Інструкція з організації внутрішнього контролю в



Скачати 165.97 Kb.
Дата конвертації27.04.2016
Розмір165.97 Kb.
ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держветфітослужби

від 26.06.13 № 1613


Інструкція з організації внутрішнього контролю в

Державній ветеринарній та фітосанітарній службі України

І. Загальні положення



1.1. Інструкція з організації внутрішнього контролю (далі - Інструкція) розроблена з метою удосконалення функціонування внутрішнього контролю та системи управління; забезпечення досягнення результатів відповідно до покладених повноважень; запобігання фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів, а також виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності структурних підрозділів апарату Державної ветеринарної та фітосанітарної служби України.

1.2. В Інструкції наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

- керівництво Держветфітослужби всіх рівнів - Голова (заступники Голови) Держветфітослужби, керівники (заступники керівників) самостійних структурних підрозділів апарату Держветфітослужби;

- операції - окремі частини процесу, які здійснюються у визначеній послідовності при виконанні суб'єктами внутрішнього контролю процесів;

- процеси - сукупність взаємопов'язаних процесів, яка забезпечує виконання Держветфітослужбою покладених на неї функцій;

- ризики - це потенційні події, які негативно впливають на досягнення визначених цілей, виконання суб'єктами внутрішнього контролю функцій, процесів і операцій або матимуть негативні фінансово-господарській, юридичні та/або інші наслідки;

- суб'єкти внутрішнього контролю - самостійні структурні підрозділи апарату Держветфітослужби (департаменти, управління, відділи, сектори);

- об’єкти внутрішнього контролю – функції, процеси та операції, що здійснюються суб'єктами внутрішнього контролю для досягнення встановлених цілей в межах визначених повноважень та відповідальності.

Транспарентністьце рівень інформаційної відкритості Держветфітослужби, який досягається шляхом розкриття інформації про її структуру, систему управління ризиками, діяльність та її результати.

Функції Держветфітослужби - це напрями діяльності Держветфітослужби, визначені законодавством України, що виконуються на постійній основі.

1.3. Інструкція розроблена з урахуванням вимог:

- ст. 26 Бюджетного кодексу України;

- Концепції розвитку державного внутрішнього фінансового контролю на період до 2017 року, схваленої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 24.05.2005 № 158-р;

- Плану заходів щодо реалізації положень Концепції розвитку державного внутрішнього фінансового контролю на період до 2017 року (в редакції розпорядження Кабінету Міністрів України від 23.12.2009 № 1601-р);

1.4. Система внутрішнього контролю – це комплекс заходів, що запроваджується і застосовується Головою служби для забезпечення дотримання законності та ефективності використання коштів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, завдань, планів і вимог щодо діяльності Держветфітослужби.

Внутрішній контроль - це діяльність, що здійснюється суб'єктами внутрішнього контролю згідно з внутрішніми регламентами, запровадженими керівництвом Держветфітослужби всіх рівнів, для забезпечення:

- досягнення визначених цілей у найбільш ефективний, результативний та економний спосіб;

- додержання вимог законодавства при виконанні покладених на Держветфітослужбу завдань;

- упередження потенційних подій, які можуть негативно вплинути на досягнення цілей;

- контролю з боку керівництва Держветфітослужби всіх рівнів за організацією діяльності суб'єктів внутрішнього контролю, за розподілом повноважень та відповідальності між ними при виконанні функцій, процесів, операцій;

- достовірності, повноти, об'єктивності та своєчасності отримання інформації керівництвом Держветфітослужби;

- ведення фінансово-господарської діяльності відповідно до вимог законодавства;

- контролю за управлінням інформаційними потоками (отриманням, передаванням, зберіганням інформації) та забезпеченням інформаційної безпеки.

1.5. Внутрішній контроль в самостійних структурних підрозділах апарату Держветфітослужби будується на принципах:

- законності - дотримання суб'єктами внутрішнього контролю вимог законодавства, а також визначених функцій, процесів, операцій;

- об'єктивності - отримання повної та достовірної інформації, що ґрунтується на документальних та фактичних даних і виключає вплив суб'єктивних факторів;

- відповідальності та розподілу повноважень - розподіл обов'язків між суб'єктами внутрішнього контролю та встановлення меж їх відповідальності у рамках функціональних повноважень в процесі прийняття рішень або виконання інших дій;

- методологічної єдності - єдність норм, правил та процедур при організації внутрішнього контролю, які дозволяють визначити якість та ефективність виконання суб'єктами внутрішнього контролю функцій, процесів та операцій, а також забезпечення максимального охоплення стандартизованими контрольними процедурами всіх аспектів їх діяльності;

- збалансованості - узгодженість внутрішньої і зовнішньої спрямованості контрольних дій, забезпечення рівноваги внутрішнього контролю;

- превентивності - завчасне здійснення контролю для запобігання виникненню відхилень від встановлених норм;

- відкритості - запровадження механізмів зворотного зв'язку та забезпечення необхідного ступеню транспарентності при проведенні оцінки внутрішнього контролю.

1.6. Структура внутрішнього контролю у Державній ветеринарній та фітосанітарній службі України складається з наступних компонентів:

- внутрішнє середовище;

- визначення цілей;

- визначення ризиків;

- оцінювання ризиків;

- реакція на ризики;

- заходи контролю;

- інформація та комунікація;

- моніторинг.

II. Внутрішнє середовище



2.1. Внутрішнє середовище – це існуючі в установі процеси, операції, Регламент, структура та розподіл функціональних повноважень щодо їх виконання, які спрямовані на забезпечення реалізації законодавчо закріплених за установою функцій та завдань.

Внутрішнє середовище визначає розподіл повноважень і відповідальності між суб'єктами внутрішнього контролю.

Внутрішнє середовище складається з суб'єктів внутрішнього контролю та об'єктів внутрішнього контролю, до яких належать функції, процеси та операції, що здійснюються суб'єктами внутрішнього контролю для досягнення встановлених цілей в межах визначених повноважень та відповідальності.

Порядок виконання в Держветфітослужбі функцій, процесів та операцій визначається Регламентом Держветфітослужби.

2.2. Повноваження суб'єктів внутрішнього контролю.

Голова Держветфітослужби організовує та забезпечує функціонування ефективної системи внутрішнього контролю в установі.

Заступники Голови Держветфітослужби, керівники (заступники керівників) самостійних структурних підрозділів апарату Держветфітослужби в межах визначених повноважень організовують внутрішній контроль та забезпечують дотримання принципів, визначених пунктом 1.5. Інструкції.

Самостійні структурні підрозділи апарату Держветфітослужби виконують відповідні функції, процеси та операції в межах повноважень та відповідальності, визначених положеннями про структурні підрозділи, затвердженими у встановленому порядку.

Працівники самостійних структурних підрозділів апарату Держветфітослужби виконують функції, процеси та операції в межах повноважень та відповідальності, визначених посадовими інструкціями, затвердженими у встановленому порядку.

Сектор внутрішнього аудиту Держветфітослужби :

- проводить внутрішні аудити у порядку, встановленому наказами Держветфітослужби;

- надає методологічну допомогу суб'єктам внутрішнього контролю, а також проводить роз'яснювальну роботу з питань організації внутрішнього контролю в Держветфітослужбі;

- забезпечує організацію процесу управління ризиками на основі висновків суб'єктів внутрішнього контролю, збір, систематизацію та аналіз відповідної інформації;

2.3. Організаційні та функціональні засади, що визначають внутрішню діяльність в Держветфітослужби, ґрунтуються на:

- затверджених актах, які визначають організаційну структуру Держветфітослужби (Регламент, посадові інструкції працівників, положення про структурні підрозділи Держветфітослужби), документообіг, облікову політику;

III. Визначення цілей



3.1. В межах законодавчо встановлених завдань та повноважень, суб'єкти внутрішнього контролю визначають:

- стратегічні цілі розвитку Держветфітослужби;

- операційні цілі Держветфітослужби.

3.2. Стратегічні цілі – це цілі, встановлені Регламентом, яких необхідно досягти за результатами реалізації відповідного процесу.

3.3. Операційні цілі - це цілі, які стосуються ефективності та результативності операцій установи, включаючи виконання цілей та захист ресурсів від втрат.

Основні критерії вимог до операційних цілей формуються з урахуванням наступних принципів:



- конкретності, який полягає у чіткому визначенні кінцевого результату реалізації операційної цілі;

- вимірюваності, який полягає у визначенні операційних цілей, виходячи з можливості здійснення оцінки їх досягнення за кількісними та якісними показниками;

- досяжності, який передбачає визначення операційних цілей в межах наявних ресурсів (людських, фінансових, матеріальних тощо);

- реалістичності, який полягає у визначенні суб'єктами внутрішнього контролю лише тих операційних цілей, що знаходиться в межах їх повноважень та відповідальності;

- своєчасності, або визначеності у часі, який передбачає планування чітких термінів реалізації операційної цілі.

IV. Управління ризиками



4.1. Управління ризиками - діяльність, пов'язана з визначенням (ідентифікацією) та оцінкою ризиків для найбільш раннього виявлення можливих порушень та недоліків, неефективного використання ресурсів під час виконання суб'єктами внутрішнього контролю функцій, процесів та операцій.

Ефективне управління ризиками передбачає:

- здійснення аналізу діяльності Держветфітослужби, спрямованого на виявлення та оцінку ризиків;

- збір, систематизацію та аналіз інформації щодо проведеної суб'єктами внутрішнього контролю ідентифікації та оцінки ризиків;

- розроблення суб'єктами внутрішнього контролю пропозицій до Плану з реалізації заходів контролю та моніторингу впровадження їх результатів.

4.2. Ідентифікація ризиків – діяльність суб'єктів внутрішнього контролю з визначення та опису ймовірних подій, які негативно впливатимуть на їх здатність виконувати відповідні процеси та успішно досягати визначені цілі.

Ризики класифікуються за категоріями та видами.

За категоріями ризики поділяються на:

- зовнішні. Це потенційні події, які є зовнішніми по відношенню до Держветфітослужби та ймовірність виникнення яких не пов'язана з виконанням суб'єктами внутрішнього контролю відповідних процесів, операцій;

- внутрішні. Це потенційні події, ймовірність виникнення яких безпосередньо пов'язана з виконанням суб'єктами внутрішнього контролю відповідних процесів, операцій.

В розрізі категорій ризики поділяються на види, а саме:

- до зовнішніх ризиків належать: законодавчі ризики, операційно-технологічні ризики та програмно-технічні ризики;

- до внутрішніх ризиків належать: законодавчі ризики, операційно-технологічні ризики, програмно-технічні ризики, кадрові ризики та фінансово-господарські ризики.

Законодавчі ризики - це ризики, ймовірність виникнення яких пов'язана із відсутністю, суперечністю або нечіткою регламентацію виконання операції у відповідних нормативно - правових актах, законодавчими змінами тощо.

Операційно-технологічні ризики – це ризики, ймовірність виникнення яких пов'язана із порушенням визначеного порядку виконання операції, зокрема термінів та формату подання документів, розподілу повноважень з виконання операції тощо.

Програмно-технічні ризики - це ризики, ймовірність виникнення яких пов'язана із відсутністю прикладного програмного забезпечення або змін до нього відповідно до діючої нормативно-правової бази, неналежною роботою або відсутністю необхідних технічних засобів тощо.

Кадрові ризики - це ризики, ймовірність виникнення яких пов'язана із неналежною професійною підготовкою працівників Держветфітослужби, неналежного виконання ними посадових інструкцій тощо.

Фінансово-господарські ризики – це ризики, ймовірність виникнення яких пов'язана із фінансово-господарським станом Держветфітослужби, зокрема неналежним ресурсним, матеріальним забезпеченням тощо.

Ідентифікація ризиків враховує всі можливі ризики (включаючи ризики шахрайства та корупції) і є необхідною в забезпеченні всебічного підходу до визначення потенційних ризиків для установи. Це є постійний повторюваний процес, який інтегрований з процесом планування.

Ідентифікацію ризиків на рівні організації можна здійснювати двома способами – це перегляд ризиків та самооцінка ризиків.

Перегляд ризиків – це процес, який здійснюється «зверху донизу». Мета – визначення можливих ризиків у реалізації заходів та діяльності установи (визначаються найбільш ризикові сфери, функції, процеси та операції діяльності Держветфітослужби).

Самооцінка ризиків – це процес, що здійснюється «знизу доверху». Мета – кожен структурний підрозділ, працівник Держветфітослужби самостійно переглядає сфери своєї діяльності та можливі ризики для узагальнення результатів.

4.3. Оцінка ризиків передбачає визначення суттєвості впливу визначених ризиків на діяльність Держветфітослужби, їх наслідки та ймовірність виникнення.

Основна ціль проведення аналізу та оцінювання ризиків є інформування керівництва щодо ризикових сфер, у яких мають бути вжиті заходи для попередження чи обмеження таких ризиків, а також визначення пріоритетності таких заходів.

Оцінка ризиків – визначення ступеню ризиків на основі експертних висновків суб'єктів внутрішнього контролю за критеріями ймовірності виникнення ризиків та їх впливу на спроможність суб'єктів внутрішнього контролю досягати визначені стратегічні цілі.

За ймовірністю виникнення, ризики оцінюються за критеріями:

- низької ймовірності виникнення. Це ризики, виникнення яких може відбутися у виняткових випадках;

- середньої ймовірності виникнення. Це ризики, які можуть виникнути рідко, але випадки виникнення вже були;

- високої ймовірності виникнення. Це ризики по яких існує велика ймовірність їх виникнення.

За впливом ризиків на спроможність суб'єктів внутрішнього контролю досягати визначені стратегічні цілі, ризики оцінюються за критеріями:

- низького рівня впливу. Це ризики, вплив яких є мінімальний та/або невеликої тяжкості на досягнення суб'єктами внутрішнього контролю визначених цілей;

- середнього рівня впливу. Це ризики, вплив яких є середньої тяжкості на досягнення суб'єктами внутрішнього контролю визначених цілей;

- високого рівня впливу. Це ризики, вплив яких є тяжким та/або особливо тяжким на досягнення суб'єктами внутрішнього контролю визначених цілей;

Оцінка ризиків за критеріями ймовірності виникнення ризику та впливом ризиків на спроможність суб'єктів внутрішнього контролю досягати визначені стратегічні цілі здійснюється відповідно до визначених ступенів оцінки ризиків:

- низький ступінь;

- середній ступінь;

- високий ступінь.

4.4. Процес управління ризиками має вертикальну структуру (Голова (заступники Голови) Держветфітослужби – керівники (заступники керівників) самостійних структурних підрозділів апарату Держветфітослужби та здійснюється з урахуванням наступного розподілу ризиків між суб'єктами внутрішнього контролю:

- ризик, який оцінено як низького ступеню потребує прийняття рішень та/або вжиття заходів контролю на рівні керівників відділів, секторів Держветфітослужби;

- ризик, який оцінено як середнього ступеню потребує прийняття рішень та/або вжиття заходів контролю на рівні керівників (заступників керівників) самостійних структурних підрозділів апарату Держветфітослужби, а саме начальників (заступників начальників) управлінь;

- ризик, який оцінено як високого ступеня потребує прийняття рішень та/або вжиття заходів контролю виключно на рівні Голови (заступників Голови) Держветфітослужби.

4.5. З урахуванням вимог пп. 4.2. - 4.4. цієї Інструкції, суб'єкти внутрішнього контролю відповідно до їх повноважень та відповідальності:

- визначають перелік ризиків та класифікують кожен ризик у розрізі категорії та виду ризику;

- здійснюють оцінку ризиків за критеріями ймовірності виникнення ризику і впливу його на спроможність суб'єкту внутрішнього контролю досягати визначені стратегічні цілі;

- складають та подають до сектору внутрішнього аудиту Держветфітослужби Інформацію з ідентифікації та оцінки ризиків, у порядку та терміни, встановлені п. 4.6. цієї Інструкції;

- надають сектору внутрішньому аудиту Держветфітослужби пропозиції з реалізації заходів контролю та моніторингу впровадження їх результатів у порядку та терміни, встановлені п. 4.6. цієї Інструкції.

4.6. Опрацьована управліннями, відділами, секторами, іншими структурними підрозділами Держветфітослужби Інформація з ідентифікації та оцінки ризиків і пропозиції з реалізації заходів контролю та моніторингу впровадження їх результатів, щорічно до 15 листопада подається ними до сектору внутрішнього аудиту.

Самостійні структурні підрозділи апарату Держветфітослужби проводять аналогічну роботу з ідентифікації та оцінки ризиків і складання пропозицій з реалізації заходів контролю та моніторингу впровадження їх результатів у порядку та терміни, встановлені як і для управлінь, відділів, секторів та інших структурних підрозділів Держветфітослужби.

V. Заходи контролю та моніторингу



5.1. Заходи контролю - це сукупність запроваджених в Держветфітослужби управлінських дій, які здійснюються суб'єктами внутрішнього контролю для впливу на ризики та досягнення визначених операційних цілей.

5.2. Заходи моніторингу - це діяльність, що здійснюється суб'єктами внутрішнього контролю з оцінки якості функціонування та відстеження результатів впровадження заходів контролю.

5.3. Заходи контролю та моніторингу визначаються на підставі поданої суб'єктами внутрішнього контролю до сектору внутрішнього аудиту Інформації з ідентифікації та оцінки ризиків і пропозицій з реалізації заходів контролю та моніторингу впровадження їх результатів.

5.4. Сектор внутрішнього аудиту щорічно до 15 грудня систематизує отриману від управлінь, відділів, секторів, інших структурних підрозділів Держветфітослужби Інформацію з ідентифікації та оцінки ризиків і пропозиції з реалізації заходів контролю та моніторингу впровадження їх результатів. На основі отриманої Інформації формує та розробляє заходи контролю та моніторингу впровадження їх результатів, погоджує їх з відповідними суб'єктами внутрішнього контролю та подає на затвердження Голові Держветфітослужби.



5.5. Контроль за виконанням і реалізацією заходів контролю та моніторингу впровадження їх результатів, а також їх перегляд здійснюється сектором внутрішнього аудиту та суб'єктами внутрішнього контролю, в межах їх повноважень та відповідальності.

VI. Інформація та комунікація



6.1. Інформаційний та комунікаційний обмін - це система збору, документування, передачі інформації та користування нею, яка організовується для надання керівництву Держветфітослужби всіх рівнів інформації, необхідної для прийняття відповідних управлінських рішень з удосконалення внутрішнього контролю.

6.2. Інформування про удосконалення внутрішнього контролю керівництва Держветфітослужби всіх рівнів, в межах їх відповідальності та підзвітності, здійснюється відповідними суб'єктами внутрішнього контролю за результатами:

- проведеної суб'єктами внутрішнього контролю ідентифікації та оцінки ризиків у порядку та терміни, встановлені п. 4.6. цієї Інструкції;

- оцінки стану виконання та реалізації заходів контролю та моніторингу впровадження їх результатів у порядку та терміни, встановлені п. 4.6. цієї Інструкції;

- відстеження виконання обов'язкових вимог, наданих зовнішніми контролюючими органами за результатами проведених контрольних заходів (щорічно до 15 грудня);

- відстеження впровадження рекомендацій, наданих за результатами проведених сектором внутрішнього аудиту внутрішніх аудитів у порядку та терміни, встановлені нормативно-правовими актами Держветфітослужби з питань проведення внутрішніх аудитів.


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка