного товариства учасники та вкладники вносили грошові та майнові внески, цінні папери. Витрати учасників щодо створення та реєстрації товариства відшкодовуються за його рахунок. Товариство має резервний фонд, що складається із щорічних відрахувань від чистого прибутку, який залишається у його розпорядженні. Прибуток товариства створюється з надходжень від фінансово-господарської діяльності після покриття матеріальних та інших витрат, сплати передбачених чинним законодавством податків та інших платежів до бюджету та позабюджетних фондів. Він залишається у повному розпорядженні товариства і використовується відповідно до рішення загальних зборів членів товариства.

Товариство самостійно розробляє і затверджує штатний розпис, визначає оклади, форми і систему оплати праці, враховуючи якісні показники і принцип винагороди за кінцевим результатом. Оплата праці працівників, у тому числі і керівництва, здійснюється у межах фонду оплати праці; при цьому розмір виплат не обмежується. Штатні працівники товариства підлягають соціальному і медичному страхуванню, соціальному забезпеченню відповідно до чинного законодавства.

Статут товариства забороняє його членам укладати від свого імені й у власних інтересах угоди, однорідні з діями товариства, а також брати участь в інших структурах, що мають однорідні з товариством дії.

Контроль за фінансово-господарською діяльністю товариства здійснює ревізійна комісія, порядок діяльності якої визначається зборами товариства. До основних завдань ревізійної комісії входить контроль фінансово-господарської діяльності товариства.

Основні напрями роботи товариства „Фірма „Архівіст”” є: науково-технічне опрацювання документів і виконання робіт з удосконалення діловодства й архівної справи в установах всіх форм власності, складання інструкцій з діловодства, номенклатур справ, історичних довідок, виготовлення картонажів тощо.

Ціни на послуги визначаються за домовленістю із замовником відповідно до прейскуранту цін, що затверджується наказом директора товариства.

Підприємство з науково-технічного опрацювання документів „Кошик”. засновано на приватній формі власності. У даному випадку загальне керівництво здійснюється його власником, а адміністративне – директором. При цьому власник має право поєднувати функції директора з правами власника. Розподіл функцій між власником та директором зазначається в статуті. Відповідальність за додержання фінансової дисципліни несе бухгалтер підприємства, який підпорядковується безпосередньо власнику у питаннях контролю за фінансовою діяльністю.

Для налагодження виробничо-комерційної бази підприємства за рахунок коштів власника, як правило, створюється статутний фонд. Майно підприємства складають основні фонди, обігові кошти та інші цінності. Власник користується правом володіння, користування та розпорядження цим майном, а директор – правом господарського ведення у межах, що визначені статутом.

Виконання робіт та надання послуг здійснюється за договірними або регульованими цінами. Після сплати податків, обов’язкових платежів та покриття інших витрат, прибуток підприємства використовується на потреби, що визначаються власником підприємства, і перебуває у повному його розпорядженні.

Джерелом формування фінансових ресурсів підприємства поряд з прибутком є амортизаційні відрахування, кошти, отримані від продажу майна, дивіденди та інші надходження.

Приватне підприємство „Кошик” виконує науково-технічне опрацювання документів установ різних форм власності, роботи з удосконалення діловодства в установах, палітурні роботи, поліграфічні послуги, виготовляє продукцію виробничо-технічного призначення, зокрема папки для м’якої та твердої обкладинок, файлові папки, гумові наперстки, картонажі за розмірами замовників тощо.

Комерційні підприємства здійснюють науково-технічне опрацювання документів установ, розташованих на території області, у тому числі установ- джерел формування НАФ та джерел комплектування державних і комунальних архівів, а також упорядковують документи ліквідованих суб’єктів господарювання та готують їх до подальшого зберігання в державних або інших архівах.

Наявність на території Чернігівської області двох комерційних структур, їхня конкуренція в умовах ринкових відносин позначається на вартості усіх видів робіт, їхньому асортименті та якості. Значно покращилися й показники держархіву області з упорядкування документів установ, що перебувають у зоні комплектування.

На сьогодні до описів справ, затверджених експертно-перевірною комісією (ЕПК) держархіву області, внесено 91% справ постійного зберігання та 95% справ з особового складу установ обласної ланки.

Силами комерційних підприємств упорядковується понад 90% справ від загальної кількості опрацьованих документів постійного зберігання.

Документи НАФ надходять на державне зберігання від установ у картонажах, що придбані ними у комерційних підприємств.

Держархів Чернігівської області здійснює постійний контроль за якістю науково-технічного опрацювання документів та надання інших послуг, проводить перевірки, результати яких заслуховуються на засіданнях експертно - перевірної комісії (ЕПК), консультує з питань впорядкування документів складних фондів, надає оперативну інформацію про установи, що потребують упорядкування документів та надання інших послуг, інформує про надходження нових нормативних документів з діловодства та архівної справи.

Розділ II. Методика проведення науково-технічного опрацювання документів

Організація роботи з науково-технічного опрацювання документів в установах включає:



- експертизу цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів та актів про вилучення документів для знищення.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20.07.1998 № 41 та зареєстрованого Міністерством юстиції 17.09.1998 за № 576/3016 (із змінами та доповненнями), відомчих (галузевих) переліків документів зі строками зберігання, а також індивідуальної номенклатури справ установи шляхом поаркушного перегляду кожної справи. Відбір документів для подальшого зберігання та знищення тільки за заголовками справ у номенклатурі, описах або на обкладинках справ не допускається.

Обов’язково переглядаються всі справи з відміткою „ЕПК”, особливу увагу слід приділяти справам, що містять листування з основних питань діяльності установи, з метою відбору документів для постійного зберігання.

Строки зберігання документів, зазначені у Переліку типових документів та відомчих (галузевих) переліках зі строками зберігання, не можна зменшувати – це правило є обов’язковим для всіх установ незалежно від форм власності. Збільшення строків зберігання допускається за рішенням ЕК у випадках, коли це зумовлено специфічними особливостями роботи конкретної установи.

У відомчих (галузевих) переліках діють ті статті, які не суперечать Переліку типових документів.

Проведення експертизи здійснюється поетапно. На підготовчій стадії упорядником документів вивчається література про фондоутворювача, історичні довідки, організаційно-розпорядчі документи установи, номенклатура, описи справ та справа фонду. Після цього здійснюється відбір документів за участю працівників діловодної та архівної служб, структурних підрозділів.

Для визначення повноти складу документів фонду рекомендується складати, так звані, „шахматки” – відомості по кожному структурному підрозділу або установі в цілому, де по вертикалі вказується назва справи, а у верхній частині, по горизонталі, зазначаються роки, за які проводиться упорядкування документів. На перехресті цих граф робиться позначка про наявність або відсутність справи. Це надає можливість здійснювати оперативний контроль за повнотою складу документів.

У разі встановлення фактів нестачі справ, що включені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами проводиться їх розшук. Якщо результати розшуку будуть негативними, складається акт про нестачу документів (додаток 1), який затверджується керівником установи, та призначається службове розслідування. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, долучається до справи фонду установи.

Зібрані документи систематизуються за структурними підрозділами, у межах кожного з них – за хронологією. Справи перекладаються аркушами паперу із зазначенням назви структурного підрозділу, виду документів, крайніх дат – це полегшує їхній пошук.

Приклад:

Бухгалтерія

Накази директора про відпустки

1995–1999 роки

За результатами експертизи цінності виокремлюються такі групи документів:



  • документи постійного строку зберігання (до них, як правило, відносять документи, що відображають основні напрями діяльності установи: накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів, річні плани та звіти, баланси, аналітичні довідки та огляди тощо);

  • документи тривалого (понад 10 років) зберігання, необхідні для довідкового і практичного використання (до них відносять й документи зі строком зберігання „до ліквідації організації”);

  • документи з особового складу (накази про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу, особові справи і картки, списки працівників, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати (у разі відсутності особових рахунків), акти про нещасні випадки, незатребувані трудові книжки тощо);

  • документи тимчасового строку зберігання до 10 років включно;

  • документи тимчасового строку зберігання, що підлягають знищенню у зв’язку з закінченням строків їх зберігання.

Документи постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання та з особового складу оформляються згідно з вимогами архівних правил та вносяться до описів справ.

Оформлення справи передбачає систематизацію документів усередині справи, нумерацію аркушів, складання засвідчувального напису та, у разі необхідності, внутрішнього опису, оформлення титульного аркуша, підшивку або оправлення справи.

Перед оформленням справи перевіряється наявність реквізитів на документах, зокрема підпису, печатки. До справи долучаються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів. Якщо оригінал знаходиться у поганому фізичному стані, допускається залишати на зберігання ще його копію. Чернетки, розмножені копії, документи, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня) зі справи вилучаються.

Справи формуються з документів одного діловодного року (за винятком особових, судово-слідчих та перехідних справ). Документи включаються до справи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс. Спочатку розміщується ініціативний документ, а потім усі інші.

Всередині справи документи розміщуються у хронологічній чи логічній послідовності, або у їх поєднанні.

Розпорядчі документи (накази, розпорядження) групуються у справи за їх видами відповідно до строків їх зберігання, хронологією та номерами. Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами як додатки до них, розміщуються в одній справі. Якщо вони затверджуються як самостійні документи, їх групують в окремі справи.

Протоколи засідань колегіальних органів групуються у хронологічному порядку за номерами. Документи до засідань (довідки, доповіді, інформації) систематизуються за датами та номерами протоколів; групи документів, що стосуються одного протоколу, розміщуються за порядком денним.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

Документи постійних комісій, рад формуються відповідно до терміну їх повноважень.

Аналітичні інформації, довідки, доповідні записки, зведення з питань основної діяльності групуються за напрямами діяльності установи та хронологією.

Документи з грифом „ДСК” об’єднуються у справи окремо або разом з іншими нетаємними документами з одного й того ж питання.

Особові справи та особові картки форми П-2 звільнених працівників формуються за роком їх звільнення, а в межах року систематизуються за абеткою прізвищ. Особові картки форми П-2ДС розміщуються в особових справах державних службовців.

Особові рахунки, акти розслідування нещасних випадків систематизуються у межах року в алфавітному порядку.

Забороняється вміщувати до справи документи постійного і тимчасового зберігання.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). Якщо аркушів більше, доцільно розділити справу на томи.

З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті простим м’яким олівцем. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців забороняється. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо.

Аркуш із наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками) нумерується як один аркуш. Якщо документи підклеєні до аркушу одним боком, то кожен документ нумерується окремо. Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні матеріали, що є окремими аркушами у справі, нумеруються на зворотньому боці у лівому верхньому куті.

Аркуш формату більшого, ніж формат А-4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А-4.

Документи з власною нумерацією аркушів не перенумеровуються, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

У разі наявності помилок здійснюється перенумерація аркушів, під час якої старі номери закреслюються і поряд проставляються нові номери.

Якщо при нумерації пропущена невелика кількість аркушів, допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 8-б тощо).

Для фіксації особливостей нумерації та обліку кількості аркушів у справі на окремому аркуші, що розміщується наприкінці справи, складається засвідчувальний напис (додаток 2). Кількість аркушів зазначається цифрами і літерами та окремо, через знак „+”, вказується кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є. Обов’язково робляться позначки про наявність літерних та пропущених номерів аркушів, аркушів із наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо, великоформатних аркушів.

Внутрішній опис (додаток 3) складається до справ, що містять документи, назви яких не повністю розкривають їхній зміст (накази, розпорядження, постанови, рішення), документи з грифом “ДСК”, а також до особових і судово-слідчих справ. Перелік справ, до яких складається внутрішній опис, визначається інструкцією з діловодства установи.

Внутрішній опис оформлюється на окремому аркуші, який розміщується на початку справи, та містить відомості про порядкові номери документів справи, їхні індекси, дати, заголовки та номери аркушів, на яких розташовані документи.



Оправлення справ здійснюється відповідно до таких архівних вимог:

  • із документів вилучаються металеві скріплення;

  • справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються у тверду обкладинку з безкислотного картону;

  • при проведенні палітурних робіт застосовується борошняний клей, виготовлений за спеціальним рецептом (додаток 9), категорично забороняється використання силікатного клею.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) оформлюються спрощено: вони не нумеруються та не підшиваються, засвідчувальний напис не складається (окрім справ тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, які підшиваються на чотири проколи спеціальними нитками або дратвою).

Якщо текст документів розміщений надто близько до лівого краю, потрібно перед оправленням наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту.



Титульний аркуш до справи (або обкладинка справи) оформлюється за встановленою формою (додаток 4) і має такі реквізити:

  • назва установи;

  • назва структурного підрозділу;

  • заголовок справи;

  • дата справи;

  • кількість аркушів;

  • номер справи за описом, номер опису та номер фонду.

У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи. Наклеювати титульний аркуш на обкладинку справи забороняється. У разі, коли до справи не вміщується титульний аркуш, підписується обкладинка справи. Номери опису та архівного фонду проставляються на справі за погодженням з відповідною державною архівною установою.

Написи на обкладинках робляться чітко світлостійкими чорними чорнилами або пастою.



Назва установи вказується повністю у називному відмінку. Якщо установа має офіційно прийняту скорочену назву, вона зазначається у лапках.

Наприклад:



Чернігівське державне лісогосподарське об’єднання „Чернігівліс”.

Назва структурного підрозділу розміщується під назвою установи.

У разі зміни найменування установи або структурного підрозділу упродовж періоду, що охоплює документи справи, зазначається нова назва установи (структурного підрозділу), а попередні беруться в дужки.



Заголовок справи розташовується під назвою структурного підрозділу. Він повинен узагальнювати основний зміст і склад документів справи.

У заголовках справ, що містять плани, звіти, бюджети, штатні розписи, кошториси, особові справи та особові картки форми П-2 звільнених працівників, особові рахунки зазначають назви видів документів, дату.

Приклади:

План роботи управління на 2002 рік;

Бухгалтерський звіт підприємства за 2001 рік;

Особові рахунки працівників управління за 2003 рік.

У справах з наказами, розпорядженнями вказується автор та з якого питання вони видані, а також їхні номери; у справах з протоколами сесій рад – номери сесій та скликань, з протоколами засідань виконкомів – номери засідань та рішень; з протоколами засідань колегіальних органів підприємств, установ і організацій – номери протоколів.

Приклади:

Накази директора №№ 1–30 з основної діяльності;

Протоколи 1– 4 сесій районної ради 3-го скликання;

Протоколи №№ 1–15 засідань облвиконкому та рішення №№ 1-20;

Протоколи №№ 1–10 засідань колегії.

При описуванні статистичних звітів вказується їх зміст, період, за які вони складені та номери форм.

Приклад:

Статистичні звіти про роботу дошкільних закладів (ф-85-первинні) за 2001 рік;

Звіт про прибутки і збитки (консолідований – ф. № 2) за 2000 рік.

У справах з листуванням зазначається, з ким та з якого питання воно ведеться.

Приклади:

Листування з обласною радою про захист населення від наслідків Чорнобильської катастрофи;

Листування з філіями банків про проведення операцій на міжбанківських валютних біржах.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов’язані послідовністю ведення діловодства, уживається термін „документи”, а після нього в дужках наводять основні види документів справи.

Приклади:

Документи (протоколи, плани, доповіді, довідки) про роботу методичної ради.

Документи (акти, звіти, доповідні записки, розрахунки, зведення тощо) про хід будівництва Палацу спорту.

Термін „документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного або розпорядчого акта (у даному разі види документів у справі можуть не зазначатися).

Приклад:

Документи до протоколів засідань науково-технічної ради.

У заголовках судових, слідчих, особових (персональних) та інших справ, що містять документи, пов’язані послідовністю ведення діловодства з одного конкретного питання, вживається термін „справа”.

Приклад:

Особова справа директора заводу „Промінь” Петренка О. М.

Якщо справа складається з декількох томів, на титульному аркуші кожного тому зазначається загальний заголовок справи та номер тому; у разі необхідності назва кожного тому уточнюється.

Приклади:

Звіти про роботу районних відділень Державного казначейства за 2000 рік, т. 1. Бахмач-Ічня.

Звіти вищих і середніх навчальних закладів про виконання навчальних планів на 2000 рік

Т. 1. Медичний інститут

Т. 2. Педагогічний інститут

Т. 3 Фінансово-економічний технікум.

В особових справах та особових картках форми П-2 звільнених працівників, особових рахунках, у заголовках зазначаються номери томів, перші літери прізвищ працівників та, у разі необхідності, назви структурних підрозділів.

Приклади:

Особові справи працівників, звільнених у 2002 році.

Т. 1. „А-М”

Т. 2. „Н-Я”;

Особові картки (форма П-2) працівників механічного цеху, звільнених у

2001 році,

Т. 1. „А–К”.

Т. 2. „Л–Я”;

Дата на титульному аркуші повинна відповідати року початку і закінчення справи. У справі, що має документи за більш ранній період, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: „Є документи за...роки”. Якщо справа складається з кількох томів, то на кожному з них проставляються крайні дати документів.

У справах з наказами, листуванням, із заголовками “Документи про...” у разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць, рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

Приклади:

10 січня - 30 грудня 2005.

26 грудня 2003 - 5 січня 2004.

Плани, звіти, бюджети, штатні розписи, кошториси відносяться до того року, на (за) який вони були складені, незалежно від часу їх складання.



Описи справ в установах складаються після завершення оформлення справ. При цьому в установах, що мають структурний поділ, спочатку складаються описи у кожному структурному підрозділі окремо, за якими справи передаються упоряднику, а потім - річні розділи зведених описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу всієї установи за встановленими формами (додатки 5, 6, 7).

У разі ліквідації установи (з подальшим передаванням документів до державного або іншого архіву або правонаступнику) складається також опис справ тимчасового зберігання (у цьому випадку до графи опису „Строк зберігання справи” додається пункт „Номери статей за Переліком””).

Зведений опис формується так, щоб відтворити організаційний устрій установи, її функції та структуру, зміни назви і відомчої підпорядкованості, дати створення, реорганізації або ліквідації.

Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для безструктурних установ - з номенклатурою справ за відповідний рік.

Графи опису заповнюються відповідно до відомостей, зазначених на титульному аркуші справи.

Реквізит „Найменування установи” містить останню протягом періоду, за який складається опис, назву установи.

Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку, доки їхня кількість не досягне числа 9999, після чого опис вважається закінченим, а справи, що створюються у наступні роки, включаються до іншого опису, якому надається наступний порядковий номер. В установах з річним документообігом менше 600 документів допускається закінчувати зведений опис із кількістю справ 999.

Справи постійного зберігання з грифом „ДСК” вносяться до опису разом із іншими справами постійного зберігання, документи яких не містять державної таємниці. У такому випадку опис отримує гриф „ДСК”.

У разі внесення до опису кількох справ з однаковим заголовком поспіль, зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами „Те саме” із зазначенням номера тому; при цьому інші відомості (дати, кількість аркушів тощо) вносяться до опису повністю. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю.

Приклади:

Документи (звіти, довідки, акти перевірок тощо) про стан навчально-виховної роботи в школах області за 2002 рік, т. 1.

Те саме, т. 2;

Протоколи №№1-8 засідань науково-технічної ради Інституту за 2000 рік, т. 1.

Те саме, №№ 9–12, т. 2.

При внесенні справ до опису їх треба включати до розділу за той рік, у якому вони розпочаті діловодством. Якщо справа сформована за декілька років, то в кінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи продовжувалися в діловодстві, необхідно зазначити: “Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № ___”, а графи 4, 5 опису не заповнюються. Ця особливість формування справ оговорюється у передмові до даного річного розділу опису.

За початковою датою до опису вносять перспективні плани, документи постійних комісій рад, перехідні справи, справи, сформовані за навчальний рік.

Особові справи (особові картки) вносяться за роком звільнення посадової особи.

Дати планів, звітів, бюджетів, штатних розписів, кошторисів, особових справ та особових карток звільнених працівників, особових рахунків зазначаються у графі „Заголовок справи” (вказується тільки рік).

Приклад:


Звіт про фінансово-господарську діяльність за 2002 рік.

Дати наказів, протоколів, справ із заголовками „Документи про...”, „Листування про...” зазначаються в графі „Дата” арабськими цифрами із зазначенням числа, місяця, року. Назви місяців пишуться словами, скорочення при написанні дат не припускаються, слово „рік” та літера „р” не пишуться.

Приклад:

8 січня – 16 грудня 2003.

Справи постійного зберігання розміщуються в опису у певній послідовності. При наявності в установі структурних підрозділів документи систематизуються за хронологічно-структурним принципом (по роках, а у межах кожного року – за структурними підрозділами згідно з номенклатурою справ).

Всередині структурного підрозділу, а також у безструктурних установах справи систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності:


  • накази, розпорядження з основної діяльності;

  • протоколи;

  • плани;

  • звіти;

  • інформації, довідки, зведення;

  • бухгалтерські документи (штатні розписи, кошториси, звіти);

  • документи громадських організацій.

Справи з особового складу систематизуються за номінальною ознакою:

  • накази з особового складу;

  • списки особового складу;

  • картки з обліку особового складу;

  • особові справи звільнених працівників;

  • особові рахунки із заробітної плати;

  • трудові книжки (незатребувані);

  • акти про нещасні випадки тощо.

Наприкінці кожного розділу опису складається підсумковий запис, в якому цифрами і літерами вказується фактична кількість справ, внесених до цього розділу, а також інші реквізити.

Описи справ повинні мати необхідний довідковий апарат. Обов’язковими елементами його оформлення є титульний аркуш, історична довідка або передмова до опису, а також зміст та список скорочень, які вміщуються перед описовими статтями.



Титульний аркуш до опису складається у випадках, коли опис закінчено або змінювалася назва установи. На ньому проставляється повна (у лапках – скорочена) назва установи, її підпорядкованість, номери фонду та опису, назва опису та крайні дати документів. Якщо назва установи змінювалася протягом періоду, за який складається опис, усі назви перелічуються в хронологічній послідовності із зазначенням дат існування кожної з них.

У назвах всіх установ, за виключенням судово-слідчих органів та органів державної влади і місцевого самоврядування, вказується безпосереднє підпорядкування.

Приклади:

Головне фінансове управління Чернігівської обласної державної адміністрації;

Апеляційний суд Чернігівської області.

При одночасному підпорядкуванні установи органу виконавчої влади та міністерству або іншому центральному органу, зазначається лише назва органу виконавчої влади.

До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводять відомості про основні напрями діяльності та структуру установи за період, що охоплюють справи опису, а також стисло характеризується зміст і повнота документів у справах, висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизація в опису.

При першому надходженні документів до державного, комунального або іншого архіву до опису додається історична довідка, яка складається з 3-х частин: історія установи – фондоутворювача, історія фонду, характеристика описів. Довідка містить відомості про дату створення установи, її структуру, функції, дату та причини реорганізації (ліквідації), назву установи-правонаступника, обсяг фонду, крайні дати документів, їх фізичний стан, повноту документального комплексу, особливості формування справ, передавання документів на державне зберігання, наявність та стан документів із особового складу. Обов’язковим є посилання на нормативні документи, відповідно до яких створена, реорганізована або ліквідована установа (розміщується у тексті довідки після слова „Підстава”).

Історична довідка доповнюється в міру поповнення фонду новими надходженнями, тобто складається доповнення до неї.

В установах-джерелах комплектування державних чи комунальних архівів опис справ постійного зберігання складається у 4-х примірниках, схвалюється ЕК установи та подається на розгляд ЕПК держархіву області. Опис справ з особового складу складається у 3-х примірниках, схвалюється ЕК установи та погоджується з ЕПК; опис справ тривалого зберігання (понад 10 років) складається у 2-х примірниках, схвалюється ЕК та затверджується її керівником.

У разі неповного складу документів разом із описами на розгляд ЕПК подається акт про нестачу архівних справ (документів).

В установах, у діяльності яких не створюються документи НАФ, складається опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання у 3-х примірниках, яка затверджується ЕК установи вищого рівня; опис справ із особового складу складається у 2-х примірниках, схвалюється ЕК та затверджується керівником установи.

У випадку ліквідації установи зазначені описи разом із описами справ тимчасового зберігання у 3-х примірниках та актом про нестачу архівних справ (якщо такі є) подаються на розгляд ЕПК держархіву області.

Знищення документів здійснюється на підставі акта тільки після затвердження і погодження в установленому порядку описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу за відповідний період, а в разі ліквідації установи – описів справ тимчасового строку зберігання. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня того року, в якому складається акт. Наприклад, документи з трирічним строком зберігання, закінчені діловодством у 2002 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2006 року, з п’ятирічним – не раніше 1 січня 2008 року з урахуванням приміток, зазначених у Переліку типових документів („За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ, а також госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управляння міністерств, інших центральних органів виконавчої влади – ревізії”, „Після закінчення строку дії договору” тощо).

Назви однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться в акт під загальним заголовком.

Приклади:

Реєстри договорів;

Оборотні відомості;

Журнали реєстрації та обліку розпоряджень на видачу цінностей;

Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження;

Листування з регіональними митницями з питань оформлення та пропуску товарів.

Дати справи або крайні дати справ зазначають в графі 3 акта.

В акті (графа 6) вказується кількість справ, внесених до кожної групи.

Справи з грифом „ДСК” можуть оформлюватись окремим актом або включатись у загальний акт.

В акті (графа „Примітка”) обов’язково зазначається дата проведення останньої ревізії або перевірки податковими органами, а також робиться позначка про відсутність незавершених судових та слідчих справ, спорів і суперечок.

Акт складається у 2-х примірниках на всі справи установи в цілому за встановленою формою (додаток 8), схвалюється ЕК установи, затверджується її керівником та погоджується з ЕПК держархіву області незалежно від того створюються чи не створюються в установі документи НАФ.

Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.



Додаток 1
Найменування установи

АКТ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника установи

Підпис Розшифровка підпису

Дата


______№_________

_________________
(місце складання)

Про нестачу архівних справ (документів)

У результаті _________________________ установлено нестачу архівних

(назва заходів)

справ (документів), що перелічені нижче. Заходи щодо розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у зв’язку з чим вважаємо можливим зняти з обліку



Опис №

Справа №

(або номери аркушів документів)

Заголовок справи (документа)

Дата справи (документа)

Кількість аркушів справи (документа)

Можливі причини відсутності справ (документів)


1

2

3

4

5

6

Разом____________________ справ (документів)

(цифрами і літерами)

Зміст утрачених справ (документів) може бути частково відтворений такими справами (документами):_______________________________________________

(номери справ, аркушів, їх заголовки)

Керівник архіву (особа, відповідальна за архів установи,

або особа, відповідальна за діловодство у структурному

підрозділі) Підпис Розшифровка підпису

Керівник служби документаційного

забезпечення управління Підпис Розшифровка підпису

Дата


ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕПК державного архіву

_______№______


СХВАЛЕНО

Протокол ЕК установи

________№_____


Додаток 2

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ №_____

(РОЗДІЛУ ОПИСУ)

У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано ___________________________________________________________аркуша (ів),

(цифрами і літерами)

у тому числі: літерні аркуші ____________________________________________

пропущені номери аркушів____________________________________+ аркушів

внутрішнього опису___________________________________________________



Особливості фізичного стану та формування справи


Номери аркушів

1

2

Посада особи, яка склала

засвідчувальний напис Підпис Розшифровка підпису

Дата

Формат А-4 (210х297)



Додаток 3

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ №_____

з/п

Індекс документа


Дата документа

Заголовок документа

Номери аркушів справи


Примітка

1

2

3

4

5

6

Разом______________________________________________документів

(цифрами і літерами)

Кількість аркушів внутрішнього опису____________________________________

(цифрами і літерами)

Посада особи,

яка склала внутрішній

опис документів справи Підпис Розшифровка підпису

Дата


Формат А-4 (210х297)

Додаток 4

Код держархіву

Код установи



_____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________


________________________

________________________



(Найменування архіву)

________________________________________________________________________________


(Найменування установи і структурного підрозділу)

_______ С П Р А В А № ________________ Т О М № ___________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(Заголовок справи)

(Дата)


На _____аркуш.

Зберігати __________________



Ф. № _______

Оп. № _______

Справа № ___

Додаток 5

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника установи

Підпис Розшифровка підпису

Дата


ФОНД № ____

ОПИС № ____

Справ постійного зберігання

за ________ рік



з/п

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)


Дата справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)


Примітка

1

2

3

4

5

6

У цей розділ опису внесено ___________________________ справ з №_____

(цифрами і літерами)

до № ____, у тому числі:

літерні номери_____________________________________________________

пропущені номери__________________________________________________

Посада особи,

яка склала опис Підпис Розшифровка підпису

Дата


Керівник архіву (особа,

відповідальна за архів) Підпис Розшифровка підпису

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕПК

державного архіву

________№______



СХВАЛЕНО

Протокол ЕК установи

________№_______


Додаток 6

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника установи

Підпис Розшифровка підпису

Дата



ФОНД № ____

ОПИС № ____

Справ тривалого

(понад 10 років) зберігання

за ________ рік

з/п

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)


Дата справи (тому, частини)

Строк зберігання справи (тому, частини)


Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

У цей розділ опису внесено ______________________________ справ

(цифрами і літерами)

з №____ до №____, у тому числі:

літерні номери _______________________________________________

пропущені номери ____________________________________________

Посада особи,

яка склала опис Підпи Розшифровка підпису

Дата


Керівник архіву (особа,

відповідальна за архів) Підпис Розшифровка підпису

Дата

СХВАЛЕНО


Протокол ЕК установи

______№____



Додаток 7

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника установи

Підпис Розшифровка підпису
Дата

ФОНД № ____

ОПИС № ____
Справ з особового складу

за ________ рік



з/п

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)


Дата справи (тому, частини)

Строк зберігання справи (тому, частини)


Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

У цей розділ опису внесено ______________________________ справ

(цифрами і літерами)

з №____ до №____, у тому числі:

літерні номери_______________________________________________

пропущені номери____________________________________________

Посада особи,

яка склала опис Підпис Розшифровка підпису

Дата


Керівник кадрового

органу Підпис Розшифровка підпису

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕПК

державного архіву

________№______



СХВАЛЕНО

Протокол ЕК установи

________№_______


Додаток 8

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника установи

Підпис Розшифровка підпису
Дата


АКТ

____№____

_____________________

(місце складання)

Про вилучення для знищення

справ (документів), що не

підлягяють зберіганню

На підставі _____________________________________________________

(назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням

_____________________________________________________________________

строків їх зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)

відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № _________________________

(найменування фонду)

з/п

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або крайні дати справ

Номери описів (номенклатур) за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом


Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком


Примітка

1

2

3

4

5

6

7

8

Разом ________________________________ справ за ____________ роки

(цифрами і літерами)

Описи справ постійного (тривалого зберігання) за _______________ роки

затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК (ЕК) ____________________

(найменування державного архіву або органу вищого рівня)

_____________________________________________________________________

(протокол від ____№ ____)

Посада особи,

яка проводила експертизу

цінності документів Підпис Розшифровка підпису

Дата

Продовження додатка 8

ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕПК

державного архіву

________№______



СХВАЛЕНО

Протокол ЕК установи

________№_______


Документи в кількості _______________________________________ справ

(цифрами і літерами)

вагою ____________ кг здано в _____________________________________

(найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від ____ № ____

або знищено шляхом спалення.

Посада особи,

яка здала (знищила)

документи Підпис Розшифровка підпису

Дата


Додаток 9

Рецепт приготування густого борошняного клею

Складові:

1. Борошно пшеничне – 100 г;

2. Вода кип’ячена – 1000 мл;

3. Желатин – 5 г;

4. Антисептик (формалін 1 %) – 2 мл.

Желатин залити 1/5 частиною води (200 мл) на 2–3 години. Борошно перемішати також з 1/5 частиною води для отримання однорідної маси, до якої додати розчин желатину. Залишок води довести до кипіння, а потім, постійно перемішуючи, поступово вливати в неї борошняно-желатинову масу. Варити до загустіння (25–30 хв.). Антисептик додати до охолодженої маси.

Клей може зберігатися в холодильнику не більше 2 діб.

Список джерел та літератури
1. Про внесення змін до Закону України „Про Національний архівний фонд і архівні установи”: Закон України від 13 грудня 2001 р. № 2888-ІІІ // Офіційний вісник України. - 2002. - № 2.

2. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій / Держкомархів України. - К., 2001. - 111 с.



3. Основні правила роботи державних архівів України / Держкомархів України, УНДІАСД. - К., 2004. - 228 с.

4. Сельченкова С. В. Експертиза цінності документів // Секретарь-референт. - 2004. - № 11. - С. 12-14; № 12. - С. 17-22.


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка