Інструкція з діловодства в Головному територіальному управлінні юстиції у Закарпатській області



Сторінка1/14
Дата конвертації24.04.2016
Розмір1.14 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   14


ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головного територіального

управління юстиції у Закарпатській

області


24.12.2015 № 411/8

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в Головному територіальному управлінні юстиції

у Закарпатській області

I. Загальні положення


1. Інструкція з діловодства в Головному територіальному управлінні юстиції у Закарпатській області (далі – Інструкція) встановлює єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в Головному територіальному управлінні юстиції у Закарпатській області (далі – управління юстиції) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві управління юстиції, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

3 Викладені в цій Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в управлінні юстиції розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Державної архівної служби України, Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 (зі змінами), Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 03 серпня 2015 року № 1405/5, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

4. Все діловодство в управлінні юстиції ведеться децентралізовано.

5. Відповідальність за організацію діловодства та контролю за дотриманням строків виконання завдань в управлінні юстиції несе начальник управління юстиції.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах Президента України та Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади та доручення вищестоящих органів), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України, погодження проектів нормативно-правових актів відповідають перший заступник начальника управління юстиції, заступник начальника управління юстиції з питань державної виконавчої служби – начальник Управління державної виконавчої служби та заступник начальника управління з питань державної реєстрації – начальник Управління державної реєстрації згідно з розподілом функціональних обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах управління юстиції відповідають їх керівники.

За зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, відповідають однаковою мірою всі ці посадові особи.

6. Організація ведення діловодства та здійснення контролю в управлінні юстиції покладається на відділ організаційної роботи, документування та контролю.

Організація ведення діловодства в структурних підрозділах управління юстиції покладається на одного або декількох працівників структурного підрозділу, відповідно до функціональних обов’язків.

У разі звільнення працівника, який виконує діловодні функції у структурному підрозділі, а також у разі його відпустки чи відрядження усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника структурного підрозділу передаються особі, яка його заміщає.

7. Ведення діловодства у відділі примусового виконання рішень Управління державної виконавчої служби управління юстиції здійснюється відповідно до Порядку роботи з документами в органах державної виконавчої служби, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 25.12.2008 № 2274/5 (зі змінами).

8. Основним завданням відділу організаційної роботи, документування та контролю є встановлення в управлінні юстиції єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах управління юстиції.

Відділ організаційної роботи, документування та контролю відповідно до своїх повноважень:

- розробляє Інструкцію з діловодства та номенклатуру справ управління юстиції;

- здійснює реєстрацію та веде облік документів вхідної та вихідної кореспонденції;

- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі в архів управління юстиції;

- забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами управління юстиції вимог регламенту та національних стандартів і цієї Інструкції;

- вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в управлінні юстиції;

- проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах управлінні юстиції та підвідомчих установах;

- бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в управлінні юстиції;

- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в управлінні юстиції;

- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

- проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- організовує збереження документаційного фонду управління юстиції та користування ним;

- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників управління юстиції та підвідомчих установ з питань діловодства;

- засвідчує печаткою документи, підписані керівництвом управління.

9. Додержання вимог цієї Інструкції є обов’язковим для всіх працівників управління юстиції.



  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   14


База даних захищена авторським правом ©shag.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка