Конспект лекції до теми №4 Офісна канцелярія та її використанням



Скачати 100.33 Kb.
Дата конвертації17.04.2016
Розмір100.33 Kb.
КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЇ ДО ТЕМИ № 4

Офісна канцелярія та її використанням.

Організація робочого місця секретаря з урахуванням вимог наукової організації праці до його планування та обслуговування, а також з урахуванням вимог і можливостей використання сучасної організаційної техніки, до її обладнання та оснащення є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності в плині усього робочого дня.

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в установі. Оскільки секретар - "обличчя установи", то і його робоче місце повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинна забезпечити максимальні зручності при виконанні покладених на нього обов'язків, в той же час відповідативимогам економії площі приміщення.

Робоче місце секретаря в приймальні звичайно розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити усіх вхідних.

У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що вимагаються секретарю та іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи.

Меблі для відвідувачів можуть знаходитись в залі, добре проглядаються секретарем, зручна для розміщення в приміщенні.

Велику частину робочого часу секретар працює сидячи, а це стомлює, тому він повинен мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу для письма, роботи на друкарській машинці, читання.

Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її розміщення з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи.

Важливим елементів організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Ящики повинні легко, плавно і безшумно висуватися. Великий ящик найкраще пристосувати для вертикального збереження матеріалів, в решті ящиках повинні бути різні спеціальні пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т.п. Необхідно постійно і строго стежити за порядком на робочому місці і в ящиках столу.

Слід пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користуються інші працівники: конвертовскриватель, бумагоунічтожающая машина, ламінабор. Їх розміщують таким чином, щоб вони були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря. Користуватися своєю друкарською машинкою, диктофоном, і Термокопіровальний апаратом іншим співробітникам дозволяти не слід, так як це може привести до серйозної поломки, а також до розмноження ПОБУДОВУ інформації. Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті і тому запитувати за неї будуть, у першу чергу, з відповідального працівника і стягувати за поломки теж із нього.

 Робота секретаря, керівник якого часто відсутній


Секретар повинен мати можливість за необхідності говорити зі своїм керівником у невідкладних справах.

Якщо робота керівника добре узгоджена з роботою його секретаря, то обидва мають один план, з якого видно, в який час керівник буде знаходитися в певному місці і як з ним можна зв'язатися за телефоном або телексом, якщо це необхідно.

Існують керівники, у яких тривалість окремих бесід, нарад, а також час, на який вони призначені, досить різні. У цьому випадку можна зв'язатися з ним тільки у визначений час. Про цей час обидва повинні чітко домовитися.

На мою думку, керівник повинен завжди говорити своєму секретарю, куди він іде, як з ним можна зв'язатися, якщо виникне необхідність і у скільки він повернеться, хоча б приблизно. І в цьому немає нічого поганого.


Робота на нарадах. Підготовка до проведення конференцій.


Запрошення на конференцію потрібно розіслати запрошеним, принаймні, за 2 тижні до її початку, причому следет просити відповісти на запрошення, оскільки необхідно знати, скільки прибуде учасників.

У запрошенні обов'язково повинно бути вказано місце засідання, частина будинку або корпус, поверх, кімната, а також найменування транспорту, на якому можна буде дістатися до призначеного місця.

Потрібно подбати про те, щоб при проведенні засідань було забезпечено наступне:

1) приміщення для засідань на весь час їх проведень;

2) забезпечити прохід запрошених через вахту чи прохідну без затримки. Для цього необхідно заздалегідь скласти список запрошених і віддати на прохідну;

3) службові машини або таксі для підвезення учасників з готелів або з вокзалу;

4) обслуговування в залі засідань.

Професія секретаря вимагає від людини високої підготовленості, цілого комплексу особистих і ділових якостей, зумовлених специфікою секретарської праці. Завдання секретаря полягає в тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, допоміжні-технічних операцій. У його оязанності входить виконання великого обсягу робіт по збору, складання, оформлення, обробці усній і документаційною інформації, а також з організації прийому відвідувачів, підготовки засідань і нарад, за телефонним обслуговування і т.п. Дуже важливим фактором в роботі секретаря є хоро діловий контакт з керівником, уміння виконати роботу в стилі керівника.

Умовно обов'язки секретаря можна розділити на роботу за документним та бездокументним обслуговуванням керівника. До операцій з бездокументного обслуговування належать такі, як виконання технічних функцій щодо забезпечення керівника, підготовка засідань і нарад, організація прийому відвідувачів,телефонне обслуговування, підготовка відряджень, планування своєї роботи.

До документного обслуговування належить: складання, оформлення, редагування службових документів, реєстрація, контроль виконання, підшивання в справи і передача їх на зберігання, стенографування, розшифровка та оформлення на друкарській машинці документів.

Слід враховувати те, що обов'язки секретарів зверхників різних рівнів управенія відрізняються як за змістом, так і за обсягом. Нерідко секретар керівника великої установи, предпріятія6 організації має в совем підпорядкуванні співробітників, що виконують машинописні роботи (друкарки) і роботу з документами (діловод). Секретар виконує більшою мірою функції бездокументарній обслуговування: прийом відвідувачів, робота з телефоном і т.д. Секретар керівника структурного підрозділу, як правило, виконує за мимо своїх основних обов'язків ще значний обсяг машинописних робіт, веде табель обліку робочого часу співробітників совего підрозділи.


Ділові контакти секретаря.


Одним з важливих ділових контактів є взаємини керівник-секретар. Оскільки секретар є першим помічником керівника, він повинен виконувати роботу в його стилі. Фактично секретар є особистим організатором керівника, допомагає йому в плануванні робочого часу, а також у виконання намічених заходів, звільняючи від виконання допоміжних технічних операцій, фільтрує потоки кореспонденції, телефонних дзвінків та відвідувачів.

На жаль, на практиці секретар часто зустрічається з такою трудністю, як необов'язковість керівника стосовно інформації про його местопрібиваніі, що створює великі труднощі. У таких випадках секретар має право прямо запитати, куди йде керівник і коли повернеться.

Слід врахувати, що не всі керівники вміють раціонально планувати свій робочий час. Допомогти керівнику в цьому - завдання секретаря. Необхідно послідовно, але не нав'язливо виховувати потребу в плануванні часу. Бажано разом з керівником щодня уточнювати намічені заходи на наступний день. Робити це можна під час ранкового доповіді про поточні справи і кореспонденції або під час вечірнього доповіді.

Секретар повинен в облікових формах відзначити і повідомити відвідувачу час відвідування.

Час обідньої перерви у секретаря та керівника не повинно збігатися.

Одна з головних завдань секретаря - буть чуйним посередником між керівником і підлеглими. Він повинен докласти максимум зусиль для створення сприятливих умов і ділових відносин з іншими співробітниками. Знаючи режим і характер роботи керівника, секретар може в разі потреби надати допомогу співробітникам в організації прийому їх керівником; допомогти скласти документ, що задовольняє особисте прохання і т.п. Секретареві важливо встановитиділові контакти з співробітниками різних підрозділів свого підприємства. У деяких випадках секретарю доводиться виступати від імені керівника. Дуже важливо вміти чемно і чітко давати потрібні вказівки, контролювати їх виконання.


Користування телефоном.


Основне завдання секретаря в роботі з телефоном - звільнити керівника від викликів. Допомога секретаря в організації службових розмов по телефону сприяє раціональній організації роботи керівників. Секретар завжди повинен пам'ятати про необхідність дотримання службової таємниці.

Організація прийому відвідувачів.


Обов'язки секретаря різні залежно від того, який вид прийому проводиться керівником. Прийом відвідувачів можна розділити на три види:

1) прийом співробітників своєї установи за поточними справах

2) прийом представників інших організацій

3) прийом з особистих питань

Секретар повинен пам'ятати, що відвідувач будь-якого рангу, без винятку, може увійти до кабінету керівника тільки після доповіді секретаря.

Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, то секретар може самостійно вирішити: доповісти про нього негайно або записати на прийом. Особливу увагу секретар повинен виявляти до організації прийому керівником відвідувачів з особистих питань.


Робота секретаря з інформацією для керівника


Секретар повинен допомагати керівникові орентіроваться в інформаційних потоках, знаходити, обробляти потрібну інформацію, а іноді і готувати інформаційно-оглядові реферати.

Секретар повинен уважно переглядати статті, що розкривають цікавлять керівника питання виробничої діяльності, науково-технічні результати і т.д. Найбільш важливі місця в статтях можна виділити закладками або підкреслити.

Складаючи реферат, секретар не повинен вносити будь-які доповнення від себе. Якщо необхідно, в реферат можуть бути включені таблиці, схеми, графіки.

У повсякденній роботі секретар повинен щодня збирати і фіксувати в щоденнику дані, які можуть цікавити керівника і уточнювати їх у фахівців. Керівнику слід представляти не тільки достовірну інформацію, перевірену.

Важливими чинниками успіху роботи особистого секретаря є уміння поводитися з людьми і здатність створити враження, що підвищує авторитет керівника. Секретар повинен бути важливою ланкою в системі контактів свого керівника, забезпечуючи ефективний зв'язок і своєчасне прийняття необхідних заходів. Секетарь є особистим представником свого керівника, і виконання цієї кючевой ролі вимагає уміння робити сприятливе враження на працівників організації й представників інших фірм.

Роль секретаря керівника, як вона визначається в брошурі Європейської асоціації професійних секретарів, полягає в тому, щоб знати суть діяльності свого керівника і вміти значну частина цієї роботи брати на себе.


До обов'язків секретаря входить:

1. Стенографування, друкування станограмм, складання листів і т.д.

2. Отримання, обробка вхідної та вихідної пошти.

3. Ведення телефонних розмов, організація прийомів.

4. Ведення щоденника керівника; організація його зустрічей.

5. Організація ділових поїздок керівника.

6. Реєстрація ділової кореспонденції, ведення справ.

7. Організація та участь у роботі совещеній.

8. Організація справ у кабінеті керівника.

9. Звільнення керівника від рутинних операцій.

10. Інформаційне забезпечення.

11. Оформлення банківських рахунків.

12. Керівництво діяльністю підлеглих секретарю діловодних служб і персоналу.

13. Дотримання позитивних правил техніки безпеки.

14. Організація і керівництво роботою щодо забезпечення нерозголошення обробленої інформації.

15. Забезпечення секретаріату й керівника необхідними канцелярськими приладдям.

16. Організація загальних зборів та заходів загального характеру.

Цю тему для своєї курсової роботи я вибрала не випадково. Зараз я працюю в організації секретарем. Те, що я прочитала у книгах Джона Харрісона, Рішара і Клауса, глибоко відрізняє секретарів західних фірм і наших. Я не в якій мірі не хочу образити наших секретарів, але їх працював дуже сильно відрізняється від роботи секретарів на Заході, та й не тільки там.

У книзі Д. Харрісона дуже добре написано, що таке секретар, його обов'язки, якості. Вона була б хорошим посібником або пам'яткою для наших секретарів. Буквально все розкладено по поличках. Що треба робити, як треба робити і т.д.

Коли дивишся по телебаченню зустрічі керівників фірм, то мимоволі звертаєш увагу на супровід, у тому числі, і на секретаря. Зазвичай це стриманий, манірний чоловік. У нас теж такі є, але нажаль, їх не так вже й багато. Тим більше, зараз організується дуже багато акціонерних фірм, бірж, які укладають контракти із західними фірмами. І секретарі повинні бути "на рівні". Харрісон не даремно пише, що "секретар представляє свого керівника, і по ньому судять, іноді, навіть про фірму".

Перш за все, у секретарів повинна бути така якість, як доброзичливість, уміння поводитися з відвідувачами, розташувати їх до себе. Можна навіть організувати так звані курси секретарів, де навчати їх діловим і особистим качетве, які притаманні цій професії. У нас в країні вже є такі, але вони не завжди дають той багаж знань, який необхідний у роботі секретаря.

Секретар - важлива професія, особливо в наш час, в епоху створення все нових і нових фірм. У більшій мірі від нього теж буде залежати успіх фірми або підприємства. І нехай професія секретаря ніколи не упустить свого престижу.



ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

  1. Що являється важливим фактором вроботі секретаря?

  2. Робота секретаря, керівник якого часто відсутній?

  3. Документне обслуговування секретаря?

  4. Бездокументне обслуговування секретаря?

  5. Організація прийому відвідувачів?

  6. Основні обов’язки секретаря?


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка